5w2h: conheça essa poderosa ferramenta de planejamento

5w2h: conheça essa poderosa ferramenta de planejamento

• 07/11/2019
• Robson Camargo

 

Você sabe o que é a ferramenta 5W2H? Essa ferramenta é comumente utilizada no gerenciamento de projetos. Sabemos que todo projeto precisa de um planejamento estratégico para avaliar se as possibilidades são possíveis ou não. É evidente que, durante a discussão surjam muitas ideias, mas como analisá-las?

É aqui que entra o modelo 5W2H, que permite que cada passo seja analisado de maneira detalhada, sendo listados os problemas, soluções, custo, quem deverá executar a ação deixando de maneira clara e organizada a visão do projeto. 

5W2H é plano de ação estruturado, prático e qualificado, com etapas muito bem definidas. Saiba mais neste post!

O que é 5W2H?

A ferramenta 5W2H surgiu com as indústrias, para o gerenciamento de qualidade da produção e após perceber os benefícios de seu uso, foi expandida para diversas áreas.

5W2H é uma ferramenta para elaboração de planos de ação que, por sua simplicidade, objetividade e orientação à ação, tem sido muito utilizada em Gestão de Projetos, Análise de Negócios, Elaboração de Planos de Negócio, Planejamento Estratégico e outras disciplinas de gestão.

De origem atribuída a diferentes autores, que vai desde os trabalhos de Alan G. Robinson, Rudyard Kipling, Marco Fábio Quintiliano até Aristóteles, essa ferramenta baseia-se na elaboração de um questionário formado por sete perguntas. Então, 5W2H, tem o significado de: What, Why, Where, When, How e How Much.

What? – O quê?

É a pergunta mais simples, deve ser respondida com qual é o foco do projeto, aonde se deseja chegar. É uma resposta breve, para que seja de conhecimento geral o objetivo almejado.

Why? – Por quê?

Nesta etapa deve conter os motivos pelos quais o projeto será executado.

Where? – Aonde?

Devem ser exposto os ambientes onde o projeto irá ser desenvolvido, em quais setores ou locais.

When? – Quando?

Em que período de tempo isso irá ocorrer, data de início e fim.

How? – Como?

A pergunta mais importante e que define todo o caminhar do projeto. Como será feito o projeto e quais as ações serão tomadas são pontos a serem abordados nesse momento. Todas as medidas que serão tomadas, devem constar nessa etapa.

How much? – Quanto irá custar?

Para que um projeto ocorra, ele deve ter um orçamento, para que assim, seja possível tornar esse projeto viável, além de uma margem para possíveis imprevistos.

Quando um projeto é dividido em pequenos pontos, fica mais fácil entender como será sua execução, recursos necessários e a possibilidade de realização de pequenos ajustes.

Com essa ferramenta tem-se um domínio do projeto, através da abordagem bem definida e determinada de todas as etapas, não sendo necessária uma grande interpretação.

Como o 5W2H pode contribuir com a gestão de projetos?

Um projeto também abrange um conjunto de atividades, porém, nesse caso, o trabalho é temporário. Para que o esforço realmente tenha começo, meio e fim, a gestão de projetos deve ser eficiente.

Cabe ao gerente alocar recursos e coordenar tarefas de modo a favorecer a conquista dos objetivos propostos. Para tanto, o 5W2H é de grande utilidade para a organização e para o monitoramento das ações.

De modo geral, os projetos contam com os processos de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. O uso do método 5W2H é mais notável na execução das atividades, embora também possa abranger outros momentos do projeto.

A vantagem da metodologia 5W2H é que ela contribui tanto para a eficiência do trabalho do gerente quanto do colaborador. Portanto, a descrição completa das tarefas facilita sua execução e controle.

Quando as sete perguntas são respondidas com antecedência, não há margens para dúvidas básicas e, consequentemente, existem menos entraves nas operações.

Com o 5W2H, a construção do plano de ação compreende metas, pessoas responsáveis pela execução, modo de agir, cronograma, custos etc. Como o projeto deve ter duração determinada, esse método contribui para a agilidade dos processos.

