Como fazer uma excelente gestão de custos

Como fazer uma excelente gestão de custos

• 26/2/2019
• Robson Camargo

 

Como controlar o que o patrocinador do projeto está disposto a pagar com o valor monetário que o projeto precisa para ser executado? Como podemos controlar esses custos? Pois bem, essa questão pode ser resolvida com uma correta gestão de custos em projetos.

É bom lembrar também que uma parte essencial da gestão de projetos é a boa administração dos custos. Gestores precisam cuidar meticulosamente dos seus orçamentos, a fim de evitar que os gastos previstos no início do projeto saiam do controle e acabem prejudicando os resultados finais. Veja como evitar que isso aconteça!

O que é gestão de custos?

De acordo com o PMBOK®, a gestão de custos de projetos agrega os processos que envolvem planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos que serão necessários para a conclusão do projeto a partir de uma previsão orçamentária.

É uma área importante para garantir que todos os custos empreendidos no projeto estejam dentro do que o patrocinador está disposto a desembolsar. Além disso, o gerenciamento permite ter uma visão dos custos de acordo com as atividades realizadas, sendo possível comprovar e justificar os gastos com determinados recursos.

Para entender melhor o que é gestão de custos em projetos: é a arte de administrar os valores monetários do projeto, através do levantamento das necessidades financeiras e do controle desses gastos para alinhar o que foi estipulado com o que realmente foi gasto, sempre observando as melhores escolhas para o que o projeto precisa.

Como funciona o gerenciamento de custos?

O gerenciamento de custos é o processo de estimar, alocar e controlar os gastos de um projeto. Ele permite às empresas projetar as despesas futuras, com o objetivo de reduzir as chances de elas ultrapassarem o budget.

Os custos do projeto são calculados durante sua fase de planejamento e devem ser aprovados antes dos trabalhos começarem. Com o plano sendo colocado em execução, todas as despesas devem ser documentadas e rastreadas, para que tudo permaneça dentro do orçamento inicial.

Quando o projeto for concluído, os custos projetados devem ser comparados com os custos reais, fornecendo um ponto de referência para futuros projetos e estimativas de budget.

O guia de conhecimento PMBOK® divide o processo de gerenciamento de custos em quatro etapas, que buscam assegurar que o projeto seja concluído dentro do orçamento previsto. Veja quais são as etapas do processo de gestão de custos:

1 - Planejamento de recursos

Tudo começa com a elaboração do que será preciso durante o projeto. Ou seja, a quantidade de funcionários, se será preciso contratar terceiros, se os equipamentos que a empresa possui serão suficientes ou se é preciso adquirir novos, quais materiais serão necessários etc.

O planejamento dos recursos deve ser minucioso, detalhando também a quantidade de cada item que será utilizado. Não se preocupe em pegar orçamentos nessa hora, mas foque seus esforços em programar, a partir das etapas do projeto, tudo o que será necessário para completar cada uma delas.

2 - Estimativa de custos

Com o planejamento de recursos feito, passamos para a estimativa de custos. Obviamente, esse não é um valor aleatório, e deve ser determinado por meio de um estudo de quanto custará cada recurso necessário.

É aqui que você começa a ter contato com os valores envolvidos no projeto e deve aproveitar esse momento para pedir orçamentos e avaliar qual será a projeção de gastos do empreendimento.

3 - Orçamento dos custos

Apesar de soar parecida com a etapa anterior, o orçamento de custos se difere das estimativas, pois é nesse momento que você conseguirá prever, com exatidão, qual será o investimento necessário para a conclusão do projeto.

Os fornecedores são escolhidos, valores são fechados e você terá em mãos o valor total para realizar o projeto e levar para aprovação do cliente. Como podem ocorrer variações no orçamento ao longo da execução, veja o que fazer na próxima etapa.

4 - Controle dos custos

O controle dos custos é o acompanhamento, ao longo da execução do projeto, dos gastos reais. É nesse momento que documentamos todas as despesas realizadas e rastreamos todos os gastos regularmente, para manter o projeto dentro do orçamento aprovado.

O gestor deve acompanhar pessoalmente todos os custos, desde a compra dos materiais até o pagamento de empresas terceirizadas, certificando-se de que o dinheiro está sendo utilizado para a finalidade proposta e evitando que os gastos extrapolem o que foi estimado.

