Como implantar a gestão de projetos na sua empresa

Como implantar a gestão de projetos na sua empresa

• 6/9/2018
• Robson Camargo

 

Você ainda não implantou a gestão de projetos em sua empresa? Então, não sabe o que está perdendo! A gestão de projetos é um dos aspectos determinantes para o sucesso de uma empresa. Não adianta ter ideias geniais, é preciso ter um bom gerenciamento.

Gestão de projetos consiste em planejar, acompanhar, definir metas, dar suporte ao time de colaboradores, mapear performances e identificar quais são os pontos que podem ser melhorados na condução das tarefas na organização. Até o final deste post você entenderá para que serve o gerenciamento de projetos.

O que é gestão de projetos?

Para que negócios sejam iniciados e prosperem, são necessárias boas ideias. No entanto, para que eles avancem é preciso haver o gerenciamento de projetos.

Empresas de sucesso sabem que a abertura contínua de novos projetos é essencial para manter a competitividade. Evitando-se assim a perigosa zona de conforto, que induz à perda da capacidade de inovação, fundamental nos dias atuais!

Para se manter competitiva, a empresa precisa contar também com profissionais que, constantemente, apresentem um business case.

O gerenciamento de projetos é uma especialização de elevado nível de exigência. Embora não seja uma universidade, a instituição mundialmente reconhecida para formação de gestores de projetos é o Project Management Institute (PMI).

Desde 1997, quando criou seu programa de pesquisa, a entidade se dedica a desenvolver o conhecimento e a formar novos profissionais. O PMI oferece oito certificados, tendo como carro-chefe o que confere o grau de Profissional em Gerenciamento de Projetos (PMP)®.

Dentro de suas diversas frentes de atuação, o PMI desenvolve e atualiza periodicamente o Guia PMBOK®, que pode ser considerado, de certa forma, a bíblia dos profissionais que lidam com projetos.

Segundo o PMI, “um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”

O gerente de projetos é quem garante que o projeto será concluído e os objetivos, alcançados. O gerente do projeto é quem define: objetivo geral do projeto, objetivos individuais, cronograma de atividades, responsabilidades e recursos. Sua principal atribuição é evitar que as falhas inerentes aos processos aconteçam.

Os profissionais do gerenciamento de projetos também precisam adquirir técnicas de apresentação para expor suas ideias de forma clara e bem organizada à sua equipe, além de outras habilidades para ter sucesso na gestão.

Para se ter uma boa gerência de projetos, é importante a implantação de uma metodologia consistente em gerenciamento, metodologia essa que pode influenciar positivamente todos os setores da empresa.

Criar uma cultura de gestão de projetos

O primeiro passo para implantar esse tipo de estrutura de processo é criar uma cultura de gestão de projetos e estabelecer protocolos padronizados para a condução das atividades na empresa. Nesse caso, é necessário que o status dos projetos sejam acompanhados de forma contínua e não esporádica.

Além disso, é importante melhorar a definição e controle do escopo dos projetos corporativos, diminuindo assim a necessidade de retrabalho. Criar um ambiente organizacional favorável à colaboração também é uma ótima medida para criar uma cultura de gestão de projetos.

Treinar a equipe

Um passo fundamental na preparação da empresa em relação às metodologias de gestão de projetos é treinar a equipe e capacitá-la para a nova realidade. Todos precisam entender o que é gestão de projetos!

Não adianta criar uma cultura de gerenciamento de projetos se os profissionais se sentirem perdidos diante das novas formas de monitoramento do serviço, se não compreenderem as ferramentas de gestão de projetos. Na verdade, eles precisam compreender as razões da metodologia de gestão, bem como devem conhecer como funcionam esses métodos.

O resultado dessa capacitação é um time mais engajado, motivado e produtivo. Além disso, o treinamento contínuo é importante para que o profissional se adapte a situações diversas e adversas, sem comprometer o andamento dos projetos com erros de interpretação e execução.

Definir metas

Para implementar uma metodologia de gestão projetos é essencial que o gestor tenha metas bem definidas desde o início. Essas metas servirão de norte para todas as ações e, independente dos atrasos, imprevistos, erros e problemas de produtividade, quando se tem objetivos claros, é muito mais fácil manter o foco e não se desviar das metas originais.

Vale destacar que as metas são cruciais para todo gerente de projetos, pois elas auxiliam no controle da equipe e contribuem diretamente na manutenção da motivação. Como se não bastasse, metas ajudam a organizar o trabalho, maximizando as chances de obter êxito com o projeto.

Delegar tarefas

A implantação de uma metodologia de gestão de projetos só é bem-sucedida quando os gestores aprendem a descentralizar as responsabilidades, empoderam os colaboradores e passam a delegar tarefas.

É assim que o projeto avança e o trabalho rende, de forma leve e fluida para todos os envolvidos no processo. Quando os gerentes de projetos não conseguem designar funções e acumulam atribuições, se torna praticamente impossível manter as tarefas dentro do orçamento e do prazo previsto.

Utilizar softwares gerenciadores de projetos

Os aplicativos e plataformas de gerenciamento são indispensáveis para as equipes e os gestores de projetos. São ferramentas capazes de ajudar os gestores a conduzirem os projetos com agilidade e eficiência, potencializando a produtividade dos colaboradores.

É importante ressaltar que o ideal é optar por uma ferramenta avançada de gestão de projetos, com recursos que incluem o gerenciamento de riscos, gerenciamento de custos, alocação de equipes, indicadores, agenda de tarefas, apontamento de horas, além de funcionalidades que possibilitem a avaliação precisa dos resultados efetivos de cada projeto.

Capacitação profissional

Não há limitações em relação aos profissionais que podem gerenciar e executar projetos. No entanto, se sua empresa procurar por especialistas, é recomendável que tenham um dos certificados emitidos pela PMI. Dos oito disponíveis, há quatro mais indicados:

- Certified Associate in Project Management (CAPM): pode ser considerada a formação básica em gestão de projetos. Não capacita o profissional a liderar equipes, mas em participar de projetos.

- Project Management Professional (PMP): principal certificação da PMI, para sua obtenção são necessárias 35 horas comprovadas de estudo sobre projetos, assim como experiência de pelo menos 3 anos e 4.500 horas liderando equipes.

- PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACPSM): formação mais específica, com foco em práticas ágeis. Como requisitos, são exigidas pelo menos 1.500 horas de atuação em projetos que envolvam o método ágil, assim como 2.000 horas em projetos em geral

- Program Management Professional (PgMP): último estágio de formação e mais complexa de todas as certificações da PMI. Quem detém esse certificado está qualificado a gerenciar múltiplos projetos simultaneamente.

Há vários cursos que preparam os profissionais para essas habilitações. Assim como há curso gestão de projetos tanto presencial quanto a distância. Várias instituições também oferecem MBA gestão de projetos.

Portanto, não há desculpas para não se aperfeiçoar profissionalmente!

A gestão de projetos é fundamental para empresas que lidam com as constantes oscilações do mercado. Investir em inovação é investir em projetos. Portanto, quem sabe gerenciar novas frentes de trabalho se posiciona à frente da concorrência.

Concluindo, a gestão de projetos é uma necessidade para ontem!

Mas agora, se tiver um tempinho, veja esse webinar em que falo sobre as certificações e o mercado de trabalho para os gerentes de projeto. É um pouco longo, mas vai valer a pena. Garanto!

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.