11 ferramentas de gestão para organizar seu tempo

11 ferramentas de gestão para organizar seu tempo

• 6/12/2018
• Robson Camargo

 

As ferramentas de gestão existem para fazer os negócios deslancharem. Algumas ferramentas são capazes de otimizar o processo de gestão e transformá-lo em algo rápido, dinâmico e produtivo.

Há ferramentas capazes de oferecer contribuições valiosas para a tomada de decisões e elaboração de estratégias em cenários diversos. Selecionamos algumas ferramentas de gestão que você pode adotar ainda hoje para facilitar a vida de todos em sua empresa.

O que é ferramenta de gestão?

Você pode estar se perguntando, mas o que é ferramenta de gestão?

São técnicas gerenciais utilizadas pelas organizações para aumentar competitividade.

Existem técnicas ou tecnologias que são fundamentais, independentemente se o seu negócio é antigo ou novo no mercado – elas permitem que os processos caminhem harmoniosamente.

Ferramentas de gestão essenciais para a sua empresa

Nas empresas modernas, as ferramentas de gestão são as responsáveis por um modelo de gestão inteligente, que poupa os gestores de tarefas repetitivas, manuais e burocráticas ao automatizá-las. É bom ressaltar que o sucesso na implantação dessas ferramentas dependerá do envolvimento de todos. E uma boa forma de conseguir isto é ter conhecimento das Técnicas de apresentação.

Confira algumas ferramentas de gestão mais utilizadas:

1 – Ciclo PDCA

Objetivo: reduzir custos, estender os lucros e aumentar a satisfação do cliente

Tipo: técnica, metodologia aplicada para empresas de forma constante visando sempre melhorias

Funcionalidades: gera um controle eficiente de processos, tanto para atividades internas quanto externas; padronizam dados e informações e minimiza falhas e erros

O que é ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma das ferramentas de gestão de processosessencial para a sua empresa porque segue 4 etapas indispensáveis para mantê-la ativa e funcionando de maneira eficiente.

A sigla PDCA é de origem americana, muito popularizada na década de 50 e criada por William Edwards Deming, professor de gerenciamento de qualidade dos EUA. Seu significado traduzido seria planejar, executar, analisar e corrigir.

2 – Canvas

Objetivo: permite ter uma visão global do seu negócio e estender todo o seu potencial, planejar como atingir o público específico e obter um excelente ROI

Tipo: planejamento estratégico, desenvolve e esboça modelos de negócios, tanto os que já existem quanto os novos

Funcionalidades: quadro com 4 pilares: infraestrutura (recurso para chegar ao valor do produto para o cliente), oferta (produto e quanto custa), cliente (público específico, canais de contato com o consumidor e relacionamento pós-venda) e finanças (custos gerais e fontes de receitas da empresa)

O que é Canvas?

É uma das mais eficientes ferramentas de gestão de projetos e empreendedorismo que permite descrever, projetar, desafiar, inventar e articular seu modelo de negócios.

O Canvas divide seu modelo de negócios em segmentos de fácil compreensão: parceiros-chave, atividades-chave, recursos-chave, propostas de valor, relacionamentos com clientes, canais, segmentos de clientes, estrutura de custos e fluxos de receita. Você pode montá-lo em forma de quadro, ou Design thinking Canvas.

3 – O plano de negócios

Objetivo: descreve quais os objetivos que se quer para o negócio e os passos a serem dados para atingi-los. Tem como meta diminuir os riscos e as incertezas para iniciar o projeto tendo um plano bem elaborado e com etapas

Tipo: planejamento estratégico com passo a passo

Funcionalidades: permite que o empreendedor reflita sobre as variáveis e invariáveis de seu negócio, realize o seu projeto de maneira organizada, estruturada e sequencial. Tem a ver com utilidade, quem será o responsável por cada atividade dentro do projeto e como chegar lá.

O que é um plano de negócios?

É uma das ferramentas de gestão empresarial, que detalha o objetivo do negócio com um passo a passo simples, prático e concreto. Alguns empresários e empreendedores confundem o plano de negócios com o modelo de negócios.

Enquanto o plano detalha o objetivo do negócio, o modelo de negócio se prende ao valor que será entregue ao público, bem como o seu conceito, visão, estrutura, inovação, necessidade etc.

