Kick of meeting: saiba como causar ótima impressão nessa reunião

Kick of meeting: saiba como causar ótima impressão nessa reunião

• 26/12/2019
• Robson Camargo

 

O que é kick off? Esse é um termo do futebol americano mas que tem grande relevância no mundo dos negócios também. No esporte significa o pontapé inicial de uma partida, já no meio corporativo ganha outra palavra que vai conceder também o sentido de estágio inicial: kick of meeting.

Mas se no mundo do futebol, o kick off não for lá dos melhores, ainda há a possibilidade de uma mudança de resultado ao longo da partida. Mas aqui  no meio corporativo é preciso tomar cuidado com um velho ditado que já citamos acima: a primeira impressão é a que fica.

Se realizada corretamente, a kick off  meeting pode ser crucial no sucesso da empreitada, garante comprometimento da equipe e sinergia entre todos os envolvidos.

Então o que é kick off meeting?

Mas enquanto kick off tem o significado de pontapé de saída, em kick off meeting o significadoéreunião de abertura. Ou seja, kick off meeting nada mais é que a reunião inicial para apresentação de um projeto pelo gerente de projetos para as partes interessadas, com a presença de todas as pessoas relevantes da equipe, incluindo o Sponsor (patrocinador).

Esse é um dos muitos encontros com diferentes propósitos que são realizados entre partes envolvidas durante o ciclo de vida de um projeto.

Normalmente essa reunião de kick off é realizada depois da fase do planejamento e antes da etapa de execução.

Há muitos gerentes de projetos que até podem não considerar uma reunião kick off imprescindível. Mas quem está antenado com as práticas mais atuais, fazendo parte ou não de um PMO (Project Management Office) ou Escritório de Projeto, sabe que uma kick off meeting pode sim ter uma boa parcela no sucesso do alcance de uma meta, promovendo um impulso extra de motivação e estimulando um maior comprometimento do “team”, concedendo informações sobre o que será necessário para a execução e objetivos a serem alcançados.

Aliás, kick off meeting, para o PMI® (Project Management Institute), é uma tática aprovada para iniciar um projeto que será bem sucedido. O PMI® é um instituto norte-americano onde são definidas e estudadas as melhores práticas do gerenciamento de projetos do mundo todo.

Inclusive, a reunião de kick off  é uma técnica de gerenciamento de projetos que ganhou abordagem na sexta edição no PMBOK® (Project Management Knowledge), que é o guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos, editado pelo PMI®.

A kick off meeting é uma boa ocasião para formar um time coeso, criar uma imagem positiva do projeto  e estabelecer uma atmosfera altamente energizada para preparar o terreno da execução.

Mas para chegar neste estágio, é preciso preparar a sua agenda kick off meeting projects.

 

Sugestão de passos  para a kick off meeting agenda:

- Defina metas, resultados e esclareça todos os pontos iniciais com quem faz parte das negociações anteriores à kick off meeting.

- Indique os membros da equipe antes de chegar na  kick off meeting.

- Defina quem deverá cumprir cada função.

- Comece o planejamento do projeto (com definições de escopo, cronograma, recursos humanos, comunicação, premissas e riscos, etc)

- Determine a agenda da kick off meeting e o cronograma.

Comece a organizar a sua kick off meeting

- Comece a desenhar a sua apresentação. Na reunião de kick off, projeto precisa ser claro, muito bem explicado e dinâmico. Para isso, lance mão de técnicas de apresentação. Além disso, na kick off meeting, slides ajudam a conseguir bons resultados, com dados precisos, relevantes e até um bom design, boas imagens e gráficos. Em alguns PMOs, pode existir, para a kick off meeting, template que poderá ajudar nesta elaboração.

- Determine os membros da reunião kick off.  Desde o time responsável pela execução, gerência geral, consultores, e especialmente o Sponsor, que terá papel importante e vai conferir com a sua presença a aprovação da organização para o projeto.

- Reserve o espaço adequado ao número de pessoas, determine dia, horário e equipamentos necessários.

- Essa reunião também poderá acontecer de forma virtual, quando for um projeto grande e que envolva membros em localizações geográficas distantes.

Durante a kick off meeting

Para a sua reunião de kick off management, é  importante fazer uma breve introdução e dar a palavra ao Sponsor, que fará uma participação curta, mas enfática, de modo que todos sintam-se observados por ele durante toda a execução do projeto. É como se ele falasse: “Conto com todos” ou “Estou de olho no desempenho de todos”. Talvez essas palavras sejam um tanto intimidadoras, mas o gerente de projetos poderá dar uma orientação sobre algo que dê esse sentido.

Todos os envolvidos deverão se apresentar e só então, o gerente de projetos começa a sua apresentação revelando escopo, metas, benefícios, prazos e recursos do projeto. Alguns desses dados já estarão no Termo de Abertura. Essa apresentação deve ser breve, mas cheia de energia, para dar um “gás” a todos.

Além disso, devem ser apresentadas na kick off meeting, o método de gerenciamento de projetos que será utilizado. Cascata ou Métodos Ágeis? A combinação das duas? Fique atento a isso no planejamento, uma má escolha da metodologia poderá afetar os resultados.

Outro ponto crucial é apresentar as formas de comunicação para integração de todos. Aliás, não só a equipe deverá ter acesso constante às informações do projeto, bem como os clientes também. Essa medida poderá até mesmo conceder mais segurança a respeito do andamento do trabalho, como fortalecer os laços com a equipe do projeto.

Não se estenda demais na apresentação, e se achar conveniente, reserve uma parte do tempo da reunião para esclarecimento de dúvidas. Caso seja necessário, o plano inicial do projeto poderá ser ajustado a partir das conclusões da reunião de kick off.

Importante é que na kick off meeting todos percebam a importância de sua parte dentro do todo do projeto. Cada um é importante. Todos devem entender que são peças da mesma engrenagem, e com o trabalho conjunto serão responsáveis pelo resultado final.

Percebeu a importância? Uma kick off meeting bem sucedida pode definir o tom para o restante do projeto.

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Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” Registered Education Provaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.