Ferramentas de gestão de projetos: as 7 melhores

Ferramentas de gestão de projetos: as 7 melhores

• 10/1/2017
• Robson Camargo

 

As ferramentas de gestão de projetos são o meio mais rápido de otimizar o tempo porque automatizam boa parte do trabalho que seria muito difícil de ser feito manualmente.

Afinal, fazer planejamento do projeto, organizar cronogramas de tarefas, fazer relatórios, gerenciar custos, acompanhar o trabalho da equipe, tudo isso demanda tempo e dá muito trabalho.

E o que fazer quando esse tempo não existe porque o gerente de projetos é um só, mas precisa estar disponível a todos os envolvidos?

Vamos apresentar algumas ferramentas para gestão de projetos que vão ajudar a melhorar a sua eficiência e os prazos.

Ferramentas de gestão de projetos: mais tempo e precisão nos dados

Existem diversas ferramentas de software para gestão de projetos internacionais ou nacionais, pagas ou gratuitas, que podem dar uma forcinha aos gerentes de projeto.

Você pode usar uma só ou combiná-las para otimizar ainda mais seus resultados, algumas têm listas de tarefas que podem ser acessadas remotamente, outras possibilitam fazer cronograma de projetos, outras relatórios, compartilhamentos e armazenamento em nuvem.

Enfim, veja o que você pode usar em seu favor.

Microsoft Project

É uma excelente ferramenta de gestão de projetos. Na verdade, é o software para gerenciamento de projetos mais usado no mundo para fazer cronograma de projetos.

Embora muita gente pense que é difícil de usar, mas não é, é até bem fácil. É uma planilha em que em poucas linhas e quadros você consegue colocar fases e prazos de um projeto.

Na verdade, o Microsoft Project nasceu do Excel e por isso essa simplicidade.

Trello

Conhece aquele recurso que muitas empresas usam de colar post-its na parede para acompanhar o fluxo de um projeto?

A ferramenta Trello, lançada em 2011, levou esse sistema de kanban de organização para o computador para permitir que as equipes que trabalham remotamente consigam visualizar a devida organização das tarefas.

É uma ferramenta de gerenciamento de projetos muito utilizada pelas empresas porque permite que organizações de todos os tamanhos organizem as tarefas das equipes desde as menores até as gigantescas.

O Trello é bastante conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas extremamente versátil e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Você pode utilizá-lo para organizar as suas tarefas do trabalho, os seus planos de viagens, as prioridades de seus estudos, entre muitos outros.

 Por se moldar conforme os objetivos de cada usuário, o Trello pode ser tanto usado por um só indivíduo como para trabalhos em equipe. 

O Trello é um site que pode ser acessado dos navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Internet Explorer – não é necessário qualquer tipo de instalação.

Ele é totalmente em inglês e gratuito, apesar de existirem recursos pagos mais elaborados (contudo, é possível utilizá-lo tranquilamente sem pagar).

Você também pode acessá-lo através de aplicativos do Google Play e do iTunes – e até mesmo no app de Windows 8 e de Kindle Fire.

Primeiramente, é preciso entender o layout do Trello e como é a disposição das informações no serviço. O seu cadastro é composto por diferentes “Boards”, que são quadros que reúnem diversas listas e informações.

Logo ao fazer o login no site, você se depara com todos os “Boards” dos quais faz parte, podendo criar mais alguns – essa é a tela inicia.

Os “Boards” são caracterizados por possuírem várias colunas de listas, todas dispostas horizontalmente – você pode criar quantos “Boards” quiser, todos com seus assuntos específicos. Essas colunas de listas contêm os chamados “Cards”, que são cartões que você pode adicionar com tópicos específicos.

Runrun.it

Essa ferramenta é um software brasileiro que pode gerir e acompanhar o fluxo de trabalho.

É na verdade uma ferramenta para gestão de pessoas, mas não é para controle delas, nem pra tirar qualquer liberdade. Na verdade, visa que os profissionais trabalhem a partir da organização e clareza de atividades.

Com ela é permitido fazer relatórios de prazos, custos de projetos e desempenho de cada profissional que estiver envolvido no trabalho.

Project Builder

Esse é um software brasileiro para gerenciamento de projetos, baseado nas práticas do PMI. Normalmente é usado por grandes empresas.

Tem recursos para aumentar as facilidades o gerenciamento de programas e portfólios, gestão de equipe, além de relatórios para tomadas de decisão.

Agilefant

Baseada nos métodos ágeis, com essa plataforma é possível gerir portfólios de projetos, sprints, tarefas e cronogramas.

Pode ser usada por uma ou mais pessoas de setores distintos sem prejuízo nenhum, e o mais interessante é que pode ser colocada em nuvem.

Basecamp

Entre as ferramentas de gestão de projetos uma das mais antigas é a Basecamp.

Apesar disso, oferece muitos recursos úteis como lista de tarefas, compartilhamento de arquivos, editor de textos e envio de mensagens para membros da equipe.

Dropbox

Além das ferramentas, gestão de projetos também exige prudência. Para atender essa exigência, existe o Dropbox.

É uma ferramenta de armazenamento e compartilhamento de arquivos, que ficam armazenados em nuvem.

Criada uma pasta virtual na nuvem com todos os seus arquivos, não existe qualquer perigo de perder dados, caso o seu computador ou notebook sofra algum dano, ou seja perdido.

WBS Chart Pro ou WBS Schedule Pro

Esse é um software de gerenciamento de projetos que é usado para criar e apresentar projetos usando uma Work Breakdown Structure (WBS ou EAP - Estrutura Analítica do Projeto).

Um gráfico WBS exibe a estrutura de um projeto que mostra como um projeto está organizado em resumo, fases ou entregáveis, e vários níveis de detalhe.

Usar um gráfico WBS é uma abordagem muito intuitiva para o planejamento e exibição de um projeto com foco no COMO. O WBS Schedule Pro é a evolução das versões antigas WBS Chart Pro e Pert Chart Expert.

A ferramenta pode ser utilizada também para criar um PBS – Product Breakdown Structure (EDP – Estrutura de Decomposição de Produto), que tem o foco no “O QUE”.  Essa ferramenta tem integração com o Ms Project. Mas tome muito cuidado ao conectar as duas ferramentas, pois muita gente se perde quando as conectam.

Certamente o uso adequado de uma ou outra ferramenta com consciência, vai facilitar muito a sua vida!!

Espero ter ajudado! Grande abraço!

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.