KPIs importantes no gerenciamento de projetos

KPIs importantes no gerenciamento de projetos

• 27/3/2019
• Robson Camargo

 

Antes mesmo de iniciar o gerenciamento de projetos, o primeiro passo para garantir êxito é definir as métricas para acompanhamento, ou melhor, qual KPI (Indicador chave de performance) utilizar.

Ter indicadores de desempenho para cada etapa da implementação de um projeto é fundamental para otimizar os resultados e nortear o caminho da equipe. Os gestores precisam estar por dentro das melhores métricas ideais para cada projeto. Mas quais são elas? Como mensurar e analisar? É isso que vamos mostrar hoje!

O que é KPI?

KPI são os Key Performance Indicators ou Indicadores Chave de Desempenho. Esses instrumentos são fundamentais para monitorar e avaliar como está o andamento de um projeto.

Com eles é possível avaliar o alcance de metas estabelecidas no projeto, identificar avanços ou corrigir erros, além de permitir a comparação com o desempenho de outros projetos anteriores.

Todos indicadores KPI funcionam como uma métrica, com a diferença de estarem diretamente ligados ao desempenho do projeto. Por exemplo, no lançamento de um aplicativo, um KPI poderia ser o número de telas criadas dentro do prazo estabelecido ou o custo por fase do projeto. Tudo depende de qual projeto está sendo feito e das metas estabelecidas até sua conclusão.

Os Indicadores de Desempenho têm se popularizado cada vez mais no mundo dos negócios e atualmente já existem várias metodologias de gestão baseadas em indicadores. Uma das mais mais conhecidas é o Balanced Scorecard (BSC).

Criada em 1992 pelos professores da Harvard Business School (HBS) Robert Kaplan e David Norton, o BSC separa os Indicadores de Desempenho em 4 perspectivas base: Financeira, Clientes, Processos Internos e Aprendizado e Crescimento. Esta é uma das metodologias mais famosas a usar indicadores e evoluiu muito desde sua criação em 1992.

Quais são as principais métricas para o controle dos projetos?

No MBA Gestão de Projetos você deve ter visto que nem sempre ter um grande número de métricas será positivo para o projeto. E o dia a dia de trabalho nos mostra que o importante é definir a quantidade necessária para que todas as equipes e setores possam entender e acompanhar o andamento das etapas.

Essas métricas podem ser globais do projeto ou divididas por setores quando forem mais complexos.

Prazos

Os atrasos em projetos são falhas que podem comprometer muito o andamento das coisas, tanto em qualidade quanto em orçamento e viabilidade.

O prazo para a entrega de cada etapa do projeto é um fator determinante para que o projeto seja concretizado de acordo com o planejamento. Dessa maneira, estabelecer métricas que mostram se os prazos estão sendo cumpridos, é uma forma de monitorar o andamento do projeto e programar melhorias, caso seja necessário.

Produtividade

Como cada equipe e membro está se saindo em sua função? As responsabilidades estão sendo cumpridas com qualidade e da forma correta? Ter essas informações é importante porque se alguém deixa de cumprir seu papel, todos os demais são impactados, assim como o projeto como um todo. É por isso que definir um indicador de produtividade para a equipe é de extrema importância.

Avaliando como os profissionais conseguem entregar resultados, a empresa contará com meios mais inteligentes de identificar gargalos. Os processos passarão por uma avaliação contínua de performance, o que reduz os riscos de pontos com gargalos não serem detectados precocemente. Assim, o gestor terá mais chances de retomar a fluidez do ritmo de trabalho rapidamente caso algo ocorra.

Orçamento

Você provavelmente tem um orçamento X para executar seu projeto, certo? Se as coisas desandaram e gastos desnecessários forem tomados, não vai ter jeito de entregar o que estava previsto. Estabeleça um KPI de avaliação dos gastos durante cada fase e para cada equipe.

Quando o negócio identifica como o orçamento é executado e a aderência de cada time ao uso de suas verbas, fica mais fácil para os líderes avaliarem em que ponto os desperdícios ocorrem.

Satisfação

Como o cliente está recebendo as entregas do projeto? Quantas alterações estão sendo pedidas? Monitorar feedbacks do cliente é uma das principais formas de entender se o projeto está satisfatório e essa métrica será muito importante para entregas futuras.

Retorno sobre investimento

Um dos KPIs mais importantes da gestão de projetos é o Retorno sobre Investimento, mais conhecido como ROI. Esse índice retrata a rentabilidade do negócio para o cliente e é fator determinante para sua satisfação.

O ROI é medido quando se subtrai o investimento do respectivo retorno. Dividindo esse resultado pelo investimento inicial, chega-se facilmente à conclusão de que, quanto maior ele for, maior é a lucratividade do cliente. Nesse sentido, o indicador deve ser calculado no começo e no fim do projeto.

A primeira avaliação auxilia a empresa a alinhar expectativas e garantir uma visão mais abrangente sobre a qualidade do planejamento. Já após a entrega do projeto, a análise facilita a identificação de problemas e a criação de medidas que possam aumentar um ROI baixo.

Por que os indicadores são essenciais hoje em dia?

Os indicadores de desempenho – KPIsão mecanismos fundamentais para uma gestão moderna. No cenário atual, em que muitas empresas trabalham de modo contínuo para otimizar o fluxo de trabalho, o uso de métricas vem se disseminando em várias áreas.

Embora as empresas utilizem as mais variadas técnicas para obter sucesso em seus projetos, como, por exemplo, a estimativa PERT (Program Evaluation and Review Technique), ferramenta utilizada no gerenciamento de projetos para calcular a duração de uma determinada atividade, um conjunto de atividades, ou mesmo de todo um projeto, imprevistos podem ocorrer.

O KPI realmente ajuda no acompanhamento dos projetos, principalmente porque atualmente os projetos são a chave de sucesso de qualquer organização e tornam-se cada vez mais importantes e estratégicos para qualquer organização.

Os indicadores de gestão de projetos evitam que uma atividade complexa tenha alta chance de não chegar ao resultado esperado. No momento em que a empresa toma medidas abrangentes para identificar a performance dos times e a qualidade do fluxo de trabalho, os líderes conseguem avaliar como todos os fatores que contribuem para o sucesso de uma etapa estão influenciando o trabalho.

E, dessa forma, medidas podem ser tomadas para corrigir erros e perpetuar boas ideias. Ou seja: o uso de indicadores de gestão de projetos é fundamental para prevenir problemas, mitigar erros e conduzir a equipe na busca pelos objetivos de cada etapa com mais segurança.

E agora veja um vídeo sobre quantos projetos um gerente pode administrar de uma vez:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.