PMO X profissionais de gerenciamento de projetos: sabe qual a diferença?

PMO X profissionais de gerenciamento de projetos: sabe qual a diferença?

• 08/11/2019
• Robson Camargo

 

Muitas pessoas fazem ainda fazem confusão entre o que é PMO e Gerente de Projetos.

Antes de mais nada é preciso dizer que ambos são termos usados para papéis desenvolvidos no âmbito de Gerenciamento de Projetos, porém com diferentes atuações. É muito comum algumas pessoas dizerem “Fulano de tal é o PMO do projeto x” – se referindo à pessoa que toca, que gerencia o projeto. E na grande maioria das vezes essa forma está incorreta.

Veja abaixo, o que significa PMO e a diferença do papel do Gerente de Projetos.

O que é PMO?

Ao pesquisar “PMO meaning”, ou seja, o significado de PMO, você vai descobrir que não se trata de uma pessoa ou qualificação profissional. PMO, o que é então? Trata-se da sigla de Project Management Office, ou seja, é o escritório de projetos de uma empresa.

Apesar de PMO ser o Escritório de Projetos, essa sigla é utilizada também pelo profissional que trabalha no escritório de projetos, que seria então o Project Management Officer – perceba com um “r” no final.

Neste caso, quando alguém pergunta: como me recolocar no mercado de trabalho como PMO? Ela não está errada em sua colocação.

Mas voltemos ao Escritório de Projetos, o que é? É uma estrutura organizacional que dá suporte, que cria a metodologia e que é o guardião deste conhecimento referente à Gestão de Projetos na organização, pois audita e apoia os trabalhos dos gerentes de projetos.

E por que o PMO é importante em uma organização?

Porque existem muitas estatísticas que apontam que uma grande parte dos projetos que não seguem diretrizes não alcançam suas metas de tempo, escopo ou prazo. Essas falhas podem surgir por erros, que vão desde planejamento, até estimativas equivocadas e muitos outros motivos que podem ser evitados. Por isso, adotar processos e metodologias de gerenciamento de projetos não só vão ajudar muito a evitar essas falhas, mas principalmente garantir o sucesso do projeto.

Para entender melhor, o PMO é um departamento dentro da empresa que desenvolve processos, templates, modelos de trabalho que auxiliam os Gerentes de Projetos da empresa a terem um melhor resultado. E sua forma de atuação pode ser de 3 maneiras: controle, consultivo ou direito.

• PMO de controle é o famoso “caguetão”, ou seja, o PMO atua como um fiscalizador quase que obrigando os gerentes de projetos a utilizarem a metodologia implementada na empresa.
• PMO consultivo é o “mais legal”, porque ele atua ajudando os gerentes de projetos como se fosse um Coach para os Gerentes de Projetos.
• PMO diretivo é o modelo onde os profissionais que compõe o “departamento” de PMO gerenciam projetos diretamente, e aí é que muitas confusões se estabelecem nas empresas.

Os mais comuns são os dois primeiros modelos. Sendo assim, podemos dizer, que a função do PMO é:

- Implementar a padronização de metodologias e ferramentas

- Fornecer indicadores de monitoramento de  projetos

- Dar suporte e acompanhamento aos gerentes de projetos

- Definir métricas

- Comunicação dos projetos de um Portfólio para a alta administração

- Realizar auditoria dos trabalhos do gerente de projetos

- Prover treinamentos de gestão de projetos

- Realizar serviços de governança sobre os projetos que forem escolhidos

- Gerenciar desempenho

Além disso, o PMO também deve olhar o que o mercado está utilizando, o que tem de novidades, de forma a capturar e divulgar as “best practices” (boas práticas) internamente.

Essas boas práticas são referências a projetos bem-sucedidos, que aconteceram na própria empresa ou em outras organizações externas, que podem e devem ser repetidas em futuros projetos. E até mesmo apontar se o projeto está sendo direcionado para algo que, no passado, não foi bem sucedido, e, assim, ter a oportunidade de mudar o rumo.

Além disso, o PMO pode  ser o centro de informações de todos os projetos de uma diretoria ou de toda a empresa, mostrando como estão os projetos por ele monitorados - é o que chamamos de Gestão de Portfólio de Projetos.

Para que isso funcione, o PMO participa de reuniões de status junto com os gerentes de projeto ou então simplesmente solicita aos gerentes de projetos o Status Report, semanalmente, para poder alimentar esse grande painel onde constará todos os projetos acompanhados pelo PMO, onde na maioria das empresas, são monitorados apenas os estratégicos e mais importantes.

