Os profissionais de Gerenciamento de Projetos estão querendo cada vez mais adotar os Métodos Ágeis no desenvolvimento do trabalho.
Mas o que é ser Ágil? É fazer mais rápido? É gerenciar um projeto sem precisar documentar nada?
Todos estão querendo, mas infelizmente, muitas empresas estão obtendo alguns resultados ruins por adotar sem saber direito o que e como é.
O que é metodologia ágil, afinal? É basicamente um forma de entregar um projeto fracionando as entregas em períodos fixos de tempo - a cada mês por exemplo, focados pela prioridade das entregas que podem gerar valor agregado ao cliente, ao invés de entregar tudo junto somente, após um longo período de planejamento ao final (esse último conhecido como Modelo Cascata).
Leia abaixo e entenda melhor o que é ser ágil.
Métodos ágeis: muito além da TI
Normalmente, pela forma tradicional, o projeto inteiro é planejado, construído em sua totalidade e entregue no final de tudo.
Para entender melhor esse conceito diferente, imagine quevocê tem um projeto imenso, do tamanho de um elefante, para desenvolver e descobre que pode fracionar as entregas.
Então você pergunta para seu cliente: “Qual das partes do elefante que você conseguiria já utilizar, que já te geraria algum valor, se eu te entregasse primeiro?”.
Isso funciona muito em TI, mas não só, e é possível graças ao conceito dos Métodos Ágeis.
Neste artigo você vai saber como fazer isso gerando ainda mais valor agregado para seu cliente desde a primeira entrega!
Segundo uma pesquisa realizada pela consultoria Gartner, até 2018 cerca de 75% das empresas de TI estarão utilizando metodologias ágeis, porque para essas organizações fica muito viável entregar o projeto em etapas.
E não é apenas a área de TI. Ultimamente, muitos casos de sucesso estão sendo encontrados em empresas que atuam além desse mercado.
Justamente porque os Métodos Ágeis são baseados em três conceitos fundamentais: entregas parciais, engajamento da equipe e disciplina, usando as cerimônias (reuniões de projeto).
Os Métodos Ágeis vêm crescendo consideravelmente nos últimos anos e continuará a crescer nos próximos, com certeza!
Afinal o que são Métodos Ágeis?
É muito comum ouvir essa pergunta, principalmente por que todo mundo fala de Métodos Ágeis, Scrum e ACP.
Além do mais, a palavra “ágil” é bem atraente, não é mesmo? Todos os profissionais querem ser ágeis! Dá uma ideia de coisa rápida!
“Mas dizem que não tem que documentar nada, portanto deve ser simples, ou seja, deve dar menos trabalho do que a forma tradicional”. Será que isso é verdade?
A curiosidade ou necessidade de descobrir rapidamente o significado e aplicação da metodologia ágil pode causar alguns problemas de interpretação e de entendimento, que posteriormente, poderão se transformar em adoções ou utilizações malsucedidas.
Definição rápida sobre Métodos Ágeis
Métodos Ágeis são então uma alternativa ao Modelo tradicional de gestão de projetos, os quais são conhecidos, também, como métodos em cascata, onde é feito primeiro um planejamento completo, depois a execução de tudo e uma entrega ao final, ou seja, fases sequenciais, num sistema preditivo- que permite fazer uma previsão do todo.
Os Métodos Ágeis de desenvolvimento de software nasceram com esse foco, mas podem ser aplicados a qualquer tipo de projeto como engenharia, serviços ou mesmo lançamento de um produto.
A metodologia de desenvolvimento ágil vem ajudando muitas equipes a encarar a imprevisibilidade dentro de um projeto por meio de entregas incrementais e ciclos iterativos.
Os Métodos Ágeis promovem um processo de gerenciamento de projetos que incentiva inspeção e adaptação frequentes, assim como o trabalho em equipe com mais engajamento, auto-organização, comunicação frequente, centrada no cliente e, principalmente, uma entrega de valor, com foco no negócio.
Basicamente, os Métodos Ágeis são um conjunto de práticas eficazes que se destinam a permitir entregas rápidas, frequentes e de alta qualidade do produto, tendo uma abordagem de negócios que alinha o desenvolvimento do projeto com as necessidades do cliente e os objetivos da empresa.
Metodologia “agile”: nascimento nas montanhas
Em fevereiro de 2001, uma reunião nas montanhas nevadas do estado norte-americano de Utah no resort de inverno e verão Snowbird, marcava o surgimento e propagação do paradigma dos Métodos Ágeis.
Essa reunião desencadeou o que conhecemos hoje como Manifesto Ágil e que se tornou um grito de guerra para a indústria de software e para as dezessete pessoas que deram o primeiro grito.
O Manifesto Ágil possui 12 princípios e 4 valores, que são:
- Indivíduos e interação entre eles - acima de processos e ferramentas;
- Software em funcionamento - mais que documentação abrangente;
- Colaboração com o cliente - mais que negociação de contratos;
- Responder às mudanças - mais que seguir um plano.
