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EAP e cronograma de projetos: entenda a diferença

EAP e cronograma de projetos: entenda a diferença

EAP e cronograma de projetos: entenda a diferença

  • 12/3/2019
  • Robson Camargo

 

Você sabe qual a diferença entre EAP e Cronograma de Projetos? Para início de conversa podemos afirmar que essas duas ferramentas são extremamente úteis para que os gestores possam controlar o tempo durante a execução de um projeto.

No entanto, embora sejam complementares, esses dois recursos possuem finalidades significativamente distintas. Continue lendo este post e entenderá cada conceito, seus benefícios e suas diferenças.

O que é EAP

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto, do Inglês, Work Breakdown Structure - WBS) é um diagrama com classes hierárquicas, formado pelos pacotes de trabalho que fazem parte de um projeto. Em planos com ações sequenciadas (em cascata), ficam bastante detalhados os processos e o gerenciamento do escopo.

Portanto, o que é EAP? É uma ferramenta para a gestão do projeto e do relacionamento com os clientes, principalmente para aqueles que não compreendem bem a conexão das ações. Por isso, ela é utilizada como intenso instrumento de comunicação.

De forma geral, as atividades na EAP são colocadas sequencialmente, apesar de não ser obrigatório. Seus componentes são organizados para que o segundo nível acompanhe o ciclo de vida do projeto, e cada subnível adicione detalhamento ao projeto.

Os subníveis

O total máximo de subníveis não passa de cinco, para conservar o projeto facilmente gerenciável, mas o número de subdivisões de cada ramo é diversificado.

Para entendermos melhor, podemos dizer que a estrutura é organizada como a raiz de uma árvore, onde as entregas mais abrangentes são posicionadas no topo e as mais específicas ficam na parte inferior, agrupadas por níveis hierárquicos.

Junto à Estrutura Analítica, é preciso desenvolver também o dicionário da EAP, um importante documento auxiliar que traz informações detalhadas sobre cada pacote de trabalho e seus critérios de aceitação no momento da entrega.

Dizendo de uma forma bem prática, a criação da estrutura analítica do projeto se dá a partir da identificação das principais entregas funcionais e com a subdivisão delas em sistemas menores e subprodutos finais. Estes subprodutos são decompostos até que possam ser atribuídos a uma única pessoa, por exemplo.

Podemos afirmar que a EAP é criada como parte dos processos de Planejamento Estratégico, e é parte integrante da definição do escopo do projeto.

Quais os benefícios da EAP?

Além de definir e organizar o trabalho do projeto, a utilização da Estrutura Analítica do Projeto traz uma série de benefícios, como:

  1. um orçamento do projeto pode ser alocado para os níveis superiores da estrutura e orçamentos dos departamentos podem ser rapidamente calculados com base na EAP. Ao alocar as estimativas de tempo e custo para seções específicas, tanto o cronograma, quanto o orçamento, podem ser rapidamente desenvolvidos.
  2. a EAP pode ser usada para identificar riscos potenciais em um determinado projeto. Se uma estrutura de divisão de trabalho tem um ramo que não está bem definido, em seguida, ele representa um risco na definição do escopo. Estes riscos devem ser monitorados e avaliados durante toda a execução do projeto.

 

  1. ao integrar a EAP de um projeto com uma estrutura de divisão organizacional, o gerente de projetos também pode identificar dificuldades comunicacionais e formular um plano de comunicação eficaz.

 

Como fazer uma EAP

De acordo com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), devemos considerar as seguintes diretrizes ao criar uma Estrutura Analítica do Projeto:

- O nível superior representa o produto final do projeto;

- As subentregas devem conter pacotes de trabalho que são atribuídos ao departamento ou unidade da organização;

- Todos os elementos da estrutura de divisão de trabalho não precisam ser definidos para o mesmo nível;

- O pacote de trabalho define o trabalho, a duração e os custos para as tarefas necessárias para produzir as subentregas;

- Pacotes de trabalho não devem exceder 10 dias de duração;

- Pacotes de trabalho devem ser independentes uns dos outros;

- Os pacotes de trabalho são únicos e não devem ser duplicados em toda a estrutura analítica do projeto.

