Termo de abertura de projeto: saiba tudo sobre ele

Termo de abertura de projeto: saiba tudo sobre ele

• 14/2/2018
• Robson Camargo

 

O Termo de Abertura de projeto ou o Project Charter é um dos documentos que faz parte de todo o ciclo de vida de um projeto.

E como o nome já diz, é aquele documento que formaliza o inicio do projeto, que formaliza a aprovação, ou seja, que abre o processo de desenvolvimento de um projeto que surge a partir de alguma necessidade da empresa ou  de uma oportunidade mercadológica, para a criação de novos produtos ou serviços, de diversos setores.

É claro que cada etapa é importante, desde o início do planejamento envolvendo definição de escopo, cronograma de projeto, orçamento, riscos, definição de equipe, até as entregas efetivamente. Porém a parte do INÍCIO também é muito importante, e esse documento, Termo de Abertura ou Project Charter, em inglês, não é mera formalidade. Tem uma importância muito maior do que muitos pensam.

É como se fosse a identidade do projeto, o que vai credenciá-lo a existir e anunciar sua existência formalmente dentro da organização.

O que é termo de abertura de um projeto?

Segundo o Guia PMBOK®, a importância do termo de abertura de projeto é tão grande que consta quase 600 citações no guia das melhores práticas de gerenciamento de projetos do PMI® (Project Management Institute), dos Estados Unidos.

Nele vão constar os objetivos e benefícios do projeto, estudos de viabilidade, as restrições de prazo e orçamento, os entregáveis (entregas) em nível macro, eventuais características dos produtos descritas pelo solicitante, o nome do gerente do projeto que tocará a empreitada e uma assinatura de um Sponsor.

Em um termo de abertura de projeto pronto devem constar também marcos de etapa, que são as entregas mais importantes do projeto e a equipe que deverá atuar no detalhamento do planejamento do projeto.

É a partir do termo de abertura do projeto que o gerente de projetos  “ganha” a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais e destacar equipe para a sua execução.

Enfim, é o Termo de Abertura de Projeto que dá a autorização formal para o projeto ser iniciado e deve ser disseminado entre todos os envolvidos. Esse envio deve ser feito pelo Sponsor do projeto, para dar lhe a devida autoridade, que citamos.

Como elaborar um termo de abertura de projeto?

Teoricamente o termo de abertura de um projeto deve ser elaborado pelo sponsor, que é o patrocinador do projeto. Eu disse, teoricamente... Mas na prática quem costuma realizar é o próprio gerente de projetos,  às vezes, em conjunto com o sponsor. Mas a assinatura é de única responsabilidade do patrocinador.

A realização conjunta entre sponsor e gerente de projetos do termo de abertura de projeto modelo vai agregar ainda mais valor se ambos tiverem o cuidado de trabalhar o documento com o máximo de informações necessárias para a realização do projeto naquela organização e não apenas preencher o documento, como se fosse uma ficha de inscrição no momento do check in em um hotel.

O documento não deve ser visto como uma questão burocrática e todo o cuidado deve ser tomado em sua elaboração, porque essas bases poderão ser determinantes para o sucesso ou não do projeto.

Por isso, o gerente de projetos que vai tocar a empreitada deve ser designado ainda na fase de elaboração do termo de abertura de projeto, para que ele conheça todos os itens do  documento e garantir que os resultados serão alcançados.

 

 

Como fazer um termo de abertura de um projeto?

Vamos citar item a item para ser trabalhado para que você tenha um modelo de termo de abertura de projeto que poderá ajudar a entender melhor a importância desta tarefa no início do ciclo de vida do projeto.

Neste exemplo de termo de abertura do projeto , também chamado de TAP, tudo deve ser colocado de forma sintética, embora com um alto nível de riqueza de informações e bem claras, que vai possibilitar um entendimento correto para que o plano seja bem elaborado e aprovado posteriormente.

É claro que o número de páginas do documento vai depender da complexidade do projeto, mas em empreitadas menores, é bastante útil ter todas as informações imprescindíveis em uma página só, ou no máximo duas.

