PBS: entenda a funcionalidade dessa ferramenta em projetos

PBS: entenda a funcionalidade dessa ferramenta em projetos

• 07/05/2005
• Robson Camargo

 

Você sabe o que é PBS (Product Breakdown Structure) ou EAP (Estrutura Analítica do Produto)? E qual a utilidade dessa ferramenta em projetos?

Antes de entrarmos em mais detalhes, saiba que PBS consiste na representação gráfica da estrutura hierárquica dos produtos e subprodutos do projeto. Para compreender melhor, o PBS vem na forma de uma hierarquia. A hierarquia é composta pelos produtos, subprodutos e produtos finais.

O que é PBS?

Durante o planejamento do projeto é extremamente importante a prática da decomposição do trabalho ou do produto em partes menores, mais compreensíveis e, por consequência, mais facilmente gerenciáveis.

Com a decomposição, a equipe chega a estruturas hierárquicas que são valiosas ferramentas de gerenciamento de projetos, que servirão como entrada para os mais diversos processos de gerenciamento durante todo o ciclo de vida do projeto.

Dependendo da lógica empregada na estruturação da ferramenta, ela pode receber um nome diferente:

Caso a estruturação se dê através do detalhamento das “entregas” que o projeto irá demandar, essa ferramenta chama-se “Work Breakdown Structure” (WBS), também conhecida como Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Caso a estruturação se dê através do detalhamento do “produto” que o projeto irá entregar, essa ferramenta chama-se “Product Breakdown Structure” (PBS), também conhecida como Estrutura Analítica do Produto.

WBS e PBS são ferramentas conhecidas, presentes respectivamente no PMBOK Guide® (que possui um processo específico para a criação da WBS) e PRINCE2 (como parte do “Planejamento baseado em produtos”).

Quando se trata de métodos de planejamento de projetos, muitos gerentes de projeto se referem ao Prince2 (Projects IN Controlled Environments). Este método de gerenciamento de projetos amplamente utilizado, fornece todos os elementos essenciais para gerenciar um projeto bem-sucedido.

A estrutura analítica do produto (PBS) garante que todos os produtos necessários para um produto planejado sejam considerados durante o planejamento. Além disso, a PBS deve ser revisada inúmeras vezes para garantir que nenhum componente seja esquecido.

Ao adotar a estrutura analítica do produto, podem-se projetar com precisão os requisitos de um produto, projeto ou sistema. O PBS também permite que seus usuários vejam os resultados de um produto e, por sua vez, proporcionem uma maior compreensão do objetivo em questão.

Como criar a PBS?

Para criar a PBS é necessário, em primeiro lugar, identificar os requisitos que o cliente do projeto tem para o produto que será criado no âmbito do projeto.

Uma vez identificado o produto que o cliente deseja, é necessário identificar os produtos necessários para construir e dar suporte ao produto do cliente. Nestes últimos incluem-se os produtos decorrentes das atividades de gestão do projeto (por exemplo planos e relatórios).

O desenvolvimento da estrutura de funcionalidades do produto (EFP / PBS) permite o conhecimento mais preciso em relação ao âmbito / escopo do produto sendo por isso um passo determinante para que se consiga criar um calendário de projeto com alguma aderência à realidade.

A PBS é desenvolvida com base na Declaração do Âmbito / Escopo de Projeto (SOW) e na Documentação dos Requisitos.

Deve assegurar-se que a totalidade dos requisitos apresentados no SOW e na documentação de requisitos estão incluídos na PBS antes de estabelecer a linha base para o calendário e consequente cronograma de projeto.

Como se constrói a PBS?

O diagrama hierárquico das funcionalidades do produto deve começar a ser construído de cima para baixo. A caixa de nível superior representa o produto global, os produtos subsequentes são chamados de produtos intermédios, e os produtos referidos na linha inferior da PBS são chamados produtos simples.

Produtos já existentes, ou que sejam fornecidos por fornecedores externos, podem ser representados por uma caixa em forma de elipse em vez de retangular de forma a facilitar a sua distinção em relação aos restantes produtos.

Algumas dicas em relação à criação da PBS:

• Verifique se todos os produtos necessários para satisfazer a necessidade do cliente se encontram identificados na PBS;
• Verifique se todos os produtos que serão fornecidos por terceiros estão identificados;
• Lembre-se que cada produto fornecido por uma entidade exterior ao projeto é um risco que deve ser identificado e devidamente gerido.

Por vezes é difícil começar a criar a PBS. A melhor forma de construí-la é com base nos entregáveis do produto ou serviço que se pretende criar. Para isso, o nível superior da PBS é o produto final descrevendo nos níveis subsequentes os respetivos subprodutos.

A PBS não deve ser demasiado genérica (porque, nesse caso, não atenderá os propósitos para os quais foi criada), nem demasiado detalhada (porque se torna difícil de gerir). Embora dependa da complexidade do produto ou serviço a desenvolver, uma PBS deve ter entre 3 a 5 níveis.

Compreendeu o que é PBS e como construí-lo? Viu como essa ferramenta é importante para os projetos?

Se ficou alguma dúvida, entra em contato com a gente!

Agora fique com um vídeo onde explico o que é WBS ou EAP:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.