5 Benefícios que justificam o uso dos Métodos Ágeis
- Time to market mais rápido: equipes ágeis costumam lançar seus produtos mais rapidamente em comparação às equipes que utilizam os métodos tradicionais, pois vão sendo liberados partes que geram valor ao negócio.
Quando os clientes e stakeholders percebem esse benefício do método ágil aprendem que não é necessário esperar uma versão final do produto para poder utilizá-lo ou comercializá-lo. As partes que ficam prontas já podem ser disponibilizadas antecipando os ganhos.
Um dos segredos está na priorização da entrega do produto que pode ser visualizada pelo que chamamos de Backlog Product - equivalente ao PBS (Product Breakdown Structure) do PM VISUAL ou do PRINCE2.
No modelo tradicional, muitas vezes leva-se um grande tempo planejando e quando um produto é lançado no mercado muitas coisas já perderam a validade ou até mesmo a importância para o negócio.
- Gestão nas mudanças de prioridades: como citei acima, os Métodos Ágeis utilizam um processo incremental e iterativo. Isso ajuda a reduzir possíveis impactos na produtividade da equipe e facilita a vida dos clientes que precisam mudar suas prioridades no projeto.
No modelo tradicional alguns gerentes temem “o tal pedido de mudança”, principalmente quando não fazem uma boa gestão dessas mudanças.
Acontece que nos Métodos Ágeis o planejamento e detalhamento do que deve ser feito é também realizado – ao contrário do que muitos pensam, porém,apenas daquilo que está mais próximo de ser feito, dando abertura para o cliente colaborar mudando ou incluindo novas prioridades, pois essas são definidas a cada Sprint. Isso evita desperdícios de retrabalho e custos desnecessários.
- Redução de risco e melhoria contínua - Quando implementado de maneira correta, os Métodos Ágeis reduzem alguns riscos em um projeto pois, por meio de ciclos curtos e incrementais, é possível entregar produtos potencialmente utilizáveis a cada ciclo.
Isso prova que o produto funciona e pode ganhar novas funcionalidades na sequência. Além disso, a cerimônia de lições aprendidas no final de Sprint (ciclo de entrega marcado um período de duração fixa – sempre a cada 3 ou 4 semanas, normalmente) é extremamente rica, pois gera aprendizado e correção de rota para aplicar na entrega seguinte.
- Processo simplificado - Os Métodos Ágeis são adaptativos. Tem menos papéis e documentações e isso gera ganho de tempo exponencial e maior velocidade nas entregas, além de ser facilmente compreendido pela equipe.
Mas fique atento para a documentação continua. Ela é necessária sim, porém em menor escala porque as pessoas trabalham juntas e fisicamente próximas, com entregas curtas simplificando a comunicação.
Os processos tradicionais tendem a ser mais burocráticos, dependendo da forma como a empresa implementa sua metodologia de gestão de projetos.
- Menos riscos de produzir coisas inúteis: uma equipe ágil tem menos probabilidade de desenvolver funcionalidades inúteis ou pouco proveitosas em um projeto, pois a cada mês o cliente ou pessoa de negócio define a próxima entrega.
As metodologias tradicionais correm mais esse risco, aumentando assim as chances de falha, pois muitas vezes ficam um longo tempo planejando e detalhando tudo.
Equipes ágeis são mais propensas a entregar funcionalidades efetivamente necessárias para o usuário final, mais valor ao cliente, ciclos de desenvolvimento mais curtos e comunicação mais frequente.
Cada projeto e empresa exige o seu método
O problema de alguns “agilistas” é o fanatismo. Para não cair nessa armadilha, saiba que Método Ágil é muito legal, mas não é um time de futebol.
O melhor método para ser utilizado em cada projeto é o mais adequado e aquele que traz mais resultados para a organização.
Em alguns casos será o famoso modelo cascata, em outros, o ágil e em outros o ideal será uma mescla destes, o que o mercado está chamando de Modelo Híbrido.
Minha sugestão em 3 passos:
Passo 1
Comece seu projeto sempre com o CANVAS do PM VISUAL, criado por mim.
Passo 2
Avalie junto com o grupo a necessidade de um plano mais detalhado – não importe se um pouco ou muito mais detalhado. Normalmente isso dependerá do tamanho e grau de complexidade do projeto.
A pergunta a ser feita e respondida pelo grupo que tiver feito o Canvas: “Esse projeto precisa ser mais detalhado? ”. Se a resposta for sim, faça a explosão do CANVAS nas outras lâminas do PM VISUAL (vejam essas laminas no site www.robsoncamargo.com.br).
