Blog

Confira nossas novidades e assine nossa newsletter!

Assine nossa Newsletter

Veja outros Posts

Como montar um projeto: saiba o passo a passo para um modelo eficaz

Como montar um projeto: saiba o passo a passo para um modelo eficaz

Como montar um projeto: saiba o passo a passo para um modelo eficaz

  • 23/4/2019
  • Robson Camargo

 

Você pode saber muito bem como montar um projeto, mas se quer uma forma eficiente de economizar tempo nos processos de planejamento e padronização de projetos dentro de uma empresa terá que investir em modelos de projeto.

Muitas vezes será possível criar um modelo completo de projeto pois os projetos executados pela empresa têm um nível de semelhança muito grande.

Então, podemos ter um cronograma pré-estabelecido com as atividades que normalmente são executadas, os prazos e esforços destas atividades, documentos que precisam ser preenchidos, as pessoas que precisam ser envolvidas e tudo mais necessário para garantir uma padronização e sucesso das entregas.

Confira como fazer isso!

Como montar um projeto

Pois bem, por maiores que sejam os esforços empregados no gerenciamento de projetos, se não houver alguma padronização certamente a empresa terá que lidar com ações de retrabalho e atrasos.

É por isso que adotar modelos de projeto proporciona maior agilidade e organização ao planejamento.

Embora não seja possível padronizar todo o projeto, é possível padronizar algumas partes do mesmo, criando um nível mínimo de processos que vão permitir ao gerente de projetos elaborar um plano que seja realista e atenda às necessidades do cliente e do fornecedor.

Os modelos de projeto são ativos organizacionais essenciais para que a empresa possa disseminar e consolidar uma cultura de gerenciamento. Mesmo que exista um grande esforço na fase inicial de concepção, os formulários, registros e templates acabam se convertendo numa biblioteca valiosa para o uso da empresa por toda a sua existência.

Como criar modelos de projeto padrão

Uma das melhores formas para definir um padrão é observar um projeto já realizado e adaptá-lo ao modelo que está sendo criado.

Mas não se pode simplesmente pegar o projeto bem-sucedido e transformá-lo em modelo. Envolva todas as partes interessadas e valide se a estrutura proposta de fato vai criar um padrão adequado a ser seguido para atingir os objetivos dos projetos.

Muitas vezes pode-se chegar ainda à conclusão que serão necessários vários modelos diferentes que serão escolhidos com base nas características das entregas que deverão ser realizadas.

Nunca esqueça que um modelo deve prever todas as fases de um projeto, pontuando todas as informações necessárias para:

  • Iniciação
  • Planejamento
  • Execução
  • Monitoramento e controle
  • Encerramento

Após definidos os modelos, a cada projeto que for iniciado, a organização poderá contar com uma base de conhecimento pré-estabelecida para analisar diferentes variáveis que indicarão qual o melhor modelo a ser adotado.

Mas não ache que o planejamento está completo somente por causa do modelo. Cada projeto é diferente e o modelo é apenas um guia. Tudo deve ser revisto para que esteja o mais adequado possível ao novo desafio que a equipe vai enfrentar.

Como montar um projeto – passo a passo  

Para ajudá-lo, vamos mostrar agora como criar um modelo de projetos eficiente e que realmente ajude a colocar em prática seu processo. Acompanhe o passo a passo:

1 - Identificando as informações mais relevantes

O primeiro passo para criar um modelo de projetos é definir quais são as informações importantes que precisam ser cadastradas a cada novo trabalho. Boa parte dessas informações é utilizada no termo de abertura ou no caso de negócio. Lembrando que o detalhamento e a quantidade de informações varia de organização para organização.

  • Nome do projeto
  • Tipo de projeto
  • Justificativa
  • Objetivo
  • Organização/Cliente
  • Programa
  • Área executora
  • Descrição
  • Escopo
  • Premissas
  • Restrições

Essas informações vão permitir localizar mais facilmente o projeto dentro da empresa, entendendo quem é o demandante e o que exatamente precisa ser feito para sua conclusão. Com esses dados também é possível gerar um PM Canvas ou um termo de abertura do projeto.

2 - Definindo a estrutura analítica de projetos (EAP)

Nessa etapa são definidas as macrofases do projeto e as atividades que precisam ser executadas. Nessa metodologia de modelos, o foco é pensar de uma maneira mais genérica. Em todo projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, há etapas de levantamento de requisitos, desenvolvimento do software, homologação, teste e implantação. Como estamos criando um modelo, precisamos elaborá-lo de forma que sirva para pelo menos 80% dos casos.

Outro ponto importante no modelo de EAP é criar um pacote de gerenciamento, por meio do qual serão produzidos os artefatos exigidos por sua metodologia .

3 - Verificando a duração e a predecessão

Com sua estrutura analítica devidamente construída, o próximo passo é criar o caminho lógico em que o projeto deverá ser executado. Nesse ponto, um software especialista ajuda muito.

Pense em montar um projeto do início ao fim, assim como a duração e os lags — ou as esperas — existentes entre as dependências. Uma forma de saber se tudo está correto é definindo a data de início do projeto para verificar se todas as demais datas estão coerentes com o que normalmente ocorre.

4 - Delimitando papéis e responsabilidades

Para que o projeto seja concluído como planejado, é preciso dispor de habilidades e conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas.

Para quem utiliza um software especialista de mercado, sabe que, antes de iniciar essa atividade, é importante construir os recursos genéricos do seu projeto — como analista de sistema, programador, testador, analista de negócio e assim por diante.

Envolva, em cada atividade, os recursos definidos e delimite as horas necessárias para trabalhar em cada tarefa a fim de concluir sua entrega adequadamente. A quantidade total de horas e a duração de cada atividade deixarão bem claro se serão precisos mais recursos com o mesmo conhecimento. Se esse for o seu caso, crie recursos genéricos diferentes — como programador 1, programador 2 e por aí vai.

Antes de concluir essa etapa, verifique se toda entrega tem pelo menos um executor.

5 - Criando o modelo

Concluída a criação da estrutura analítica e delimitadas a duração e a dependência envolvidas no processo, o próximo passo é salvar essa estrutura como modelo. Lembrando que esse padrão será utilizado a cada novo projeto, só alterando as características específicas do trabalho, mas mantendo fiel a lógica utilizada em sua concepção.

6 - Simulando e validando

O objetivo aqui é testar se a lógica utilizada na construção do projeto efetivamente faz sentido. E, para isso basta simular com um projeto real se todas as atividades e os envolvidos estão funcionando corretamente.

Se, durante o acompanhamento de projetos, tudo funcionar perfeitamente, o modelo está praticamente pronto. Contudo, caso algo não faça sentido, é hora de editar e salvar sua nova estrutura como modelo, repetindo o processo de simulação até alinhar propostas conceituais com respectivos resultados concretos.

De qualquer modo, a escolha do melhor modelo dependerá de diversos fatores, tanto no que diz respeito a cultura organizacional, como quanto ao estilo do gerente de projetos, nível de exigência do cliente ou maturidade em gerenciamento de projetos.

E não se esqueça que modelos devem ser vivos. A cada projeto encerrado, as lições aprendidas podem servir como base para ajustes que evitarão a repetição de erros no futuro.

Agora você já sabe como montar um projeto, mas se ficou alguma dúvida, manda pra gente!

Para ficar mais antenado com o universo do gerenciamento de projetos, vamos ver um vídeo?

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

Deixe seu Comentário

Agenda

Confira nossa programação!

Sobre

É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

Você também pode se interessar

Newsletter

Fale com a gente!