Canvas de projeto economiza tempo no planejamento de projetos
- 9/5/2019
- Robson Camargo
Você sabia que existe uma forma de elaborar o planejamento de projeto de forma que esteja compreensível para todos da equipe? Basta utilizar o Canvas de Projeto.
O Canvas é feito em um quadro dividido em blocos, que geralmente são preenchidos com post-its coloridos.
Esta espécie de painel ajuda tanto o gerente quanto o seu time a orientarem seus trabalhos nos projetos. Veja como trabalhar com o Canvas!
O que é Canvas de Projeto?
O Canvas de Projeto é uma ferramenta de planejamento, que contém as principais informações sobre um projeto, que geralmente são:
- Justificativa
- Objetivos
- Pré-requisitos
- Prazo
- Principais entregas
- Riscos
- Custo
- Stakeholders envolvidos
- Indicadores de sucesso
- Linha do tempo com os principais marcos do projeto
O conceito e modelo Canvas começou a se espalhar pelo meio corporativo para várias aplicações, por exemplo, para fazer coaching de carreira, da área de Recursos Humanos.
Também é importante ressaltar que o Canvas de Projeto é um entre os vários modelos de Canvas existentes, que podem possuir, inclusive, aplicações diferentes.
O Business Model Canvas, por exemplo, sistematizado pelo consultor suíço Alexander Osterwalder, está muito mais associado ao planejamento estratégico e à construção de modelos de negócios.
No Brasil, quem criou o Project Model Canvas, ou o Canvas de Projetos número 1 foi José Finocchio, um grande profissional brasileiro da área de Gerenciamento de Projetos.
A ideia fundamental desse modelo de Canvasé permitir que um projeto seja concebido de forma visual e colaborativa, no qual as principais pessoas relacionadas ao projeto tenham uma única visão a respeito do projeto.
Para alguns projetos pequenos o próprio Canvas acabará se tornando o próprio Plano do Projeto.
Se analisarmos, todo o conceito de Concepção de um Projeto está baseado no conhecido “5W e 2H”: Why, What, Who, When, Where, How long e How Much.
Desta forma, as informações são agrupadas com base nesses conceitos, por cores, o que ajuda o nosso cérebro a visualizar o projeto e, consequentemente, ter um melhor entendimento do que será feito.
O Canvas de Projeto, por exemplo, pode ser utilizado quando desenvolvemos software aplicando Modelo Iterativo e Incremental, que é uma estratégia de planejamento estagiado em que várias partes do sistema são desenvolvidas em paralelo e integradas quando completas.
Com isso, ganhamos velocidade, satisfação do usuário/cliente, o tempo é reduzido, assim como o custo e esforço de desenvolvimento do sistema e entregamos mais rápido.
Mas agora vamos ver um vídeo sobre a forma correta de tirar um post-it?
O que é o Canvas PM Visual?
Já o Canvas de Projetos do PM Visual, que eu criei, é um pouco diferente do Canvas de Projetos do Finocchio.
O Canvas de projetos do PM VISUAL tem como base inicial colocar em uma lâmina, do tamanho A1, todas as informações que compõe um Plano de Projeto a nível macro, que de certa forma pode ser considerado o termo de abertura do projeto.
A elaboração do Canvas de Projetos do PM VISUAL é um trabalho que dura cerca de 2 horas e gera um nível de confiabilidade de 16% quanto às estimativas de prazo e custos do projeto trabalhado.
E isso, quando se tem muito trabalho a ser desenvolvido e todos com prazos curtos, significa um grande ganho!!
O Project Model Visual, ou apenas PM Visual, propõe uma maneira de planejar e gerenciar um projeto de forma rápida, colaborativa e eficaz, utilizando conceitos de neurociência e Design Thinking.
Com 8 horas de dedicação, o planejamento consiste em usar o Canvas como base, explorando seus elementos em outras sete telas essenciais, compondo assim todos os aspectos fundamentais para a elaboração de um projeto.
Como fazer um Canvas de Projeto?
Pois bem, no Canvas inicial do PM Visual, a lâmina original recebe uma explosão com outras sete lâminas:
- Escopo
- Prazo
- Custo
- Equipe (Recursos Humanos)
- Comunicação
- Riscos
- Aquisições (compras necessárias para o projeto)
Essas novas lâminas potencializam significativamente as chances de sucesso do projeto, e por consequência, do negócio. Portanto, se você quer saber quando usar o Canvas, saiba que pode utilizar essa ferramenta sempre que desejar envolver toda a equipe com um planejamento prático e simples!
Para que você entenda melhor, no model Canvas Visual de Projetos ou modelo de Canvas do PM Visual cada lâmina tem um objetivo e um modelo:
- A primeira lâmina é a explosão dos entregáveis , que se refere ao Escopo do projeto;
- A segunda lâmina de Prazo, permite fazer um cronograma de 25 linhas, que fora do Brasil é chamada de Master Plan ou High Level Plan, ou seja, um cronograma executivo;
- A terceira lâmina é o Orçamento, você monta o fluxo de desembolso do projeto;
- A quarta é a lâmina de Recursos Humanos, da equipe, onde você monta uma matriz de responsabilidades e organograma do projeto;
- A lâmina número 5 é a parte de Comunicação, onde você monta o plano de comunicação, e combina as reuniões do projeto;
- A lâmina número 6 é a análise qualitativa dos riscos, contendo a probabilidade e o impacto de cada risco;
- A lâmina número 7 é o mapa de aquisições, onde você lista tudo que tem que comprar para o projeto.
Pra detalhar mais didaticamente cada parte do Canvas e cada lâmina, uma fonte é o livro de minha autoria “PM Visual”, que é vendido pela Editora Saraiva.
Além disso, também é possível fazer download das lâminas no meu site na aba “Materiais”. Acesse: robsoncamargo.com.br
São necessárias todas as lâminas do plano de projetos Canvas?
Isso vai depender basicamente do tamanho do projeto. Para projetos pequenos, apenas o Canvas dará conta do recado. Em outros, o Canvas inicial do PM VISUAL, mais o PBS-Product Breakdow Structures (definição do escopo) e o Cronograma de 25 linhas.
Porém, para projetos maiores, que precisam de mais detalhamento, será necessário fazer, pelo menos, o PM Visual completo.
E, no caso de um projeto ainda maior, é preciso fazer uma pasta mais detalhada. E você sabe por quê?
Porque ao elaborar um projeto, se fizermos todas as lâminas, a equipe e o próprio gerente de projetos terão uma visão muito maior, mais detalhada, mais completa a respeito daquele job, trabalho ou projeto.
E lembre-se: quanto maior for o detalhamento maiores serão os índices de confiança nas estimativas de prazo e custo, o que deverá gerar bons resultados.
Gostou de saber mais sobre Canvas de Projetos? Está preparado para utilizá-lo? Se ficou alguma dúvida, entre em contato com a gente aqui nos comentários!
Neste outro vídeo, vamos falar mais sobre como planejar projetos atualmente:
Sobre o autor
Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.
As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.
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