Benchmarking em gestão de projetos

Benchmarking em gestão de projetos

• 19/2/2019
• Robson Camargo

 

“Fazer benchmarking é comparar para crescer”. Essa frase dita por muitos especialistas resume o que é uma das mais antigas ferramentas de gestão que ganhou forças nos Estados Unidos da América.

Benchmarking é uma técnica que consiste em observar processos de uma organização concorrente ou não, classificadas como líderes nas práticas e processos em que se deseja melhorar, com o intuito de trocar experiências para a melhoria dos processos de trabalho.

O que é benchmarking?

Benchmarking vem da palavra de origem inglesa ‘benchmark’, que significa ‘referência’. Explicando melhor: isso nada mais é do que uma análise aprofundada das melhores práticas usadas por empresas do mesmo setor que o seu e que podem ser replicadas pela sua marca.

No mundo dos negócios, da produção cultural e nos esportes, a comparação é a base para a avaliação do valor daquilo que criamos ou fazemos.

Isso nos mostra que quem pensa que o estudo das melhores práticas (chamadas de best practices) é algo que só cabe às grandes corporações está enganado. Não importa o tamanho da sua empresa, fazer benchmarking é fundamental.

O benchmarking foi pioneiramente utilizado pela Xerox Corporation nos Estados Unidos em 1979, em momento de intensa competitividade internacional no segmento de fotocopiadoras.

O feedback recebido sobre o que está funcionando ou não no mercado, ajuda os executivos a tomarem melhores decisões a fim de melhorarem seus resultados e desenvolverem seus negócios.

Como fazer benchmarking?

Na gestão de projetos o benchmark ou benchmarking é fundamental para que você possa aprimorar a performance da sua equipe continuamente, tornando seus projetos mais eficientes e elevando a qualidade das entregas realizadas.

Ter uma metodologia própria não é garantia de que todos os processos, ações e decisões serão sempre os mais acertados. Provavelmente, deve haver outros profissionais, inclusive dentro da sua própria empresa, desenvolvendo maneiras mais efetivas de fazer aquilo que você tem dificuldades. Por isso, podemos observar quatro tipos de benchmarking:

O objetivo final é sempre aprender com outras experiências e transformar este aprendizado em insumo para melhorar a própria performance dos seus projetos, levando em consideração as características da sua empresa e dos clientes finais.

O aprendizado, como quase tudo em nossa vida, deve ser contínuo e sistemático. Só assim você será capaz de rever processos e otimizá-los!

Benchmarking no Gerenciamento de Projetos

Segundo o PMI, o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender seus requisitos. Projetos de qualidade elevada são aqueles que entregam o serviço, produto ou resultado contratado dentro do escopo, prazo e orçamento.

Com isso, podemos comparar com outros profissionais ou projetos já executados, inclusive dentro da própria empresa, dessa forma será capaz de rever e otimizar processos, conhecer o mercado e seus concorrentes.

Além disso, fará com que todos os envolvidos no projeto se sintam motivados, e capazes de superar desafios, já que outros projetos de sucesso foram apresentados.

Podemos dizer que benchmarking pode ser uma das importantes ferramentas de gestão de projetos?

Com certeza, já que pode ser aplicada durante as várias fases de um projeto para diferentes fins. Por exemplo, quando aplicada no início, como na autorização do projeto, o benchmarking pode ser usado para identificar características que podem estar associadas a possíveis problemas futuros e identificar aspectos do gerenciamento de projetos (como, gerenciamento de riscos) que precisam de atenção especial para garantir o sucesso do projeto.

Quando aplicado durante a execução do projeto, ele pode servir como uma ferramenta de gerenciamento de projetos para orientar as decisões do projeto.

Quais problemas de Gestão de Projetos podem ser resolvidos com benchmarking?

Qualquer projeto apresenta diversos problemas e dificuldades que acabam por impactar o trabalho da equipe e prejudicar o cronograma de projetos. O Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, por exemplo, traz como as principais dificuldades das empresas:

• Cumprimento de prazos (60,2%);
• Mudanças constantes no escopo (43%);
• Comunicação (40,1%);
• Escopo não definido adequadamente (39,5%);
• Não cumprimento do orçamento (28,3%).

Este estudo, aborda oito aspectos importantes para identificar o alinhamento das Organizações às melhores práticas em Gerenciamento de Projetos.

 

1. Cultura Organizacional – Esta seção examina o quanto a cultura das Organizações está adaptada ao ambiente de projetos e quais as tendências observadas em cada setor.
2. Estrutura Organizacional – Esta seção examina como as estruturas organizacionais estão suportando o desenvolvimento do Gerenciamento de Projetos nas Organizações e quais as tendências observadas em cada setor.
3. Gestão do Portfólio de Projetos – Esta seção examina como as Organizações estão tratando o seu portfólio de projetos, o grau de adequação às melhores práticas e as tendências observadas.
4. Project Management Office – Esta seção examina como as Organizações estão estruturando os seus Escritórios de Projetos e quais as tendências observadas.
5. Processos e Metodologia – Esta seção examina o grau de adequação das Organizações às mais importantes práticas em Gerenciamento de Projetos, avaliando processos e metodologias existentes.
6. Desenvolvimento Profissional – Esta seção examina o grau de adequação das Organizações às mais importantes práticas de desenvolvimento profissional e as tendências observadas.
7. Ferramentas – Esta seção examina quais as tecnologias de suporte estão sendo utilizadas pelos profissionais em Gerenciamento de Projetos e Organizações e em que extensão estas podem colaborar para os resultados.
8. Desempenho e Resultados – Esta seção examina o desempenho e os resultados auferidos pelas Organizações no que tange ao Gerenciamento de Projetos, identificando os principais problemas, necessidades e fatores críticos de sucesso.

Podemos concluir que Benchmarking é uma ferramenta que pode ser aplicada durante várias fases de um projeto, cada fase determinará a finalidade e a importância da ferramenta.

Também é importante entender, que a ferramenta não tem como finalidade copiar um processo ou produto, e sim descobrir como melhorar o desempenho do processo produtivo da empresa, assim como nem todos os processos do benchmarking são necessários no seu negócio, podem ser apenas adaptados.

E você, tem o costume de comparar seus projetos? Já usou a ferramenta benchmarking? Então, é hora de começar!

Veja agora um vídeo que vai te mostrar como encontrar a solução de um problema antes do projeto:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” Registered Education Provaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.