O que você deve trabalhar no Termo de Abertura de Projeto, exemplo:

Justificativa do projeto

Porque o projeto deve ser feito. Quais os problemas que existem que justificam a existência do projeto.

Objetivos

O que a organização pretende obter com ele. Preferencialmente deve ser escrito de forma SMART (Específico, Mensurável, Atingível, Realista em um Tempo). Exemplo: “Aumentar o faturamento em 10%, no prazo de 6 meses após a implantação.”

SMART:Specific (Específicidade), Measurable (Indicador e Meta Mensurável), Attanaible (Atingível), Realistic (Realista) e Time Based (Quando).

Produtos e principais requisitos

O produto é o que vai ser entregue quando o projeto for concluído até o final. São os outputs.

E os requisitos são as características dos produtos que o projeto precisa atender.

Marcos

São os momentos mais importantes dos projetos ou também denominados milestones ou marcos de etapa, que são as entregas mais importantes do projeto.

Premissas

São algumas suposições que acreditam ser verdadeiras no projeto. Exemplo: “Estou planejando minha festa, supondo que não vai chover.”

Equipe

Profissionais (perfil ou nomes) de pessoas que terão que ser envolvidas no projeto na etapa de planejamento (ou até na execução – se bem que ainda pode ser muito cedo definir a equipe da execução aqui, mas em algumas empresas utilizam assim).

Restrições

Limites que já são conhecidos e impactarão no projeto em termos de prazo e orçamento (Budget).

Riscos

O mapeamento de riscos é muito importante, principalmente sob o ponto de vista de negócio, no termo de abertura de projeto, exemplo: “Caso a loja virtual retire clientes da loja física, poderá não compensar financeiramente”.

Orçamento

Ideia de custos que o projeto terá para sua implementação.

Termo de abertura de projeto: exemplo preenchido

Existem diversos templates do termo de abertura de um projeto, mas para que vocês tenham um exemplo de um termo de projeto preenchido, vejam abaixo um documento realizado para uma monografia:

Agora um template do termo de abertura de um projeto meu, que utilizo normalmente.

No termo de abertura de projeto, modelo pode ser diferente de acordo com as expectativas, tamanho da empresa e dimensão do projeto.

 

Entendeu o que é termo de abertura de projeto?

Com esses dados espero ter ficado mais fácil perceber qual a importância deste documento inicial para o projeto, o qual servirá de base para o restante do planejamento.

Vale ressaltar que o Termo de Abertura de Projeto citado no Guia PMBOK®não é o plano de gerenciamento de projetos.

No ciclo do projeto ainda vão surgir o próprio plano de gerenciamento que vai incluir a EAP, especificação de escopo, cronograma, orçamento, riscos, matriz de responsabilidades, plano de comunicação e detalhamento das aquisições.

Depois na fase de execução haverão outros documentos importantes também, como Status Report, Pedido de Mudança, Atas de Reunião, Lições aprendidas, e ao final o Termo de Encerramento do Projeto.

Para realizar todas essas etapas, nós sugerimos o uso de ferramentas de gestão de projetos eo modelo do Canvas do PM Visual que eu crie a partir do Canvas de Projeto, para fazer um planejamento mais rápido e descomplicado.

Uma coisa muito importante a ressaltar, é que muitas empresas tem utilizado o CANVAS de Projetos do PM Visual ou do Finocchio, antes de fazer, efetivamente, o Termo de Abertura. O CANVAS de projeto é feito em grupo, de forma colaborativa, em duas horas de trabalho conjunto, e ao seu término, transfere-se as informações para o Termo de Abertura.

A diferença fundamental, é que muitas vezes o Termo de Abertura é meramente preenchido em 15 minutos, sem pensar muito, enquanto o CANVAS é feito em Grupo, o que gera um engajamento muito maior dos principais envolvidos no projeto, desde o início, e isso ajuda muuuuuito. Veja abaixo o modelo do CANVAS de Projetos do PM VISUAL:

Quer mais informações sobre o assunto? Me procure no Linkedin ou  aqui no site: robsoncamargo.com.br

E aproveite agora para assistir a um vídeo sobre a pasta de gerenciamento de projetos.

 

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

 

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