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Project Model Canvas para gerenciamento de projetos

Project Model Canvas para gerenciamento de projetos

 

O Project  Model  Canvas foi criado no Brasil em 2013 a partir da ideia do suíço Alexander Osterwalder, que aproveitou para o meio corporativo uma ferramenta muito utilizada no mundo da pintura. Canvas significa tela, quadro.

Osterwalder, consultor de estratégia, elaborava Business Plan da forma tradicional inicialmente, e certo dia usou um Canvas, ou seja, uma tela para elaborar um Plano de Negócio, e batizou como Business  Model Canvas.

O Canvas ganhou uma repercussão muito grande no mundo , no meio corporativo, e muitos outros Canvas surgiram, com diversas funcionalidades e objetivos diferentes. 

Uma variação no Brasil foi feita pelo José Finocchio Jr., que é um consultor e professor da Fundação Getúlio Vargas, que criou inicialmente um Canvas para projetos e batizou de Project Model Canvas.

Muitos outros consultores de mercado criaram posteriormente, variações do Canvas de Projetos, e hoje existem vários modelos no Brasil, sendo inclusive modificado por muitas empresas para adequar a sua realidade e aplicabilidade, uma vez que o conceito e seu uso é muito prático e traz grandes resultados.

Eu mesmo criei uma variação, devido ao método que criei chamado PM VISUAL, que falarei um pouco mais abaixo, que é o Canvas de Projetos do PM VISUAL, seguido posteriormente de uma ampliação, um detalhamento do Canvas de projetos inicial – explicarei melhor mais adiante.

Veja aqui como trabalhar como essa ferramenta imprescindível para os profissionais de gerenciamento de projetos, que vão encontrar as melhores ideias de como elaborar um projeto a partir desta forma colaborativa.

Project Model Canvas: inteligência colaborativa a serviço do resultado

 

Quando perguntamos o que é Canvas, saiba que é uma Tela, uma lâmina em papel de tamanho A1, que é uma folha do tamanho de um flip chart.

Essa ferramenta permite que os projetos sejam desenvolvidos de uma maneira rápida e colaborativa, porque prevê a participação de vários profissionais que têm conhecimento e poder de decisão sobre o projeto, permitindo que todos os envolvidos nas ideias participem de forma colaborativa, conjunta, de tal maneira que vão dar corpo consistente ao trabalho.

Antes, o plano de projetos era desenvolvido apenas pelo gerente de projetos, que criava um material extenso, que  era passado para os outros membros da equipe. Porém, eles não tinham participação efetiva na construção deste material.

Disse “antes”, como uma tentativa de mudar a ideia de muitos que ainda fazem somente dessa forma, claro... quer dizer, para os poucos profissionais que fazem o plano de projeto... pois a grande maioria, toca seus projetos sem qualquer plano de projeto razoavelmente elaborado, ou seja, a coisa é meio na base do “Seja o que Deus quiser!”,  ou ainda, do Zeca Pagodinho,  “Deixa a vida me levar...”, e lá na frente a gente se vira dá um “jeitinho”.

Sei que é triste dizer isso assim, mas ainda é a realidade de muitas empresas – empresas excelentes, grandes, mas que tocam seus projetos de forma não profissional, sempre ancoradas em frases do tipo “nosso negócio é muito dinâmica”, “não temos tempo de planejar direito”, “temos que implantar, sair fazendo, esse treco de gerenciamento de projetos é muito burocrático”...

Muitos profissionais pensam assim, e muitos são diretores e executivos mais altos. Resultado: 13% de sucesso nos projetos no Brasil.

A perda financeira é absurda, sem falar nas escolhas equivocadas de projetos, ideias baseadas em feeling e experiência acumulada, apenas, sem contar com métodos mais seguros de investimentos.

Arrisco a dizer: ou as empresas aprendem a fazer a coisa como se deve, ou muitas seguirão o mesmo caminho que muitas grandes sumiram do mercado por erros como esses que citei acima (sem citar nomes de empresas pra não ser deselegante).

Bem, voltando ao modo tradicional de elaborar projetos: isso às vezes dificultava a compreensão do objetivo e de todo o trabalho a ser desenvolvido durante a execução de um projeto.

Assim, ao gerente de projeto só restava torcer para que todos conseguissem entender e atender os prazos do planejamento que ele elaborou sozinho. O duro é que ainda ouve “que bom que você tem tempo pra fazer essas coisas, hein?!”.

Já com o Canvas de Projetos ou com o PM VISUAL completo (que é a explosão do Canvas inicial em outros 7) todos são envolvidos porque essa ferramenta, esse conceito é baseado em uso de telas (Canvas) ou lâminas no tamanho A1, com itens a serem discutido e preenchidos por todos, com questões básicas a respeito do projeto: o que, quem , por que, como, quando e quanto. O quadro ou lâmina inicial poderá ser preenchido em uma reunião de duas horas. Já o PM VISUAL completo precisará de apenas mais 6 horas de trabalho conjunto.