Se no meio do caminho há algum conflito, o gerente pode consultar rapidamente a tabela do 5W2H da respectiva atividade.

De maneira simples, as sete perguntas abrangem praticamente todos os aspectos ligados às etapas e até mesmo do projeto inteiro. Ou seja, se alguma das questões deixar de ser respondida, podem ocorrer empecilhos para a conquista do resultado esperado e isso será observado no acompanhamento de projetos.

Por exemplo, se não há prazo definido para a entrega de um trabalho, a falta de prioridade pode sabotar a execução. Se a pergunta “o quê?” não for respondida corretamente, não vai haver foco no desenvolvimento das tarefas e o resultado vai ficar aquém das expectativas.

É por isso que o 5W2H é a ferramenta perfeita para quem deseja agilidade no planejamento e o devido alinhamento de expectativas sem gerar dúvidas.

Trata-se de uma técnica simples, funcional e muito útil na hora de organizar o que será feito. Ela permite a alocação estratégica de recursos humanos, o controle de prazos e o controle de orçamento, deixando o projeto mais detalhado, sem perder a fácil visibilidade de informações.

5w2h:  como fazer uma planilha?

A planilha 5W2H (ou matriz 5W2H) é muito prática e simples de montar.

O método foi criado para agilizar processos em uma empresa, proporcionando organização e planejamento de tarefas para que elas sejam realmente cumpridas seguindo um raciocínio claro.

E por tudo estar bem claro na planilha, pode ser arquivada em um drive e compartilhada para que todos os integrantes do grupo acompanhem o que foi definido. A comunicação é muito mais ágil e eficiente.

Confira este modelo 5W2He use à vontade para organizar seus planos de ação:

1. What?  O que vai ser feito?   É uma produção, etapa nova de trabalho, um novo projeto, descrição?

2. Why?   Por que será feito?    Vai resolver algum problema? Solucionar ou melhorar algo? Justificação ou razão.

3. Where?Onde vai ser feito? Em que lugar? Localização, o local exato ou onde na empresa ou serviço será feito. Em qual departamento, qual área?

4. Who?   Quem vai fazer?          Quais os profissionais que farão o serviço? Quem será o responsável?

5. When? Quem vai fazer?      Estipule datas, horas e prazos.

6. How?   Como vai fazer?           Conte como será o processo? Qual será o método utilizado? Como vai ser feito o trabalho?

7. How much?   Quanto vai custar?     Identifique todo o custo envolvido no projeto. Custos operacionais, de equipamento e de pessoal.

Você já tinha pensado que respondendo 7 perguntas conseguiria organizar um plano de ação de forma tão ágil e assertiva?

É importante definir prazos para reuniões semanais de acompanhamento.

Durante essas reuniões, é possível colher feedbacks, verificar o andamento do projeto e, eventualmente, redefinir as respostas de alguns pontos da planilha.

5W2H: exemplo

What: Criação do novo site da empresa;

Why: Gerar mais tráfego e oportunidades de negócios;

Where: ambiente online;

When: lançamento em 2 meses;

Who: Serviço terceirizado;

How: Contratação de agência;

How: R$ 5.000.

Nesse exemplo de 5W2H, percebe-se a importância da ferramenta no planejamento estratégico e orçamentário, porque não é possível seguir com nenhum projeto sem responder esses itens, que nada mais é que um checklist das atividades necessárias. 

5W2H: planilha no Excel

Além de executar a ferramenta em um papel, é possível aplicar o plano de ação 5W2H no Excel. Basta subdividir o planejamento a ser feito em tarefas palpáveis e montar uma planilha para cada uma das tarefas. Assim, cada uma terá todas as sete perguntas monitoradas e respondidas.

Por meio de uma simples planilha no Excel é possível fazer o planejamento e controle de processos e projetos da empresa. Essa ajuda tecnológica facilita a gestão de tarefas e a leitura das planilhas. Como você montará uma planilha matriz que engloba as planilhas de cada parte do planejamento, o gerenciamento é muito mais eficiente.