Para reforçar: o escritório de projetos, PMO, é, portanto, o verdadeiro centro de excelência que ajuda os profissionais de gerenciamento de projetos a melhorar os resultados e por consequência os resultados da empresa como um todo.

O que é PMI e PMO?

Mas se existe confusão entre PMO e gerente de projetos, imagine entre PMI e PMO, que são siglas muito parecidas?!

Enquanto PMO significado é Project Management Office, PMI® é a sigla de Project Management Institute®, que é o instituto mais conhecido mundialmente na área de Gerenciamento de Projetos, que publica a cada quatro anos o Guia PMBOK ®, onde está reunido as melhores práticas do gerenciamento de projetos. Além disso, o PMI® possui um processo de certificar profissionais da área, como a certificação PMP® (Profissional de Gerenciamento de Projetos), que é uma das mais conhecidas e solicitadas pelo mercado.

Com reconhecimento total de suas certificações e atualizações no mercado, o PMI® está sediado nos Estados Unidos e, de lá, fomenta seus conhecimentos para todo o mundo.

 

Gerente de projetos profissionais: o que é PMO em gestão de projetos?

Se a definição PMO é Project Management Office e faz tudo isso que dissemos anteriormente, quem é e o que faz o Gerente de Projetos?

O profissional Gerente de Projetos é quem tem a responsabilidade de tocar o projeto propriamente dito, de planejar, reunir as pessoas, liderar e gerenciar sua execução. Não é, necessariamente, o responsável técnico daquele pelo projeto, aliás, o gerente de projetos, a rigor, não precisa ter o conhecimento técnico específico ligado ao tema central do projeto, mas certamente, se tiver, vai ajudar muito.

É claro que ele vai precisar ter uma formação em alguma área específica, porém, também vai precisar de outros requisitos.

Ele precisa ter a capacidade de montar a melhor equipe de pessoas capacitadas para o projeto a ser desenvolvido, saber negociar e motivar essa equipe, precisa ter perfil integrador e ter habilidades humanas, como capacidade de liderança (eu me arrisco a dizer que esta é para lá de fundamental). As chamas habilidades comportamentais, ou soft skills.

Aliás, um detalhe: “As pessoas são contratadas pelo conhecimento técnico que tem e demitidas pelas competências comportamentais, que não tem!”.

Além disso, ele precisa ser sistematicamente focado no objetivo do projeto, lidar com problemas que vão surgir no dia a dia do projeto, problemas administrativos e, as vezes,  até pessoais.

Para reforçar imensamente essas qualificações, ele pode ter a Certificação PMP® (Project Management Professional), concedida pelo PMI®. O qual sugiro fortemente.

Como implantar um PMO? Sua empresa precisa de um?

Muitos empresários podem se perguntar se eles precisam ter escritório de gerenciamento de projetos em sua organização.

Minha resposta: vai depender da demanda de projetos realizados pela empresa.

Muitas vezes, para colocar essa área para rodar, nem vai depender de um “curso PMO”. Talvez uma consultoria de gestão de projetos, de um consultor experiente possa ajudar muito para que a implantação seja bem sucedida.

É claro que baseados em dados que um PMO pode produzir diminuição no fracasso dos projetos,  aumento de produtividade, projetos entregues no prazo e redução de custos em projetos, muitos empresários podem ficar verdadeiramente  estimulados a investir na  ideia desta implantação.

Mas antes de implantar um PMO em sua organização, a dica é que seja definida a sua necessidade, quantos projetos a empresa implementa e se justifica ter essa área de apoio, e ainda, qual o perfil necessário dos profissionais que irão compor o PMO, e depois ver quantos e quem irão compor essa área.

Então, primeiro é preciso analisar muito bem essa questão, porque o PMO precisa ser customizado para que se encaixe no que a empresa precisa.

Análise do estado atual

Na fase inicial de implantação, é muito importante envolver as partes interessadas (stakeholders) e suas expectativas, para então, estabelecer os objetivos certos.

Os stakeholders incluem gestão e executivos, gerentes de projetos e controllers, assim como outros colaboradores.

Em seguida é preciso estudar os pontos fracos nos métodos já existentes na empresa,  conhecer os  tipos de projetos, os processos e as ferramentas utilizadas pelos gerentes de projeto.

