Quando usar o Canvas e o PM Visual

Você já recebeu projetos com prazos curtos “pra chuchu”, impostos pelo seu chefe, e se sentiu obrigado a pular o planejamento pensando em ganhar tempo e, no final, acabou se dando mal?

A boa notícia é que você pode “sair da cartilha” e aprender a planejar e elaborar um projeto de forma fácil, prática, eficiente e de maneira inovadora. Você pode utilizar o Canvas de Projetos e o PM Visual, aplicados aos conceitos da neurociência, do design thinking e da Inteligência Coletiva.

CANVAS: 1 lâmina, em 2 horas e com 16% de chance de sucesso

Utilizando o Canvas como base, dá para explorar os aspectos fundamentais para a elaboração de um plano de projeto à nível macro. Trata-se de 1 tela em tamanho A1, do tamanho de um Flip Chart,  pré formatada com as áreas: justificativa, objetivos, stakeholders, requisitos, restrições, entregáveis, prazo, custos, equipe, riscos e retorno financeiro. Essa grande tela,  elaborada de forma coletiva gera 16% de chances de sucesso do projeto.

Recursos visuais e lúdicos como post-its, papel, lápis e canetas coloridas acabam envolvendo toda a equipe, simplificando e fazendo com que tanto os profissionais leigos quanto os mais experientes trabalhem juntos em seus projetos, alinhando todos os stakeholders por meio do conceito de Inteligência Coletiva.

PM Visual:  O Canvas de projeto e a explosão do Canvas em 8 lâminas, em 8 horas e com 68% de chance de sucesso

Assim como o Canvas isoladamente, o PM Visual teve uma rápida e grande aceitação e passou a ser muito útil no mundo de Projetos. Trata-se de 8 telas em tamanho A1, do tamanho de um Flip Chart, pré formatadas, sendo uma para cada um dos seguintes tópicos: escopo, prazo, custo, equipe, comunicações, riscos e aquisições. O PM Visual é constituído do Canvas seguido de um detalhamento dele em outras lâminas de mesmo tamanho - A1. Ele permite a participação ativa de todos os membros da equipe, de diversas áreas, durante as 8 horas de planejamento, de forma visual, colaborativa, rápida e simples; com eficiência e sem burocracia. Serve para planejar projetos de qualquer tamanho, grau de complexidade ou linha de negócio.

De acordo com estudos na área de neurociência, o cérebro entende muito mais facilmente o que é processado de forma visual e agrupado por blocos de conceitos. Por essa razão, durante o processo as ações são feitas com Post Its coloridos.

Dicas sobre como planejar um projeto para evitar um erro bem comum que é pular a fase de planejamento

Quando usar o Canvas e quando usar o PM Visual completo?

1. Começando o planejamento do seu projeto sempre pelo Canvas (1a lâmina do PM Visual) você já terá, pelo menos, 16% de chances de acerto nas suas estimativas de prazo e custo, em apenas duas horas de trabalho coletivo.
2. Se precisar de um detalhamento maior faça a expansão do Canvas nas outras lâminas do PM VISUAL em mais seis horas de trabalho coletivo, completando as oito horas, e terá ao menos 68% de chances de acerto nas suas estimativas de prazo e custo.
3. E dependendo do projeto, se precisar de um detalhamento ainda maior poderá dedicar alguns dias ou semanas ou até meses para expandir as laminas do PM VISUAL no tradicional Plano de Projeto bem detalhado utilizando word para especificar bem o Escopo com uma ferramenta como o Ms Project para fazer um cronograma com centenas ou milhares de linhas, e assim por diante.

CANVAS = tela, quadro

O Business Model Canvas, ou Quadro de Modelo de Negócios é uma ferramenta de gerenciamento estratégico que permite desenvolver e esboçar modelos de negócio novos ou existentes. Foi proposto pelo suíço Alexander Osterwalder baseado no seu trabalho anterior sobre Business Model Ontology. Osterwalder é considerado um dos maiores pensadores em management da nova geração e a maior autoridade mundial em inovação aplicada a modelos de negócio. É autor do revolucionário conceito e livro homônimo Business Model Generation,

O uso do Canvas no Business Plan, tem auxiliado novos empreendedores na elaboração de seus modelos de negócios. Baseada na metodologia Canvas Business Model, o Canvas utilizado pela equipe de treinadores da RC adota um quadro com nove áreas estratégicas distintas, que servem como um ponto de partida para descrever os negócios.

Por meio de uma interface intuitiva e eficaz, o usuário pode construir seu modelo de negócios utilizando post-its em cada uma das áreas estratégicas. Dá para incluir informações relacionadas aos parceiros e atividades chaves, fluxo de receitas e despesas, relacionamento com clientes, entre outros insumos essenciais para o planejamento e criação do modelo de negócios.

A Adaptação do CANVAS para Projetos

O uso do CANVAS para gerenciamento de projetos foi preconizado por um grande profissional brasileiro da área de Gerenciamento de Projetos, José Finocchio. A ideia fundamental era permitir que um projeto fosse concebido de forma visual e colaborativa para que os principais envolvidos tivessem uma única visão sobre o projeto.

Se você parar para analisar vai perceber que os conceitos de concepção de um projeto está baseado no velho “5W e 2H”: Why, What, Who, When, Where, How long e How Much. Assim, as informações são agrupadas dentro desses mesmos conceitos, por cores, o que ajuda muito o nosso cérebro a visualizar o projeto e ter uma visão mais ampla sobre o que será feito. Para alguns projetos pequenos o Canvas acabará se tornando o próprio Plano do Projeto.

Atualmente existem centenas de modelos de CANVAS, cada um adaptado para uma necessidade.  O Canvas do Project Model Visual é um pouco diferente do CANVAS proposto por Finocchio. Com o Canvas do PM Visual, a concepção inicial do Projeto é realizada em 2 horas, somente.

Quem quiser se aprofundar no assunto, ter uma visão geral sobre projetos, aprender todas as técnicas, conceitos amplos de gestão, definir o que é projeto e suas características pode fazer o PM Visual. O workshop ensina passo a passo para elaborar um cronograma, planejar custos, como contratar pessoas, fazer a comunicação, calcular os riscos e fazer as aquisições necessárias.

• Para mais detalhes sobre a metodologia consulte o livro PM Visual. 
• Para ver mais vídeos inscreva-se no Canal RC, no YouTube!
• As imagens do mosaico, no destaque do artigo, foram registradas por Robson Camargo, durante os cursos da RC.

Sobre o autor:

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Está à frente da RC Business Solution Center,um Centro de Capacitação com um dos portfólios de treinamentos e consultorias mais completos do Brasil, na área de Gestão de Projetos e de Portfólio.

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* Esse texto é reedição do artigo publicado no meu canal Linkedin Pulse.