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Gerenciamento de prazo: entenda como aplicar com as diretrizes do PMBOK®

Gerenciamento de prazo: entenda como aplicar com as diretrizes do PMBOK®

Gerenciamento de prazo: entenda como aplicar com as diretrizes do PMBOK®

O Gerenciamento de Prazo em projetos é definido no Guia PMBOK®, como sendo “os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo estimado”. O cumprimento dos prazos tem uma importante influência no êxito dos projetos.

A maioria dos projetos demanda cuidados constantes de gestão, desde o planejamento até a entrega final. Desta forma, requer disciplina e controle eficiente, para permitir corrigir em tempo hábil os possíveis problemas com prazos, e com isso evitar que se tornem graves e, muitas vezes, irreversíveis no decorrer da execução dos projetos.

Mecanismos necessários para o Gerenciamento do Tempo

Segundo o PMBOK®, do Project Management Institute (PMI) são sete os elementos necessários para o gerenciamento de prazos em projetos. São eles:

  1. Plano de gerenciamento do cronograma
  2. Definição das atividades
  3. Sequenciamento das atividades
  4. Estimativa dos recursos das atividades
  5. Estimativa das durações das atividades
  6. Desenvolvimento do cronograma do projeto
  7. Controle do cronograma do projeto

1 - Plano de gerenciamento do cronograma

O processo de Planejar o Gerenciamento do Cronograma é responsável por estabelecer as políticas, os procedimentos que serão utilizados e a documentação que será utilizada no Planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.

É importante por fornecer as orientações e instruções sobre como o cronograma do projeto será gerenciado ao longo de todo o projeto.

Esse documento será parte integrante do Plano de Gerenciamento do Projeto e deve ser atualizado conforme mudanças ocorrerem no projeto. Como saída é gerado o Plano de Gerenciamento do Cronograma.

2 - Definir as Atividades

Definir as atividades que farão parte do cronograma é o primeiro processo de gerenciamento do cronograma e, portanto, a porta de entrada no gerenciamento de projetos.

Assim, o mapa de definição das atividades sofre forte influência de processos de outras áreas envoltas no gerenciamento de projetos e influencia também os demais mapas de planejamento de tempo.

A definição das atividades tem papel fundamental no planejamento, execução e controle de um projeto.

É por meio das atividades que se delegam as ações para as pessoas envolvidas no projeto, que se define o trabalho necessário para o cumprimento das entregas prometidas ao cliente e que se fará o cálculo do custo do trabalho para a orçamentação do projeto.

Os atrasos ou antecipações durante a execução também acontecerão nas atividades.

É aí que podem ocorrer possíveis variações de custo e qualidade que deverão receber ação corretiva dos gerentes do projeto, se necessário.

Além disso, somente após as atividades definidas podemos executar os processos seguintes do gerenciamento de tempo, fazendo o sequenciamento e a estimativa de duração de tempo.

A definição das atividades, na prática, pode ser confundida com o desenvolvimento da EAP, já que o detalhamento do escopo é um processo gradativo e constante durante o planejamento.

Portanto, não é errado afirmar que com a definição das atividades concluída teremos um conhecimento maior do escopo e poderemos optar por revisar a EAP criada inicialmente.

No entanto, essa linha tênue que divide a criação da EAP e a definição das atividades pode fazer com que tenhamos dificuldade ou que confundamos os dois conceitos.

Desse processo, como saída são gerados a Lista de Atividades, Atributos das atividades e Lista de Marcos.

3 – Sequenciar as atividades

O processo de Sequenciar as Atividades é responsável por identificar e documentar todos os tipos de relacionamento, suas eventuais exigências de antecipações ou atrasos, e tudo que se faça necessário para que o desenvolvimento do cronograma seja feito da maneira mais realista possível.

