Kick off: conheça 10 dicas para uma reunião bem-sucedida com seu cliente

Kick off: conheça 10 dicas para uma reunião bem-sucedida com seu cliente

• 19/11/2019
• Robson Camargo

 

Kick off meeting. É uma expressão em inglês que significa reunião de kick off ou reunião de Início do Projeto – é o ponta pé inicial. Esse é um momento essencial dentro do ciclo de vida de um projeto, porque é nesta ocasião em que todas as necessidades dos projetos são alinhadas com todas as expectativas de todos os stakeholders, como a equipe de projetos e os clientes, além de ser feito do devido empowerment ao Gerente do Projeto.

O que é kick off?

Kick off pela tradução  literal é o pontapé inicial, inspirado nos termos do esporte, em geral o futebol, que nós tanto conhecemos, ou futebol americano, é quando o atleta dá o primeiro toque na bola no início da partida.

No universo corporativo, a reunião de kick off também representa um início. É o momento em que todos os participantes, inclusive o Sponsor, validam os objetivos, recursos, restrições, prazos, entregáveis  e cronogramas referentes ao projeto em questão.

Esse é um evento que acontece logo após o planejamento, e só depois disso é que toda a equipe parte a execução do projeto.  O planejamento pode ser realizado com o Canvas, PM Visual ou um detalhamento mais aprofundado. Eu sei que muitos fazem o Kick off no início do planejamento em muitas empresas, mas estou falando do Kick off no início da etapa de EXECUÇÃO. Essa é a que julgamos como sendo a mais importante.

Para uma reunião de kick off produtiva, além do bom planejamento do projeto, também é necessária a devida preparação, já que é neste momento em que o gerente de projeto deve apresentar tudo a respeito do projeto.

Não é exatamente que essa inicialização vai garantir todo o sucesso do projeto, mas começar bem já faz uma grande diferença, porque nesta hora as partes envolvidas discutem e validam as estratégias que foram pensadas até aquele momento, obtêm autorização de certas áreas,  amplia-se a visão da equipe a respeito do que o sucesso do projeto pode implicar, e principalmente, tem o Sponsor dizendo “ai daquele que não cumprir a parte que lhe cabe!”. Só que, claro, não com essas palavras, obviamente.

Ou seja, na reunião kick off, projeto ganha dimensão porque o gerente de projeto prepara todo o cenário e também atrai a atenção e o engajamento necessário de todos. Lembre-se de que algumas técnicas de apresentação são importantes para serem utilizados nesse momento.

Além disso, para trabalhar nas questões relativas à agenda e desenvolvimento do projeto, o gerente pode também usar diversas ferramentas de gestão de projetos, como o Canvas de Projetos do PM VISUAL, o Ms Project, o WBSChartPro, entre outras.

Kick off: apresentação deve ser impactante

Uma reunião kick off bem planejada deve conter as apresentações gerais de todo pessoal que vai atuar no projeto, qual o propósito do projeto, objetivo, entregas, cronograma, ou seja, o plano do projeto completo, além dos fatores-chave do projeto, ferramentas colaborativas que serão utilizadas, atribuições de funções e esclarecimentos de eventuais dúvidas que poderão surgir.

O gerente de projetos pode ter todo esse material impresso ou apresentá-lo também em um power point bem feito e elegante, respeitando sempre os padrões da empresa.

O próximo passo é partir para a reunião em si. Ao dar a palavra ao Sponsor na abertura da reunião, ele já vai estimular o ânimo dos envolvidos com frases certeiras, como: “Eu conto com o apoio de todos para o sucesso deste projeto!”, “Eu vou acompanhar cada passo deste projeto e estarei à disposição de todos!”. Se o Sponsor não souber o que dizer, o próprio gerente de projetos poderá fazer uma “colinha” para ele.

O importante é que a turma sinta que se a coisa não acontecer, o gerente terá o apoio de um executivo, para o qual ele poderá enviar aquele e-mail “motivacional”, ou seja, o e-mail da cobrança do devedor por alguma atividade não realizada com cópia para o Sponsor. Eu sei que é chato e não deveríamos escalar, mas em alguns casos não tem outra alternativa. E saiba, esse é um dos segredos do sucesso de um projeto. Mas saiba utilizar esse canal com prudência e responsabilidade, e não a toda hora, para qualquer coisa.

