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Atualizado dia: 28/06/2022
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Robson Camargo
Você sabe como montar um bom portfólio de projetos? Antes de mais nada convém dizer o que é um Portfólio de projetos.
PORTFÓLIO DE PROJETOS é uma lista com todos os projetos aprovados pela empresa, cujo principal objetivo é atingir o objetivo estratégico da organização.
Um portfólio de projetos bem montado irá fazer com que a empresa faça seus investimentos de maneira sólida e consistente. É a única forma de a empresa crescer bem e de forma saudável, sem tantos sustos e, principalmente, trazer amplo diferencial competitivo no mercado em que atua. Veja aqui como criar um portfólio prático, atraente e eficaz!
Como fazer um portfólio?
Um projeto é um investimento, e portanto, deve trazer valor, benefício. Este benefício é traduzido em retorno financeiro para empresas privadas e outros indicadores para órgãos
governamentais ou outras iniciativas diferentes. Para que um portfólio de projetos seja bom e robusto é preciso entender quais são os passos a seguir. Aqui estão algumas dicas
de como montar um portfólio de projetos atrativo.
1 - Crie uma planilha excel
Crie um Excel e coloque as colunas de LISTA DE POTENCIAIS PROJETOS, CRITÉRIOS DE SELEÇÃO, PONTUAÇÃO TOTAL, CUSTO DO PROJETO, PRAZO DE IMPLANTAÇÃO, GANHO
FINANCEIRO BRUTO MENSAL, GANHO FINANCEIRO LIQUIDO MENSAL, PAYBACK.
2 – Defina os critérios de seleção
Os critérios de seleção de projetos devem ser fatores que REPRESENTEM OS OBJETIVOS ESTRATEGICOS, que traduzam aquilo que é esperado pelos projetos, por exemplo: AUMENTO
DE FATURAMENTO, REDUÇÃO DE DESPESAS, MELHORIA DE EFICIÊNCIA OPERACIONAL, PEREDNIDADE DO NEGÓCIO, INOVAÇÃO, SUSTENTABILIDADE (EGC).
3 - Distribua pesos à cada um dos critérios objetivos definidos
Deve-se um peso para cada critério objetivo criado, de acordo com a sua importância, de tal modo que a somatório dê 100%, por exemplo, AUMENTO DE FATURAMENTO: 30%,
DIMINUIÇÃO DE DESPESAS: 20%, MELHORI DE EFICIÊNCIA OPERACIONAL: 15%, PERENIDADE DO NEGÓCIO: 20%, INOVAÇÃO: 10%, SUSTENTABILIDADE: 5%. A somatória deve
dar 100%.
4 - Crie algumas colunas para análise financeira
As colunas de análise financeira devem objetivar o cálculo de retorno do investimento. Então crie as seguintes colunas: PRAZO DE IMPLANTAÇÃO, CUSTO DO PROJETO, GANHO
BRUTO MENSAL, GANHO LÍQUIDO MENSAL, PAYBACK (divisão do CUSTO DO PROJETO pelo GANHO LÍQUIDO MENSAL). Lembre-se que de o ganho do projeto terá um curva de
crescimento, sendo, normalmente, o projeto traz menos no início e este vai aumentando de acordo com o tempo.
5 - Inclua os potenciais projetos na planilha
Na coluna da esquerda inclua os potenciais projetos, para que possam ser analisados e classificados.
6 - Dê nota de 0 a 10 para cada potencial projeto incluído
Agora dê uma nota de 0 a 10 para cada um dos projetos, em relação à cada objetivo estratégico definido. Esta análise deve considerar um em relação ao outro. Estabeleça um
como base e ao percorrer a lista faça-se a seguinte pergunta, por exemplo: 'No critério AUMENTO DE FATURAMENTO: esse projeto irá aumentar mais o faturamento do que o
projeto 1?'. Isso o ajudará. Faça isso em relação a todos os critérios.
7 - Multiplique a nota dada para cada critério e multiplique pelo peso de cada critério
Agora multiplique a nota atribuída para cada projeto pelo peso de cada critério e some tudo. Existe uma função do Excel chamada SOMAPRODUTO que faz isso automaticamente.
8 - Classifique os projetos pela ordem do maior para o menor
Ao dar a nota para cada critério para todos os projetos, você terá a NOTA FINAL MULTIPLICADA E SOMADA de cada projeto potencial. Teoricamente, os projetos de maior nota são os
melhores projetos e, portanto, são os que devem ser aprovados e implementados.
9 - Faça a análise de payback (se for empresa privada)
Para completar a análise, preencha as colunas de análise financeira e veja o PAYBACK previsto de cada projeto. O Payback é a divisão do custo de implantação do projeto pelo
ganho líquido mensal que o projeto irá trazer.
10 – Faça um balanceamento e otimização dos projetos
Agora é a hora de escolher efetivamente os projetos e definir sua 'carteira de investimentos'. Analise os que tiveram as maiores notas finais E os que tem o menor Payback.
Depois compare os projetos que estão mais ligados ao negócio central da organização e os projetos de inovação. Os projetos de inovação normalmente são os que tem maiores
riscos, justamente por ser inovador. Este equilíbrio entre foco no principal e inovação, deve-se levar em conta o qual volátil é o segmento de negócio da sua empresa e quanto o
mercado está pressionando a empresa para mudar, inovar e ter algum diferencial competitivo. Os projetos de inovação não devem levar em conta o Payback em um primeiro
momento, pois mutas vezes são projetos experimentais, que vai pagar o boleto que virá lá na frente e não os boletos de hoje.
O portfólio está bastante relacionado à capacidade que sua empresa possui para realização de projetos e, portanto, analise os recursos disponíveis, em termos de pessoas e recurso financeiro.
Seguindo essas dicas de como fazer um portfólio, certamente você conseguirá que o Portfólio da sua empresa seja robusto e consistente, dando grandes vantagens competitivas no mercado.
Normalmente não são os gerentes de projetos que fazem esta atividade, mas sim um comitê de gestores de portfólio, os diretores ou, ainda, os gerentes seniores da organização.
Para complementar, uma vez criado esse processo, a análise deve ser repetida periodicamente, sempre que for revisto o planejamento estratégico, ou simplesmente, quando novos
projetos estiverem para serem aprovados.
E finalmente, é necessário fazer o GERENCIAMENTO DO PORTFÓLIO, a empresa deve fazer um acompanhamento do status de todos os projetos, normalmente, mensalmente, para
ver se os projetos estão andando dentro dos parâmetros e indicadores de medição estabelecidos. Os indicadores mais comumente utilizados são: cumprimento de prazo, cumprimento de orçamento, riscos e como está em termos de recursos, e se o projeto irá de fato trazer os RESULTADOS ESPERADOS por ele.
Se necessitar de ajuda para montar uma gestão de portfólio de projetos para sua empresa, teremos o máximo prazer em poder ajudá-lo. Entre em contato conosco.
Aproveite para ver esse vídeo sobre gestão de portfólios:
Sobre o autor
Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF, PSM-I, DALSM é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 17 anos.
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