4 – Mapas Mentais Gerenciais (e de hierarquia de cargos)

Objetivo: potencializar a mente para concretizar ideias a partir de um ponto central (ideia-chave). É desse ponto que se alinha as demais ideias que surgirem, como se fosse uma cadeia a fim de organizar o pensamento

Tipo: Diagramas, gráficos, cadeia mental, mapa para concretizar tudo sobre o negócio

Funcionalidades: dá direção para solucionar problemas, divide tarefas, já que trabalha com hierarquias, auxilia na gestão estratégica, estrutura o pensamento.

O que são mapas mentais gerenciais?

São ferramentas gestão de projetos poderosas para gerenciar seus projetos e determinar a hierarquia de cargos. Também permitem administrar os seus objetivos e até mesmo suas listas de tarefas.

Os mapas mentais são muito orientados visualmente e permitem unir, gerenciar e compartilhar uma grande variedade de informações e recursos de forma rápida e fácil – tornando-os um elemento útil e fundamental para administrar o seu negócio.

5 – Análise SWOT

Objetivo: ajudar a identificar e qualificar os objetivos estratégicos, fazendo chamadas de julgamento sobre onde a empresa está atualmente internamente, no que diz respeito ao seu desenvolvimento e, externamente, em relação ao seu mercado e concorrência;

Tipo: análise de cenário, planejamento, metodologia estratégica;

Funcionalidades: descobrir as forças e fraquezas na empresa para enfrentar ameaças e potencializar oportunidades, aumentando vendas.

O que é análise SWOT?

É uma das ferramentas de gestão organizacional de análise fundamental que pode ajudar na fase de descoberta e avaliação do seu planejamento estratégico.

Swot é a sigla que significa, traduzindo, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Força: valoriza, em primeiro lugar, os pontos fortes da empresa.

Fraquezas: identifica os pontos fracos a fim de melhorá-los para ir além do proposto. Visa ultrapassar limites.

Oportunidades: elas são identificadas e consideradas relativas aos pontos fortes e fracos da empresa. São vistas através do olhar para as fraquezas da empresa, evolução do mercado ou inovações tecnológicas. Elas formam a base dos objetivos estratégicos em que uma oportunidade pode ser adotada como uma meta.

Ameaças: analisa ou possíveis problemas enfrentados pela empresa. Exemplos de ameaças incluem a consolidação da concorrência, o aumento do preço do dólar, a evolução das tendências dos consumidores e a saturação do produto. As ameaças também podem advir de mudanças na legislação, leis tributárias ou requisitos de licenciamento. A identificação delas pode ajudar uma empresa a se preparar para problemas que possam surgir e desviar os seus objetivos estratégicos.

6 – KPI – Key Performance Indicator

Objetivo: saber se a empresa atingiu os objetivos propostos no por meio de um indicador e, com isso, aperfeiçoá-los continuamente

Tipo: indicativo, avaliação, controle e desempenho

Funcionalidades: uma das ferramentas de gestão de empresasque mede o nível do desempenho de um projeto com o propósito de verificar se as metas determinadas foram cumpridas

O que é KPI?

É um valor mensurável que demonstra quão efetivamente uma empresa está atingindo os principais objetivos de negócios. As corporações usam KPIs em vários níveis para avaliar seu sucesso na obtenção de metas.

Os KPIs de alto nível podem se concentrar no desempenho geral da empresa, enquanto os de baixo nível podem se concentrar em processos de departamentos como vendas, marketing ou call center.

7 – 5W2H

Objetivo: trazer praticidade para executar um plano de ação de qualidade e que traga maior controle nas tarefas

Tipo: metodologia que cria planos de ação, checklist de tarefas a serem cumpridas

Funcionalidades: fazer perguntas em busca de respostas simples, evitar falhas na comunicação, otimizar o desempenho da equipe, organizar as funções e o que cada um deve executar

O que é 5W2H?

É uma das ferramentas de gestão da qualidadecontendo um checklist de determinadas tarefas que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa.

Ela funciona como um mapeamento destas tarefas, onde fica estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta tarefa deve ser feita.