5 - Etapa extra: estudo dos custos

O gerenciamento de custos acaba com o controle, mas após o término do projeto é muito importante fazer o estudo dos seus gastos.

Isso porque pode acontecer, por exemplo, de um projeto ficar dentro do custo estimado, porém, não em razão do gerenciamento ter sido correto, mas porque no fim das contas uma das áreas gastou mais do que o previsto, enquanto outra gastou menos.

A partir daí, é possível constatar se a gestão de custos do ponto de vista do planejamento estratégico foi bem-sucedida, qual o seu nível de precisão e no que ela pode ser aprimorada para os projetos futuros.

 

Como otimizar os custos de um projeto?

1 - Faça revisões no orçamento

Um projeto rodando sem um gerenciamento frequente dos custos está fadado ao fracasso. Isso previne que sua estimativa fuja muito do previsto, pois um sobrecusto de 10% é mais fácil de ser corrigido do que um de 50%. Ao analisar constantemente seu limite de gastos, as chances de manter seus custos dentro do orçamento aumentam consideravelmente.

Reveja o uso de recursos: assim como o orçamento precisa sempre ser revisto, é essencial fazer o mesmo com os recursos utilizados. Reveja o número de pessoas trabalhando no projeto e as necessidades futuras dele semanalmente. Fazendo isso, você garante que está usando por completo os recursos que possui e que terá em mãos tudo o que será necessário para concluir o projeto.

2 - Mantenha sua equipe informada

Sempre informe o time sobre as previsões de custos do projeto. Uma equipe informada possui maior controle das atividades e, portanto, dos gastos feitos.

3 - Gerencie o escopo do projeto meticulosamente

Trabalhos não planejados podem aparecer sorrateiramente, fazendo o número de horas gastas aumentar e o orçamento sair do controle. É preciso cuidar para que as horas definidas no escopo sejam respeitadas, criando pedidos de alteração para aqueles trabalhos que não estiverem cobertos pelos requerimentos iniciais do projeto.

O gerenciamento de custos deve ser parte essencial da gestão de um projeto. Gestores que cuidam dos seus budgets com zelo conseguem manter clientes e diretoria satisfeitos e, portanto, realizar projetos e obter uma carreira de sucesso.

E, para simplificar tudo isso, vale sempre contar com a ajuda de um sistema de gestão, que torne o controle das atividades e dos gastos envolvidos muito mais ágil e prático.

Ferramentas para Gestão de Custos em Projetos

Há várias ferramentas que podem ajudar um gerente a fazer a gestão de custos de seus projetos como: calculadoras, planilhas e documentos impressos.

No entanto, essas ferramentas exigem que o gerente fragmente o gerenciamento dos custos, fazendo cada parte em um lugar diferente. Porém, há softwares que integram todas essas funções (inclusive as de gestão de tempo e escopo) em um só lugar.

Veja algumas dessas funcionalidades que podem auxiliar na automação do gerenciamento de custos:

Custo estimado x custo real: essa função permite que o gerente de projeto coloque o custo estimado e faça lançamentos durante a execução do projeto, gerando gráficos de porcentagem e uma comparação para saber se o valor estipulado está sendo respeitado (e dentro dos prazos estimados).

Prazo é um item que costuma preocupar bastante, mas você já deve ter ouvido falar em estimativa pert e, portanto, já deve saber como resolver esta questão!

Cálculo de custo de mão de obra: calcula automaticamente qual o custo que cada colaborador vai ter durante a execução do projeto, basta inserir o valor da sua hora trabalhada. Assim você pode simular esses gastos e incluir valores mais exatos na etapa de estipular custos.

Documentação do projeto: todos os processos da gestão de custos em projetos exigem que muitos documentos sejam consultados, como o plano de gerenciamento de custos, o termo de abertura do projeto e os documentos gerados no final de cada processo. Com um software de gestão de projetos é possível armazenar todos esses documentos em um só lugar, assim todos os envolvidos no projeto têm facilidade em acessar esses materiais.

Porém, não existe fórmula mágica. Você compreendeu a importância da gestão de custos na tomada de decisão de uma empresa? Viu como a Gestão de Custos é um trabalho importante, que pode trazer resultados incríveis, mas que também exige muito esforço de dedicação?

Se ficou alguma dúvida, manda pra gente que te ajudaremos!

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Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

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