Como montar um projeto: saiba o passo a passo para um modelo eficaz

Como montar um projeto: saiba o passo a passo para um modelo eficaz

• 01/6/2022
• Robson Camargo

 

Você pode saber muito bem como montar um projeto, mas se quer uma forma eficiente de economizar tempo nos processos de planejamento e padronização de projetos dentro de uma empresa terá que investir em modelos de projeto, ou até chamar de METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROJETOS.

Muitas vezes será possível criar um modelo completo de projeto pois os projetos executados pela empresa têm um nível de semelhança muito grande. Mas cuidado para não ser algo que vire BUROCRACIA. Tenho uma metodologia prática chamada PM VISUAL que você pode utilizar na sua vida em todos os projetos, quer seja pessoal ou profissional.

Então, podemos ter um cronograma pré-estabelecido com as atividades que normalmente são executadas, os prazos e esforços destas atividades, documentos que precisam ser preenchidos, as pessoas que precisam ser envolvidas e tudo mais necessário para garantir uma padronização e sucesso das entregas.

Confira como fazer isso!

Como montar um projeto

Por maiores que sejam os esforços empregados no gerenciamento de projetos, se não houver alguma padronização, certamente a empresa terá que lidar com ações de retrabalho e atrasos.

Uma das melhores formas para definir um padrão é observar um projeto já realizado e adaptá-lo ao modelo que está sendo criado.

Mas não se pode simplesmente pegar o projeto bem-sucedido e transformá-lo em modelo. Envolva todas as partes interessadas e valide se a estrutura proposta de fato vai criar um padrão adequado a ser seguido para atingir os objetivos dos projetos.

A primeira coisa a ser analisada é se o seu projeto se encaixa melhor nos Métodos Ágeis ou na abordagem Cascata. Nesta publicação, vou focar mais no Cascata/Waterfall ou também chamado PREDITIVO.

Um modelo deve prever todas as fases de um projeto, pontuando todas as informações necessárias para:

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e controle
• Encerramento

A cada projeto que for iniciado, a organização poderá contar com uma base de conhecimento pré-estabelecida para analisar diferentes variáveis que indicarão qual o melhor modelo a ser adotado.

Lembre-se que cada projeto é diferente e o modelo é apenas um guia. Tudo deve ser revisto para que esteja o mais adequado possível ao novo desafio que a equipe vai enfrentar. De qualquer forrma a primeira coisa é definir o CICLO DE VIDA DE PROJETO que você está mais habituado a executar. Na sequência, o seu Modelo ou Metodlogia de Gerenciamento de Projetos deve constar de orientações para todas as fases do projeto. Na sequência, vou mostrar o que deve ser feito em cada etapa e ser representado na sua metodologia.

 

 

Como montar um projeto – passo a passo  

Para ajudá-lo, vamos mostrar agora como criar um modelo de projetos eficiente e que realmente ajude a colocar em prática seu processo. Acompanhe o passo a passo:

1 - Identificando as informações mais relevantes

O primeiro passo para criar um modelo de projetos é definir quais são as informações importantes que precisam ser coletadas. Boa parte dessas informações é colocada no termo de abertura ou no CANVAS DE PROJETOS, que criei e está disponível para você baixar na área de MATERIAIS. Sugestão: FAÇA EM GRUPO, de forma colaborativa e reserva 2 horas para fazer isso. 

• Nome do projeto
• Descrição de projeto
• Justificativa
• Objetivo Smart
• Stakeholders
• Requisitos
• Restrições
• Escopo
• Prazo (uma idéia inicial)
• Custo (una idéia inicial)
• Riscos e Premissas
• Retorno financeiro e benefícios

Essas informações vão permitir localizar mais facilmente o projeto dentro da empresa, entendendo quem é o demandante e o que exatamente precisa ser feito para sua conclusão. Como falei acima, para fazer isso pode ser utilizado o CANVAS DE PROEJTOS ou o termo de abertura do projeto em Word ou Excel. Eu prefiro fazer o CANVAS de PROJETOS e depois até pode ser colocado no Termo de Abertura. Em 2 horas vocês faz um Canvas de qualquer projeto.

2 -Elaboração do Plano do Projeto 

Nessa etapa são definidos todo o trabalho a ser desenvolvid: escopo, cronograma, orçamento, equipe, plano de comunicações, riscos, mapa de aquisições e critérios de qualidade.

Inicialmente o escopo deve ser definicio, utilizando o PBS: PRODUCT BREAKDOWN STRUCTURE OU WBS: WORK BREAKDOWN STRUCTURE. Eu gosto de iniciar com o PBS, foco no Produto, no O QUE do projeto. Veja o PM VISUAL. Acesse minha área de materiais, ou venha fazer nosso treinamento do CANVAS E PM VISUAL, uma forma de planejar um projeto em 8 horas de trabalho.

Com seu escopo devidamente definido, o próximo passo é criar o caminho lógico em que o projeto deverá ser executado. Nesse ponto, um software especialista, como um Ms Project ajuda muito.

Pense em montar um projeto do início ao fim, assim como a duração e o sequenciamento, ou seja, a relaçao de dependência entre as tarefas. De novo, se possível, faça em grupo, com pessoas de várias áreas envolvidas, cada uma com seu especialista.

Na sequência, detalhe o seu orçamento, colocando os custos por mês que o seu projeto terá. 

Para que o projeto seja concluído como planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas e atividades. Portanto, precisa criar uma MATRIZ DE RESPONSABILIDADES, dizendo quem vai fazer o que e também definir as reuniões que terão que ocorrer durante a etapa de execução: Kick off, Controle semanal, Prestação de contas com Patrocinador ou Equipe e LIções Aprendidas.

Feito isso, precisa identificar quais RISCOS existem no projeto, fazer uma análise de probabilidade e impacto, bem como as ações necessárias para mitigar ou eliminar os riscos.

Para finalizar, deve-se listar tudo o que deverá ser comprado e contratado junto à fornecedores.

3 - Exeução, Monitoramento e Controle

O objetivo aqui é testar se a lógica planejada está funcionando. Para isso, precisa comparar o planejado versus o realizado.

Se, durante o acompanhamento de projetos, tudo funcionar perfeitamente, significa que o projeto está indo muito bem - é raro.... cuidado... pode ser que alguém esteja escondendo alguma coisa de você. Contudo, caso algo não esteja indo bem, é hora de ajustar o seu projeto.

Agora você já sabe como montar um projeto, você pode montar uma Metodologia e replicar para todos os projetos na sua empresa.

E não se esqueça que modelos devem ser vivos. A cada projeto encerrado, as lições aprendidas podem servir como base para ajustes que evitarão a repetição de erros no futuro.

Mas se ficou alguma dúvida, manda pra gente!

Para ficar mais antenado com o universo do gerenciamento de projetos, vamos ver um vídeo?

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF, PSM-I, DALSM, é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 20 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.