Na reunião de kick off, o Sponsor faz a abertura, mas é o gerente de projetos quem precisa fazer uma bela apresentação de tudo que envolve o projeto. O Sponsor fala 30 segundos ou 1 minuto, e os outros 20 a 30 minutos, no máximo a bola fica com o gerente do projeto.  E aí, já envolve outro aspecto que é pertinente ao apresentador. Portanto, se você não se sente muito preparado para isso, procure um curso de Técnicas de Apresentação. Na RC ROBSON CAMARGO PROJETOS E NEGÓCIOS nós temos um, ótimo. Claro que sou suspeito para falar, mas é muito bom mesmo.

 

 

Vamos falar agora de 10 dicas de comunicação que podem ser utilizadas para a reunião de kick off:

1. As ideias precisam ser apresentadas de maneira clara, organizada e dinâmica. Ou seja, a reunião precisa ter começo, meio e fim.

2. O gerente de projetos  precisa internalizar a sua mensagem e ter todas as respostas na ponta da língua, ou seja, estude a sua apresentação para que ela seja natural.

3. Liste os pontos que serão abordados no encontro, revele como a reunião será conduzida e até mesmo sua duração. Assim, as expectativas já ficam alinhadas.

4. É preciso lembrar que o projeto precisa ser inteiramente apresentado em uma reunião de kick off, em cerca de mais ou menos 30 minutos, para manter uma dinâmica em que o ritmo não seja perdido e a equipe mantenha-se motivada, energizada e focada.

5. Um bom início de uma reunião de kick off é aquele em que se atrai a plateia pelo aspecto emocional. Aqui um power point caprichado, com 10 a 15 slides, com belas imagens ou gráficos claros e atrativos é importante. Mostre o contexto em que o projeto está inserido, os objetivos do projeto, o escopo, o cronograma, custos, a equipe de desenvolvimento do projeto, o plano de reuniões e os riscos. As pessoas precisam enxergar além do que já sabiam.

6. Chame a atenção logo no início como uma frase bombástica, que atraia o interesse da sua plateia. As pessoas precisam ser conquistadas, começar a desenvolver paixão pela ideia. É preciso aqui usar gatilhos mentais que as façam trocar o racional pelo emocional, usarem o sistema límbico, que é a parte do cérebro responsável pelas emoções e os comportamentos sociais.

7. Apresente um dado inesperado, que seja verdadeiro,  e que faça link com o seu projeto. Se, por exemplo,  o projeto é para melhoria do sistema logístico da empresa, pode ser usada uma informação assim: “A empresa está tendo uma perda de 15 toneladas por semana no processo logístico atual”. Mas lembre-se esse dado precisa ser verdade.

8. Revele que todos fazem parte da mesma engrenagem, e que cada um é importante para o sucesso do projeto. Se achar que é possível e que cabe, crie alguma dinâmica rápida para que a equipe e clientes percebam a importância de cada um dentro do processo. Isso ajuda a melhorar o sentimento de fazer parte e o engajamento da equipe.

9. Uma reunião de kick off bastante energizada inspira o comprometimento das pessoas. Faça com que elas se comprometam verbalmente.

10. A última, mas talvez uma das mais importantes: aquilo que deve ser feito primeiro: a abertura deve ser feita pelo Sponsor. Isso vai estimular muito o comprometimento dos participantes. Lembre-se de alinhar com ele antes aquilo que deverá ser dito. Passe a cola pra ele.

Ficou mais claro para você? Como falei, se acredita que ainda precisa de mais preparo, aqui na RC Robson Camargo Projetos & Negócios temos um curso de “Técnicas de Apresentação”, que vai dar um sensação muito maior de empoderamento, caso você seja constantemente submetido à necessidade de fazer apresentações.

Qualquer dúvida, faça contato pelo LinkedIn, por e-mail ou pelo site: robsoncamargo.com.br, está bem?!

Veja aqui um vídeo em que divido a cena com uma especialista em comunicação Marília Queiroz sobre uma reunião de kick off  bem sucedida, em que ela dá alguns exemplos de como acionar esses mecanismos de comunicação.

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.