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Mito: “A culpa é do Gerente de Projetos” e a salvadora “pasta de acompanhamento do projeto”

Mito: “A culpa é do Gerente de Projetos” e a salvadora “pasta de acompanhamento do projeto”

Alguma vez alguém te colocou numa fria em uma reunião, afirmando coisas que não eram verdade, apenas para livrar a própria pele? E ainda, aumentou um fato, para ele ficar bem na foto e você sair de culpado na história?

Pois é! Muitas vezes o cliente pisa na bola e tenta colocar a culpa no gerente de projeto, não é mesmo?

Muito bem! O gerente de projeto normalmente é culpado até que se prove o contrário. Você já deve ter passado por uma situação como essa e se não passou, ainda deve passar, infelizmente... Então, vamos ver como sair dessa emboscada?

Como bom Gerente de Projetos, sempre que houver problemas, várias providencias devem ser tomadas, tais como:

  • - Conversar e falar dos problemas com quem pode ou deve resolver quando eles surgirem
  • - Implementar ações corretivas e fazer todos os esforços para que tudo saia dentro do combinado – principalmente prazo, escopo, custo e qualidade
  • - Envolver um diretor para ajudar a desemperrar algumas coisas que estiverem travadas, mas que uma forcinha de alguém com poder sempre ajuda.

Além disso, e certamente outras coisas que você deve ter pensado, eu sugiro fortemente:

Guarde todas as evidências de fatos ocorridos durante todo o projeto. E muito vem guardado e disponível para ser usado à qualquer hora. E guarde essa frase: “Saliva não se arquiva!”

6 itens para você arquivar, guardar e juntar ao longo do projeto:

1.     Atas de reunião –ninguém costuma ler, mas as pessoas buscam quando dá algum problema,

2.     Status report – aqueles gerados todas as semanas,

3.     Registro de ocorrências – onde deve se registrar alguns fatos que as pessoas costumam “esquecer” quando convém, mas são registros de fatos que foram causadores de atrasos e gastos adicionais, ou outros problemas quaisquer (conteúdo desta planilha: data, ocorrência, observação, e se quiser também: data limite para resolver o problema e responsável pela ação);

4.     Pedidos de mudanças – aprovados ou reprovados. Guarde todos!

5.     Alguns e-mails – alguma vez você já procurou um e-mail e não conseguiu encontrar? Ficou dizendo para si mesmo: “mas eu tenho certeza que tenho um e-mail sobre isso aqui em algum lugar”...

6.     Lições aprendidas – que deveria ser feito ao final de cada fase. Entretanto, isso é igual à cabeça de bacalhau que você nunca viu, não é mesmo?! Pois é... as pessoas nunca fazem, ou raramente.

Todos esses documentos devem ser guardados, obviamente em mídia eletrônica, claro. Entretanto, eu sugiro que eles sejam também impressos e colocados em uma PASTA FÍSICA, EM PAPEL, separados por 6 abas – exatamente com os títulos destacados na lista acima, divididos por tipo de documentos (atas, status report, e assim por diante).

Mas por que imprimir além de ter o registro eletrônico? Estamos no século 21! E a sustentabilidade?!

Explico

Imagine que você está em uma reunião onde o bicho está pegando. Começa uma discussão fervorosa e você está sem esses documentos nas mãos. Você acha que daria tempo de pedir licença, por alguns bons minutos, e procurar no computador? Organizar tudo e voltar? Acho que não! Na hora que você pedir um “recesso” vai tomar um soco por cima, um chute por baixo e um “rabo de arraia” (golpe de luta brasileira)!  Ou seja, vão querer te matar! Não dá tempo de buscar os documentos no computador! Você perderá o “timing” da coisa.

A pasta que sugiro a você, funciona como um jogo de cartas chamado “truco” (mesmo que você não conheça esse jogo você entenderá essa analogia). Imagine o seu adversário te pressionando com uma carta mais fraca que a sua. Só que você tem nas mãos as duas melhores cartas possíveis do jogo. Então, o que você faria se o outro te pressionasse? No jogo do truco o adversário estaria com uma carta “até boa” e diria “Truco?” (te pressionando para ganhar 3 pontos ao invés de apenas 1) e você com o ZAP e SETE COPAS nas mãos não tem como perder – certamente gritaria: “Seeeeeeiiiissss  marreco !!!!!”.

Pois é... Com essa pasta acontece o mesmo....

Voltando aquela mesma reunião que falamos no início do artigo. O “adversário” fala alguma inverdade tentando te pressionar e você apresenta a pasta com todo o histórico da execução, mostrando a verdade. Quase como no jogo do truco, gritando “Seeeeeeiissss marreco”. É lindo!

Eu sei que muitos poderão dizer: é mas isso não resolve o problema do projeto. Não mesmo. O problema deve ser tratado com as ações que citamos lá no início. Mas gera outras coisas:

  • as pessoas passarão a assumir suas responsabilidades com maior comprometimento, uma vez que tudo está sendo documentado – parece incrível – mas muitos profissionais ainda funcionam por conta de eventuais “punições” que podem sofrer caso não faça algo que deve ser feito;
  • as pessoas pensam duas vezes antes de sair falando bobagem;
  • as pessoas veem maior organização e isso gera maior credibilidade para o gerente do projeto;
E o que mais?!... comente!

Experimente você vai gostar. Sua vida será outra na gestão dos seus projetos. Boa sorte!

Comente o que você acha. Gostaria muito de saber sua opinião. Acha que funciona? Ou não? Quais benefícios ou malefícios você vê no uso dessa pasta?

Sobre o autor:

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Está à frente da RC Business Solution Center, um Centro de Capacitação com um dos portfólios de treinamentos e consultorias mais completos do Brasil, na área de Gestão de Projetos e de Portfólio.

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* Esse texto é reedição do artigo publicado no meu canal Linkedin Pulse.

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