Isso é muito útil porque atualmente hoje o que as pessoas mais precisam é tempo e lutam para otimizar seus processos para gerir melhor suas tarefas.

Ao pesquisar o Project Model Canvas online é possível encontrar um APP, um aplicativo para isso. Porém não se mostra nada prático, pois apesar da ideia de trabalho colaborativo de forma online e remota, a prática não se mostra uma realidade para essa aplicação.

O melhor mesmo é o uso de telas grandes, em papel, impresso em tamanho A1. Mas dá para fazer com outras pessoas, por vídeo conferência também. Já fiz muitas vezes e com grande sucesso.

 project model canvas 21

Post-its são aliados da criatividade na reunião

 

O preenchimento da lâmina do Canvas é feito por meio de post-its coloridos, que vão produzir o essencial a respeito de 7 áreas do projeto: Escopo, Prazo, Custo, Equipe (RH), Comunicação, Riscos e Aquisições.

Trabalhar com os post-its vai proporcionar mais liberdade na expressão das ideias e criatividade das pessoas, que poderão visualizar o quadro sendo construído. Com o uso do conceito da Inteligência Coletiva, o processo é mais rápido e bem-sucedido.

Isso não é muito melhor que usar uma tela de computador, onde apenas uma pessoa, ou no máximo duas, conseguem visualizar?

Além disso, a lâmina do Canvas não adquire caráter fixo, é maleável, pois se utiliza de post- its, e, portanto, pode ser corrigida muito facilmente, de forma que as pessoas começam a ver relações entre as ideias na solução dos problemas ou no cumprimento das metas.

É um meio muito transparente, claro e rápido de comunicar o objetivo dos projetos e os seus pontos essenciais para um grande número de pessoas.

Aliás, além da equipe de trabalho em si, também indicamos que até mesmo o sponsor do projeto participe desta reunião para usar essa metodologia.

O Canvas inicial de Projetos proporciona 16% de sucesso no resultado do projeto, mas isso pode ser muito melhorado, tendo ele como um ponto de partida para outras plataformas e ferramentas.

PM Visual: explosão do Project Model Canvas

 

Quando comecei a fazer a criação do PM VISUAL a partir das explosão do Project Model Canvas do Finocchio, alguns pontos não se encaixavam, então criei um outro Canvas inicial de projetos e a partir daí criei a explosão do Canvas em outras 7 lâminas, relacionadas às sete áreas citadas acima, que nomeei como PM VISUAL.

E o mais interessante disso tudo é que se o Canvas inicial já proporcionava um possibilidade de 16% de sucesso, a explosão do Canvas no PM VISUAL vai aumentar ainda mais esse percentual: sobe para 68% as chances de sucesso de um projeto.

Para quem quiser entender ainda melhor todas as possibilidades do PM VISUAL tenho workshops todos os meses em minha empresa, além de realizar de forma In Company nas empresas; também gravei dois cursos para EAD, detalhando o Canvas e o PM VISUAL. Esse último deverá estar disponível em um mês.

Além disso, o conceito do PM VISUAL está todo explicado em um livro de minha autoria, da Editora Saraiva.

A explosão do Canvas com as lâminas do PM VISUAL poderá será realizada em apenas um dia, ou seja, 8 horas de trabalho. Esse é sem dúvida outro dos grandes benefícios.

Assim, com essas ferramentas, nós latinos podemos também começar a modificar a mentalidade de executar sem planejar e assim aumentar nosso percentual de sucesso em nossos projetos.

Isso nunca acontece com os alemães, japoneses, ingleses e americanos!

Eles não só utilizam ferramentas como o Kaizen, uma metodologia colaborativa criada em 1937 e que ganhou força a partir dos ano de 1960, como fazem questão de realizar grandes detalhamentos dos projeto para aumentar os índices de sucesso, que chegam até 84%.

É claro que o Project Model Canvas, o Canvas de Projetos do PM VISUAL, ou o próprio PM VISUAL completo não vão substituir a pasta mais detalhada a respeito de todas as variáveis do projeto, principalmente para grandes projetos.

Saiba que ao reservamos um tempo para detalhar mais as áreas, seja de uma pequena empreitada ou de uma gigantesca, os índices de sucesso também aqui vão atingir esses maravilhosos números acima de 80%. É o que temos visto e aplicado, com grandes resultados.

E nem vamos precisar falar japonês ou alemão para isso!

Comente o que você achou, qual a sua opinião sobre esse artigo. Faz sentido para você e para sua empresa?! Se você gostou, compartilhe com seus colegas. Assim, podemos expandir mais essa cultura e mudar a nossa visão perante o mundo, sobre como tocamos nossos projetos no Brasil. Ok? Um forte abraço.

Sobre o autor

 

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é criador do Método PM VISUAL e autor do livro PM VISUAL – gestão de projetos simples, rápido e eficaz. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

 

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É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

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