A sigla 5W2H significa:

What? – qual o objetivo do projeto

Why? – Justifica os motivos para realizar

Where? – determina o local de aplicação

When? – estipula o tempo que foi gasto para a finalização da tarefa

Who? – Quem são os envolvidos da equipe

How – métodos da execução

How much – custo total bem definido

8 – OBZ: Orçamento Base Zero

Objetivo: estabelecer recursos financeiros para atingir metas na empresa com o valor mínimo possível. Visa eliminar desperdícios e economizar ao máximo

Tipo: planejamento orçamentário, ter o mínimo de gasto na empresa

Funcionalidades: entende de onde se original os principais gastos da empresa, estabelece metas de corte, prioriza o fundamental e elimina o supérfluo. Estabelece os recursos mínimos para a empresa atingir suas metas

O que é OBZ – Orçamento base zero?

É considerada a principal ferramenta de gestão financeira, um planejamento orçamentário que visa minimizar despesas e aumentar a receita da empresa.

Para isso, são elaboradas estratégias a fim de otimizar valores para serem bem usados evitando gastos desnecessários e fazendo bom uso de todo recurso financeiro.

9 – 4Ps da Gestão da Inovação

Objetivo: oferece uma visão abrangente sobre como gerir uma empresa de porte menor. No entanto, pode ser aplicado em grandes empresas, também. Pretende trazer inovação fortalecendo a competitividade no mercado;

Tipo: ferramenta de inovação;

Funcionalidades: funciona em 4 áreas de precisão:

1) propósito

2) processos

3) pessoas

4) políticas

O que é 4Ps da gestão da inovação?

É uma ferramenta inovadora que trata de 4 Ps para que o seu negócio seja bem sucedido e se mantenha bem posicionado no mercado: propósito, processos, pessoas e políticas.

Cada ponto é abordado com o objetivo de deixar a sua empresa como referência no setor de atuação. Tem tudo a ver com mudanças e busca sempre melhorar e aumentar a influência da empresa.

10 – CRM – Customer Relationship Management

Objetivo: gerenciar o relacionamento da empresa com o cliente visando a sua fidelização. O CRM ferramenta de gestão também integra funções por meio de um software para que exista uma gestão eficaz com foco sempre no cliente;

Tipo: software com dados e informações integrados de todos os clientes da empresa;

Funcionalidades: fidelizar clientes, gerenciar dados e informações, manter um relacionamento de longo prazo com o cliente, melhorias nos produtos e serviços, dar suporte aos clientes e sempre procurar satisfazê-los.

O que é CRM?

É um sistema em formato de software capaz de gerenciar o relacionamento com cliente desde o início da venda até a pós venda. É formado por dados, informações importantes de clientes para o negócio.

Ao usar o sistema CRM, você pode armazenar informações de contato com os clientes e prospects, contas, leads, oportunidades de vendas em um único local. Certamente, um CRM agiliza muito o trabalho da equipe de vendas.

É armazenado, preferencialmente, na nuvem, a fim de que o acesso a esses dados estejam disponíveis a todos, em qualquer lugar e horário. Para essa ferramenta de gestão, o foco no cliente sempre está em primeiro plano para a empresa. Por isso, ela é tão importante para aplicar nos negócios.

11 – Brainstorming

O brainstorming utilizado como ferramenta de gestão de risco é muito utilizado em gerenciamento de projetos na fase estratégica. Nele também estão agregadas múltiplas funcionalidades, como:

Gestão de Projetos: Para a identificação dos objetivos e metas do cliente, e dentro do projeto revisar qual e o cronograma, os recursos alocados e o capital utilizado.

Gestão de processos: Buscar melhorias dos processos internos e externos da empresa.

Publicidade: Elaborar novas campanhas publicitarias.

Desenvolvimento de Novos Produtos: Inovações ideológicas para a criação de novos produtos e o aprimoramento de produtos existentes no mercado.

Elaboração de Novas Equipes: Desenvolvimento de ideias estimulando a discussão e raciocínio de cada integrante da equipe.

Aqui estão 11 ferramentas de gestão essenciais para que sua empresa funcione de forma organizada e harmoniosa. Faça sua escolha conforme a necessidade de sua empresa e projeto a ser executado. Boa sorte!

E agora assista a esse vídeo e entenda mais sobre Canvas:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

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