Matriz raci é a chave-mestra para seus projetos

Matriz raci é a chave-mestra para seus projetos

• 11/4/2019
• Robson Camargo

 

Quem faz o que e quando? Basicamente é esta pergunta que a Matriz Raci responde, quando nos referimos a projetos. A Matriz Raci, portanto, é uma ferramenta que auxilia na gestão de tempo e de pessoas e na distribuição de tarefas no decurso de um projeto.

A definição de papéis e atividades a serem desenvolvidos nos processos e projetos de uma empresa é essencial para que haja um bom aproveitamento das potencialidades de cada colaborador.

O que é Matriz Raci?

A matriz de responsabilidades (RACI) é um instrumento muito eficiente. Seu principal objetivo é a atribuição de funções e responsabilidades dentro de um processo ou projeto.

Sendo uma das mais importantes definições no gerenciamento de um projeto, as atribuições de responsabilidades e funções devem ser formalizadas e documentadas, a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe. Tais definições devem estar intimamente ligadas à definição do escopo de um projeto.

Derivada do inglês, a sigla RACI é a junção de quatro palavras:

Responsible (Responsável pela execução): É efetivamente quem trabalha na atividade.

Accountable (Autoridade para aprovar): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.

Consulted (Precisa ser consultado): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).

Informed (Precisa ser informado): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.

Com isso, é feito um mapeamento que garante uma boa organização para que todos consigam acompanhar como cada uma das fases de um projeto está se desenvolvendo. Um gestor mais perspicaz pode, ainda, utilizar essa disposição como forma de aprimorar a alocação de pessoas e recursos.

Como preencher Matriz Raci?

A partir da observação para dividir as responsabilidades inerentes ao projeto ou processo, faz-se uma tabela na qual são distribuídos os nomes dos membros da equipe e as etapas do projeto ou processo.

No cruzamento entre as linhas e as colunas, coloca-se a letra (R, A, C ou I) referente à atividade que aquele funcionário vai desempenhar em determinada fase do planejamento.

Nesse momento, é muito importante que nenhuma etapa ou colaborador sejam esquecidos, pois tudo deve se encaixar da melhor forma possível. Além disso, há algumas etapas que precisam ser subdividas devido à sua complexidade.

Uma regra básica da matriz RACI é que cada etapa deve ter, pelo menos, um responsável (R) e uma autoridade (A), mas nunca poderá haver mais de uma autoridade na mesma demanda para que não haja confrontos de decisões. Por outro lado, há tarefas que não necessitam de pessoas para serem consultadas (C) e nem informadas (I).

Quais são os objetivos dessa matriz?

A matriz RACI é extremamente útil ao se elaborar o Termo de abertura de projetos, e ainda tem as seguintes metas:

• manter a fluidez na execução do projeto ou do processo
• incentivar o trabalho em equipe
• evitar a procrastinação e a atribuição de vários responsáveis pela mesma tarefa
• organizar as tarefas de acordo com as habilidades pessoais
• identificar e minimizar as falhas de um projeto ou processo
• melhorar o fluxo e a qualidade dos processos internos.

Quais as vantagens que a utilização dessa matriz traz para as empresas?

A utilização dessa ferramenta tem algumas vantagens, como:

Elimina a confusão de papéis

Com a implantação dessa estratégia, a divisão transparente de tarefas mostra a cada um qual é, exatamente, a sua responsabilidade, o que elimina a confusão de papéis. Com isso, evita-se também que uma demanda fique com vários funcionários, enquanto outra fique sem nenhum.

Otimização do contato entre os colaboradores

Para que um projeto ou processo tenha um resultado satisfatório, é essencial que haja uma boa comunicação entre os membros da equipe responsável. A aplicação da matriz de responsabilidades estimula essa comunicação entre as funções a partir de um desmembramento de incumbências. Isso faz com que todos fiquem satisfeitos, pois ninguém será esquecido ou sobrecarregado.

Aumento do senso de responsabilidade

É muito comum que algumas atividades sejam deixadas de lado quando não se tem uma delimitação dos verdadeiros responsáveis por ela. Isso é bastante prejudicial no dia a dia de uma empresa, pois, com o tempo, a negligência se transforma em procrastinação e afeta a produtividade geral da equipe.

Aplicando-se a matriz RACI, cada um tem consciência do seu papel, o que aumenta o senso de responsabilidade e praticamente suprime a possibilidade de que uma etapa do projeto ou processo seja menosprezada. Assim, todos saem ganhando.

Implantar uma matriz RACI não é uma tarefa complexa. Exige apenas observação, comprometimento e organização para que se tenha o resultado pretendido. Então, utilize essa ferramenta para obter melhores resultados em sua empresa e ganhos extraordinários quando aplicado em todo o ciclo de vida do projeto.

Veja agora um vídeo sobre o que devemos fazer ao fim de um projeto:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.