Qual o conceito do PMO?

Neste passo, será preciso definir atividades, áreas de responsabilidade do PMO e competências, posição hierárquica em que o PMO será encaixado e o time que irá compor o PMO.

Mas além disso, também é preciso definir qual o tipo de Escritório de Gerenciamento de Projetos: Suporte, Controle ou Diretivo.

PMO Interno

O PMO interno é quando há a necessidade de criar um próprio departamento interno para ser o guardião das melhores práticas do gerenciamento de projetos,  como estamos abordando agora.

Esse departamento faz um diagnóstico para identificar a cultura da organização, conhecer o que os profissionais oferecem e a partir daí gerar os padrões, processos e templates. Pode ser mais demorado, mas também tende a ter um nível de aceitação maior entre os profissionais da empresa.

Por isso, ao implantar um PMO interno é importante que toda a empresa tome conhecimento.

Existem três possibilidades, que dependem das demandas e tamanhos das empresas:

Estação meteorológica

Coleta as informações de status dos projetos, consolida e passa para a direção. É um modelo onde se reúne informação objetiva sobre todos os projetos que estão sendo desenvolvidos.

Pode ser composto por uma pessoa ou um grupo de pessoas; depende da quantidade de projetos que estejam sendo desenvolvidos por aquela organização.

Torre de Controle

Tem mais funções que a estação meteorológica, pois contempla definir uma metodologia de gestão de projetos, desenvolvimento de templates, processos e maneiras de suporte para os gerentes de projetos.

Fonte de Recursos

Esse tipo de escritório de projeto faz desde a priorização, seleção, gerenciamento de portfólios e recursos, autorização dos projetos a definição de processos, além de acompanhamento e auditoria dos projetos.

PMO terceirizado

Além destes tipos citados acima, também há como implantar um PMO em sua organização no formato terceirizado.  

É uma maneira de usar o conceito de um PMO onde há a contratação de alguém de fora, uma consultoria, que vai aplicar um método definido para toda a organização, para uma área, para alguns projetos ou apenas para um projeto específico. Costuma ser mais rápido e mais econômico. Essa consultoria normalmente procura utilizar a metodologia que mais se adeque aos tipos de projeto e modelo da organização contratante.

 

 

PMO Projetos: hora de colocar planos em ação

Ao implantar os templates, processos e métodos, pode ser preciso providenciar a estrutura de TI, sistemas, softwares específicos, além de prover treinamentos para os colaboradores e prepará-los para as estruturas futuras contratadas.

Na próxima fase, o PMO precisa assumir funções regulares, dar início a seu funcionamento e monitorar o seu andamento e resultados . Inicialmente, porém, o sponsor deste projeto, normalmente um diretor forte, terá “empoderar” o PMO perante a organização para que tudo funcione.

Uma vez implementado, o PMO deve sempre olhar para fora, outras empresas, em um processo de melhoria contínua, visando o aumento da qualidade dos projetos, dos produtos e serviços entregues aos clientes internos, como gerentes de projetos.

É claro que como tudo, a implementação do PMO pode gerar certas dúvidas inicialmente, e depois, uma fase posterior de encantamento virá somente quando começar a mostrar seus resultados, e com isso o devido reconhecimento de suas vantagens.

 Alguns números de pesquisas realizadas

Em 2009, André Barcauí e Osavaldo Quelhas, fizeram uma pesquisa muito interessante, feita com 2.567 pessoas de todo o Brasil: consultores, gerentes de projeto, professores e profissionais da área. Apesar de fazer 9 anos da data da pesquisa, ela ainda representa muito do que vemos no mercado atualmente, foi muito bem feita e vale a pena conferir alguns números. Veja a seguir.

 

Com esses números percebe-se que o constante trabalho de aperfeiçoamento dos profissionais que trabalham com projetos, por meio de treinamentos e palestras, assim como um trabalho de consultoria para apoiar a empresa a implantar um PMO ou uma Metodologia ajuda em muito a encurtar o caminho para o aumento do sucesso nos projetos dentro das organizações.

Se pudermos ajudar, não hesite em nos contatar, pois teremos enorme prazer em poder ajuda-lo.

Gostou do artigo? Espero ter ajudado. Caso ainda tenha dúvida, me procure no LinkedIn ou envie uma mensagem para o meu e-mail robson@robsoncamargo.com.br ou acesse o meu site: robsoncamargo.com.br.

Sobre o autor:

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.