Cronograma de atividades: aprenda a organizar o tempo do seu projeto

Cronograma de atividades: aprenda a organizar o tempo do seu projeto

• 16/12/2019
• Robson Camargo

 

Um dos desafios dos gerentes de projetos é fazer com que os projetos sejam entregues dentro do prazo. Para facilitar a vida desse profissional existe o cronograma de atividades.

Aliás, o cronograma funciona para quase todas atividades, na nossa casa, em sala de aula. Mas, dentro da gestão de projetos, cronograma é um conceito-chave. É um dos principais responsáveis por não deixar que problemas apareçam em alguma das fases do projeto.

O que é um cronograma de atividades?

Cronograma de atividades é uma ferramenta de gestão que tem por objetivo organizar atividades, recursos e prazos em um único lugar.

Dessa forma, o gerente de projetos consegue ter uma melhor visibilidade das tarefas e suas dependências, além dos recursos que serão necessários para a execução de cada tarefa durante o ciclo de vida do projeto. Isso permite maior controle sobre o tempo do projeto, evitando atrasos nas entregas. O cronograma de projeto também pode ser utilizado na comunicação com a equipe.

Então, de forma resumida, o que é um cronograma de atividades?

O cronograma de atividades proporciona uma visão geral sobre os prazos do projeto, mostra como e quando as entregas serão disponibilizadas e quem é responsável por cada parte dessas entregas.

Ou seja, um instrumento de organização e planejamento. O cronograma pode ser feito no papel, em uma planilha ou até em softwares especializados. O importante é que todos os envolvidos tenham uma visão clara sobre os prazos e datas de entrega.

As atividades organizadas no cronograma são todos os trabalhos que precisam ser executados dentro do cronograma para garantir o sucesso da entrega.

Para concluir: podemos dizer que o cronograma de atividades é uma das importantes ferramentas de gestão!

Como fazer um cronograma de atividades

A etapa mais importante de um projeto é o planejamento. Portanto, quanto maior o tempo no planejamento, maiores são as chances de sucesso do seu projeto.

Após a definição de todas as atividades necessárias para execução do mesmo, é a hora de defini-las em ordem de realização, o seu resultado será a geração do Diagrama de Rede. Que nada mais é do que um gráfico que apresenta as atividades que constituem o projeto e como elas interagem.

De modo conciso podemos dizer que esse diagrama representa as decisões sobre o sequenciamento das atividades do projeto.

Em uma tabela, listamos, aleatoriamente, as atividades que precisamos executar, bem como os tempos (duração estimada), registros das dependências (de qual ou quais outras atividades depende esse ponto que está citado na tabela).

Esse “gráfico” ajuda a visualizar as decisões de sequenciamento e a preparar o cronograma de projeto.

O próximo passo será estimar os recursos das atividades (na prática o gerente de projetos realiza em paralelo desde o momento que foi iniciada a listagem das atividades).

Após esse passo, podemos calcular o tempo necessário de cada uma delas (a duração da atividade só é possível realizar com base nos recursos que foram determinados). 

A próxima etapa de planejamento da área de tempo é desenvolver o cronograma de projeto, consolidando tudo que foi produzido até o momento com a análise das atividades listadas, suas estimativas de recursos e sua duração, e assim a formalização da criação do cronograma de projeto.

O cronograma é uma das principais ferramentas da gestão tradicional de projetos, ele representa a distribuição e o encadeamento de tarefas necessárias para cumprir as entregas que foram definidas na EAP do Projeto.

Exemplo de cronograma de projeto

Por mais que existam diversas ferramentas de auxílio à construção de um cronograma de atividades de projeto (como planilhas eletrônicas e aplicativos on-line), o ideal é que você tenha esse recurso integrado a toda a gestão do seu projeto.

O ideal é ter um software de gestão que ofereça alternativas de construção para seu cronograma de atividades diárias, semanal ou mensal.

Entretanto, existem outras variáveis que impactam no desenvolvimento de um bom cronograma de projeto.

Por isso, vamos mostrar um passo de cada vez:

Defina o escopo do projeto

Todo projeto nasce na definição de escopo, quando é determinado o que será feito e o que não será, quais são os recursos necessários, o orçamento e a estimativa de tempo para que o projeto seja concluído.

Quando o escopo é bem definido, você consegue identificar facilmente quais serão as fases da iniciativa, que tipo de entrega deverá ser feita a cada etapa e como exatamente isso ocorrerá.

Construa sua EAP

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) consiste no desdobramento do escopo em atividades que formam o projeto.

Nela você desmembra as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos.

Cuide do sequenciamento de atividades

Com a EAP pronta, você deve listar as atividades por ordem de importância e de execução, identificando as interdependências entre elas.

Assim, se uma tarefa depende da conclusão de outra (predecessora) para ser iniciada, isso deve ficar muito claro desde a hora de colocar as atividades no cronograma de projeto.

Estime a duração das atividades

Com as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. É agora que a gestão de tempo tem um papel fundamental.

Você pode fazer essa estimativa com base em outros projetos semelhantes ou, ainda, contar com o apoio da sua equipe para determinar com maior precisão quanto tempo cada pessoa levará para desenvolver as tarefas a elas atribuídas.

Só não se esqueça de sempre considerar folgas entre uma atividade e outra, a fim de facilitar a superação de imprevistos.

Como fazer uma tabela de cronograma de atividades

Com base em todo esse levantamento, você pode finalmente partir para a construção do cronograma.

Se você estiver utilizando um software de gerenciamento de projetos, essa será a parte mais fácil, pois todas as atividades já estarão inseridas, bastando então gerar o Gráfico de Gantt para acompanhar seu cronograma de projeto.

Caso você esteja utilizando outro recurso (como uma planilha eletrônica ou um aplicativo on-line), precisará ordenar todas as informações.

O cronograma atividades Excel, por exemplo, possui uma ferramenta para gerar o Gráfico de Gantt, mas você precisa criar as tabelas e inserir todos os dados antes. Só assim o gráfico poderá servir de base para o acompanhamento da evolução do seu projeto.

Muitas equipes de projetos levam bastante tempo definindo o cronograma mas, ao longo do caminho, deixam de usá-lo.

E esse é um dos principais motivos pelos quais normalmente ocorrem atrasos na entrega do produto final.

Por essas e outras, o cronograma de projeto se mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços estejam direcionados para as entregas dentro dos prazos estimados.

Dicas para utilizar o cronograma de atividades

Nunca deixe de atualizar o progresso de seu cronograma, afinal de contas, ter um cronograma das atividades para o desenvolvimento do projetodesatualizado é a mesma coisa que não ter.

Uma vez que o cronograma esteja atualizado, invista tempo analisando a tendência de progresso e definindo ações de contorno para os possíveis desvios.

Não esqueça de configurar o calendário do projeto, inserindo feriados, folgas e férias.

Preste muita atenção na hora de estabelecer a sequência de atividades, pois dependências erradas podem gerar um grande “buraco” no projeto e até mesmo atrasar a entrega do resultado.

Não tenha atividades maiores do que 40 horas. Tarefas entre 8 e 40 horas facilitam o gerenciamento e a tomada de decisão.

Utilize um software para apontar horas e controlar o tempo gasto nas atividades do cronograma.

Entendeu a importância do cronograma de atividades? Como você tem feito a organização dos projetos de sua equipe? Se ainda tem dúvidas, fale com a gente!

Agora veja um vídeo sobre não estourar o prazo e nem o orçamento do seu projeto:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.