Este processo define uma sequência lógica para a realização do trabalho, com o objetivo de obter um nível de eficiência superior sem deixar de olhar as restrições do projeto. Como saída são gerados os Diagramas de rede do Cronograma do Projeto e Atualizações nos Documentos do Projeto

O objetivo final do sequenciamento das atividades é a obtenção de um diagrama de rede completo, compreendendo todas as atividades do projeto e suas diversas inter-relações.

Para tanto, com o intuito de tentar minimizar problemas futuros indesejáveis que possam ocorrer durante o ciclo de vida de um projeto e, ao mesmo tempo, maximizar as chances de sucesso do sequenciamento, é importante que o gerente do projeto e sua equipe estejam preparados com todos os documentos, processos e ferramentas necessários para a geração do diagrama de rede.

A lista de atividades inicialmente obtida por meio da Estrutura Analítica do Projeto pode ser alterada durante o processo de sequenciamento de atividades.

4 - Estimar os Recursos das Atividades

O quarto processo é responsável por estimar os tipos e quantidades de material, recursos humanos, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar as atividades do projeto.

Este processo identifica o tipo, quantidade e características dos recursos exigidos para concluir a atividade, permitindo uma estimativa de custos e duração mais exatas. Como saída são gerados os Requisitos de Recursos das Atividades, Estrutura Analítica dos Recursos e Atualizações nos Documentos do Projeto.

5 – Estimar as Durações das Atividades

O processo de Estimar as Durações das Atividades realiza a estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas e com os recursos estimados.

Este processo fornece uma quantidade de tempo necessário para concluir cada atividade. Como saída são gerados as Estimativas das durações das Atividades e as Atualizações no Documentos do Projeto.

Estimar a duração das atividades é um dos aspectos mais difíceis e complexos do planejamento de um projeto. Mas é importante lembrar que se trata de uma estimativa e nunca de uma certeza absoluta. Diversos fatores devem ser considerados para a elaboração adequada de uma estimativa:

  • Ameaças e oportunidades que podem surgir ao longo do projeto;
  • A competência e a produtividade dos recursos envolvidos e a sua curva de aprendizagem.

A tentativa é de responder à clássica pergunta “quanto tempo demora?” com maior nível de precisão possível, pois certeza absoluta não existe.

6 – Desenvolver o Cronograma

Esse processo realiza a análise das sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando assim criar o modelo do cronograma do projeto. Como saída são gerados a Linha de base do cronograma, o Cronograma do Projeto, os Dados do Cronograma, o Calendário do Projeto, as Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto e as Atualizações nos Documentos do Projeto.

É fato que o preparo do cronograma proporciona a base para muitas das funções importantes que são parte do processo de gerenciamento de projetos, mas sem uma definição clara dos objetivos e do escopo do trabalho não há uma base sólida para atribuir recursos ou administrar o fluxo de caixa.

7 – Controlar o Cronograma

Este último processo do gerenciamento de prazos do projeto é responsável por monitorar continuamente o andamento das atividades do projeto para atualização no seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma para realizar o planejamento.

Após a criação do cronograma, entramos efetivamente na fase de execução e controle do projeto e é importante registrar aqui que um dos problemas mais comuns em todos os projetos é, justamente, a fase de controle, ou a sua ausência.

Este processo fornece meios para reconhecimento dos desvios com relação ao caminho planejado e tomada de medidas corretivas e preventivas para com isso minimizar os riscos.

Como saída são gerados as Informações sobre o Desempenho do Trabalho, as Previsões de Cronograma, as Solicitações de Mudança, as Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto, as Atualizações nos Documentos do Projeto e as Atualizações nos Ativos de Processos Organizacionais.

Compreendeu a importância do gerenciamento de prazo do projeto? Ficou alguma dúvida de como esse processo pode contribuir para que os prazos sejam cumpridos e, desta forma, gerar satisfação ao cliente e menos tensão na equipe?

Para reforçar essa questão, veja um vídeo sobre Gestão de Tempo:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

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É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

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