O PM VISUAL é um conjunto de 8 lâminas a serem utilizadas para elaborar um planejamento um pouco mais detalhado do que no CANVAS inicial, as quais devem ser impressas em tamanho A1, são elas:
1. CANVAS (lâmina inicial – ponto de partida para a expansão),
2. Uma tela para definir o ESCOPO
3. Uma para o CRONOGRAMA
4. CUSTOS
5. EQUIPE
6. PLANO DE REUNIÕES do projeto
7. RISCOS e ações de contingência
8. LISTA DE COMPRAS (Mapa de Aquisições).
Ao fazer todas essas lâminas em grupo, isso levará de 6 a 8 horas, você garantirá, pelo menos, 68% de confiabilidade nos prazos e custos que a equipe estimar, bem mais do que os 16% do CANVAS, quando feito isoladamente sem a expansão.
Passo 3
Ao final do PM VISUAL deve se fazer duas perguntas:
- “O projeto vale a pena mesmo, ou seja, o prazo e orçamento não se desviou tanto das estimativas obtidas no CANVAS – em outras palavras, o Business Case ainda se mostra favorável?”
- “Qual a melhor forma de planejar para atender ao negócio da organização: Método Ágil ou cascata tradicional? ”.
Se a resposta for cascata “Modelo Cascata Tradicional” faça mais uma pergunta: “Esse projeto merece ser ainda mais detalhado?”.
Se a resposta for sim, sugerimos que o projeto seja beeeeeem mais detalhado, e que aí seja feita a “Pasta Chiquetosa” (que chamo carinhosamente o Plano de Projeto bem detalhado), e nesse caso chegando a obter 84% de confiabilidade quanto aos números estimados de prazo e custo.
Só que esse detalhamento agora já não é mais de forma colaborativa. Pode ser quebrado em várias pessoas, um monta uma parte do cronograma, outro monta outra, um detalha mais o documento do escopo, outro faz um desenho de engenharia, e assim por diante, e depois junta-se tudo. Ou seja, o gerente do projeto não é obrigado a fazer tudo sozinho, mesmo porque nem sempre ele tem todo o conhecimento necessário intrínseco somente nele mesmo.
Se for melhor fazer entregas parciais, ou seja, vai trazer ganhos para o cliente, vá em frente pelo Método Ágil , com o framework que julgar mais conveniente: SCRUM, XP, SD, FDD ou outro. O mais conhecido é o SCRUM.
Uma palavrinha sobre o Scrum
Ken Schwaber, um dos criadores do processo de desenvolvimento ágil Scrum, o descreveu como uma estrutura de processos que tem sido usado para gerenciar o desenvolvimento de produtos complexos, desde o início da década de 1990.
Está surgindo com a grande força agora, mas já se esperava isso há algum tempo.
Muitas pessoas começam a conhecer os Métodos Ágeis por meio do Scrum e se confundem, associando erroneamente o Scrum como se fosse o Agile (definição de ágil ou Métodos Ágeis em inglês). Não é bem assim.
Pense nos Métodos Ágeis como se fosse um guarda-chuva onde vários métodos saem dele: o Scrum, XP, SD, FDD e outros.
O Scrum não é um processo ou uma técnica para a construção de produtos, ao contrário, é um framework no qual você pode empregar diversos processos e técnicas ágeis.
É frequentemente usado para gerenciar o desenvolvimento de softwares e desenvolvimento de produtos complexos, utilizando muitas das práticas iterativas e incrementais.
Métodos são como ferramentas que você deve usar o que melhor se encaixar no contexto da sua organização.
Imagine uma serra elétrica que é utilizada como um machado, nem preciso dizer que os resultados seriam desastrosos e a produtividade também.
Procure estudar e descobrir mais sobre Métodos Ágeis, para que você possa aplicar a melhor ferramenta dependendo da situação em você estiver vivendo nas organizações em que atua.
Lembre-se: envolver pessoas para planejar junto traz bons resultados
Quando você envolve várias pessoas planejando desde o início do projeto, pensando, discutindo, trabalhando em conjunto, o material produzido resultante do planejamento fica muito melhor do que um plano que você faz sozinho.
O resultado final do planejamento feito em conjunto é: alinhamento, engajamento, comprometimento, clareza do projeto para todos os envolvidos e estimativas bem coerentes.
Ao final, incrivelmente, consegue-se um projeto entregue dentro do prazo, do orçamento, com qualidade e, principalmente, gerando maior resultado para a organização.
Se você pensa em começar a utilizar um Método Ágil ou simplesmente quer saber do que se trata para estar antenado como que está acontecendo no mundo da Gestão de Projetos, creio que esse artigo será muito útil para você, sua equipe e seus colegas de trabalho.
Emita seus comentários? O que você concorda? O que você discorda?! Será muito útil para melhorar esse conhecimento para os atuantes nessa profissão. Está bem?!
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Até a próxima semana!
Sobre o autor
Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP® – Project Management Professional® emitida pelo PMI®, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.
As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” Registered Education Provaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.
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