EAP é a base do gerenciamento de projetos

Para quem ainda não está acostumado, a estrutura analítica de projeto pode parecer uma ferramenta muito difícil e complexa. Mas, uma vez que você adquira prática, vai perceber que ela é simplesmente a base do gerenciamento de projetos. Isso porque a EAP favorece tanto o gerente do projeto e sua equipe quanto o patrocinador, clientes, fornecedores e outros stakeholders (partes interessadas).

De forma geral, a EAP ajuda a:

 

  • Definir o trabalho necessário para o projeto;
  • Promover uma visão comum do trabalho do projeto;
  • Entregar a linha de base do escopo;
  • Controlar o andamento do projeto;
  • Atualizar documentos anteriores;
  • Apoiar outros processos de gerenciamento de projetos, como estimar custos, planejar recursos e identificar riscos.

E o que é o cronograma de projetos?

O cronograma de projetos visa documentar as atividades do projeto, suas respectivas datas de início e de término, além de recursos utilizados e das restrições do cronograma.

Ele é elaborado para que o gestor consiga ter a percepção visual de todas as etapas de um projeto. Com essa visibilidade, é possível avaliar e tomar decisões antecipadas visando reduzir divergências que possam ocorrer, como também melhorar atividades para que os prazos estabelecidos sejam alcançados.

Além disso, pode ser usado com o objetivo de medir o desempenho das equipes multidisciplinares envolvidas no projeto, e ainda desenvolver meios eficazes para melhorar a sua evolução.

Uma excelente prática para montá-lo é descrever as fases, as entregas, os pacotes de trabalho, as atividades e os marcos.

Principais características do cronograma de projetos

As principais características de um cronograma de projetos são:

  1. auxiliar no controle para que o planejamento seja executado;
  2. evidenciar atrasos ou adiamentos de tarefas;
  3. estabelecer um transcurso de prazo a fim de concluir as tarefas;
  4. auxiliar no estabelecimento de metas e objetivos;
  5. facilitar a verificação de prazo para o fim do projeto.

Dessa forma, o cronograma é um instrumento que objetiva auxiliar o gerenciamento e o controle de projetos, para que ele seja seguido corretamente.

A partir dessa ferramenta, são estabelecidas metas de atividades para as pessoas e equipes ligadas ao projeto. De modo prático, ele se torna uma lista de objetivos a serem alcançados nos prazos estabelecidos.

Qual a diferença entre a EAP e o Cronograma?

O cronograma de projeto é um instrumento de gestão, muitas vezes organizado em forma de quadro, que serve para controlar o tempo de um projeto. Com essa visão de cronograma, é possível identificar mais facilmente desvios que podem acontecer no projeto e, assim, tomar ações para corrigi-los. Portanto, o cronograma contém:

  • Lista de atividades do projeto;
  • Data de início de cada atividade;
  • Date de término de cada atividade;
  • Responsável por cada atividade;
  • Status de cada atividade.

Diferentemente do cronograma, a estrutura analítica do projeto não comporta atividades. A sua última unidade de decomposição é o pacote de trabalho. Um pacote de trabalho, por sua vez, é um conjunto de atividades, normalmente atribuído a um departamento (que recebe orçamento para fazer uma entrega específica). Pacotes de trabalho devem ser independentes uns dos outros e não devem se repetir ao longo da estrutura analítica do projeto.

Resumindo: a EAP diz COMO FAZER, enquanto o cronograma mostra O QUE FAZER.

Compreendeu a diferença entre EAP e cronograma de projeto? Ainda tem dúvidas? Fale com a gente!

E agora veja um vídeo sobre como fazer um cronograma de projetos:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

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É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

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