4 tópicos indispensáveis para um business case bem fundamentado

4 tópicos indispensáveis para um business case bem fundamentado

• 5/7/2018
• Robson Camargo

 

No gerenciamento de projetos, quando você quer apresentar uma argumentação bem elaborada a respeito de uma nova ideia, de um projeto a ser desenvolvido, uma boa saída é elaborar um business case.

Mas o que é um business case?

O business case ou caso de negócios, é um documento ou até mesmo uma proposta verbal bem fundamentada para incentivar a tomada de decisão ou ação a respeito de um negócio, desenvolvido durante os estágios iniciais  de um projeto e descreve o porquê, o que, como e quem é necessário para decidir se vale a pena ou não tocar adiante.

Se você é gerente de projetos e consultar: “business case, o que é?”, vai obter a resposta do PMI® (Project Management Institute) que esse documento vai servir para justificar ou não  o investimento em um projeto. E para quem ainda não sabe, o PMI é o instituto mais renomado mundialmente nas boas práticas do gerenciamento de projetos.

Mas em sua dimensão mais simples, o business case pode também ser apresentado apenas oralmente, sem necessidade de papéis, para ações de curto prazo e que trarão benefícios imediatos.

Mas nem sempre os projetos podem ser defendidos de forma tão simplicada. Para isso, é fundamental a construção de um business case bem eficaz e explicativo, cuidadosamente construído, com as partes interessadas, expectativas a serem atendidas, indicativos de sucesso, benefícios, previsão de entregas e outros dados.

Como fazer business case?

Para quem trabalha em um Project Management Office (PMO), business case pode até ter modelos a serem seguidos, especialmente em grandes corporações que trabalham com demandas muito grandes de investimentos e múltiplos projetos.

Ou você pensa que business case para Ambev ou outras grandes empresas não é um procedimento até mesmo comum em qualquer projeto a ser executado?

Ter um business case exemplo pode adiantar alguns passos na montagem dessa argumentação, porque o gerente de projetos vai que saber exatamente que respostas buscar a questões como: qual o custo de um projeto, retorno do investimento, fluxo de caixa e diversas outras perguntas que certamente o Sponsor (patrocinador) fará, antes de dar o seu aval a qualquer empreitada.

Basicamente em um business case template, 4 tópicos são essenciais para um documento bem elaborado, que vai fornecer informações sobre riscos e recompensas envolvidos na tomada de ação, com abordagens viáves para a implantação do projeto:

• Números: quais são as receitas para tocar esse projeto e as despesas e resultados esperados financeiramente após implementação deste novo produto, serviço ou solução para um problema?
• Pessoas: quais são os profissionais que farão parte do projeto? Há profissionais especializados em cada setor necessário do projeto? Quem vai dar o respaldo?
• Mercado: qual é o momento e comportamento do mercado para esse projeto? Tem demanda? Vai inovar? Vai gerar interesse? Baseado em quê? Estudos e pesquisas?
• Produtos ou serviço: o que esse novo produto ou serviço vai oferecer de inovação ou benefício para os usuários? O que vai solucionar?

O business case precisa reunir os benefícios, as desvantagens, custos e riscos da situação atual e projeção do futuro.

Por isso, com uma boa base em dados de análise de mercado, fatores econômicos, viabilidade financeira, ficará muito mais fácil justificar um projeto.

Por isso, o business case vai servir como uma excelente ferramenta para transmitir a ideia do projeto e até para obter financiamento.

Como resolver business case?

Mas mesmo quando falamos em business case template, estamos dando uma ideia geral de como pode ser feito o documento, porque cada projeto vai exigir sua pesquisa, de acordo com seu segmento de mercado.

Você pensar em seguir essa linha condutora no seu documento:

- Objetivo do documento

- Objetivo do projeto

- Necessidades a serem atendidas com a realização do projeto

- Governança

- Análise competitiva

- Stakeholders e custos

-  Recursos humanos

Fique atento especialmente ao item de projeções financeiras, especialmente no caso de um financiamento,  que deve estar orientados para um período de 3 a 5 anos.

Mas lembre-se que o documento não deve ser tão extenso, até 3 páginas é o suficiente, mas nele devem ser transmitidos o essencial para demonstrar valor e benefícios.

Embora fique focado mais na figura do sponsor e do gerente de projetos, o business case  deve contar com a colaboração  também da equipe que será envolvida e de especialistas de outros setores que ficam em sua órbita, como TI, RH e financeiro.

Depois de seu projeto aprovado após a elaboração do business case, agora é partir para outra etapa: planejar e se preparar para a reunião de kick off, para “vender o peixe” para outros stakeholders e sua equipe.

Gostou do artigo? Foi útil para você? Quer mais explicações? Me procure no LinkedIn, por e-mail ou aqui no site: robsoncamargo.com.br

Mas agora aproveite também para ver um vídeo com o tema “Sponsor do projeto: qual o momento certo para envolvê-lo na solução de problemas”:

 

Grande abraço!

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

 

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.