Mas lembre-se: é preciso compartilhar a planilha com todos e garantir que não haja alterações sem o consentimento do gerente de projetos, afinal, ali está o planejamento de uma equipe toda!

 

5W2H no PM Canvas

No PM Canvas, que pode ser utilizado tanto no desktop quanto no smartphone, você constrói os blocos de acordo com as perguntas do 5W2H e ainda permite que as pessoas contribuam com as respostas, pois essa ferramenta é alimentada de maneira colaborativa.

Por se tratar de uma metodologia ágil, o Canvas se encaixa perfeitamente no conceito 5W2H, já que une a gestão visual e rápida do método com a definição estratégica de pontos fundamentais de projeto feita pelo 5W2H.

A união dessas duas ferramentas é um grande diferencial, já que, em conjunto, elas permitem que o gestor destine cartões para cada uma das perguntas, montando o projeto em um quadro principal. Dessa maneira, todas as respostas necessárias para execução do projeto ficam contidas em apenas um local visível a todos.

5W2H online

Também é possível criar sua ferramenta 5W2H online, utilizando plataformas especializadas. E convidar seu time para compartilhar em modo visualização ou edição, sendo possível, portanto, proteger os dados.

Em resumo, todos os convidados podem adicionar comentários e ainda bater papo pelo chat da ferramenta, o que contribui significativamente para o sucesso da estratégia, já que podem dar a sua contribuição para a formatação do plano de ação.

5 erros que devem ser evitados

Se você responder as perguntas corretamente e as orientações que demos ao longo deste post para o modelo de 5W2H, dificilmente vai cometer os 5 erros listados a seguir.

1 - Não envolver os funcionários

Todos os colaboradores devem ser envolvidos desde a etapa de planejamento, promovendo maior compreensão e cooperação da equipe na implementação das atividades. Isso é importante pois, quando os trabalhadores são incluídos na dinâmica do processo, inclusive sugerindo práticas para atingir o objetivo, os resultados são mais facilmente alcançados.

2 - Não definir os objetivos corretamente

Para definir objetivos, é preciso entender quais são os principais desafios a serem enfrentados. Portanto, antes de mapear as atividades, o gestor deve saber aonde deseja chegar.

3 - Não reunir informações suficientes

Reúna todas as informações possíveis sobre o que motivou o projeto. Afinal, estar bem preparado vai ajudá-lo a organizar o projeto com mais eficiência e antever problemas que possam prejudicar o andamento das atividades, além de definir melhor os prazos e custos necessários para executar as ações rumo à concretização dos objetivos.

4 - Não priorizar as ações

Organize as ações de acordo com as prioridades, ou seja, foque naquilo que é mais importante. Isto é, nas ações que são essenciais para o sucesso da operação e que têm maior impacto nos resultados da empresa.

5 - Não mensurar os resultados

Desenvolva estratégias para acompanhar a evolução geral do plano de ação. Então defina no cronograma os períodos em que essa análise será feita, e caso algum problema seja encontrado, liste-o, identifique suas causas e atribua a solução adequada, ajustando as etapas de seu projeto sempre que for necessário.

Portanto, devemos tomar cuidado ao gerenciar nossos projetos, pois simples medidas que são tomadas, influenciam no bom desenvolvimento de um grande ou pequeno projeto. Muitos projetos fracassam porque são mal planejados, não tem as etapas bem definidas e tarefas distribuídas corretamente, por exemplo.

Quando a empresa entende o 5W2H, o que é, e utiliza todos esses pontos são fáceis de serem analisados, o que gera uma probabilidade muito grande de se alcançar o sucesso do projeto. Não existe dificuldade para o êxito de um projeto, mas sim um bom planejamento.

Preparado para utilizar a ferramenta 5W2H no planejamento do seu projeto?

Agora veja um vídeo sobre como descobrir a solução para o problema de uma empresa:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.