Cronograma de projeto: passo a passo para fazer o seu modelo

Cronograma de projeto: passo a passo para fazer o seu modelo

• 25/11/2019
• Robson Camargo

 

 

Nenhum projeto poderá ser devidamente executado, de forma organizada, sem um cronograma de projeto.

Mas o que é cronograma de projeto? É um documento com todas as atividades de um determinado projeto, com datas de início e fim, relação de dependência entre as atividades, além de todos os recursos a serem utilizados para atingir os objetivos.

Dividir um projeto em uma linha do tempo ajuda a dar um visão geral do que será necessário em termos recursos (equipes e custos) para determinar em que tempo cada um dos entregáveis serão concluídos.

Para um gerente de projetos é imprescindível saber montar um bom cronograma de projetos.

Cronograma de projeto: etapas da linha do tempo

Mas para montar um cronograma de projeto você vai precisar de algumas iniciativas antes. Ou seja, analisar a viabilidade do projeto, avaliação e dos riscos, custos e do retorno financeiro.

Depois, segue-se a etapa do planejamento do projeto, que vem antes da execução. É neste momento em que o cronograma deve ser elaborado em detalhes, onde são deliberadas a organização das atividades, recursos e tudo o que for necessário necessários para isso.

A terceira fase é a de implementação, ou seja, o desenvolvimento do produto ou serviço, a fase da execução em si. E é aqui que o cronograma elaborado será muito útil.

Por último, a finalização passa pela entrega e avaliação dos resultados.

Fazer a gestão de um projeto sem um cronograma de atividades o projeto poderia possibilitar falhas em muitos pontos, desde estourar orçamento e até atrasar entrega final.

Outro ponto importante é ter a clareza sobre a diferença entre um problema e uma crise, que em síntese, o primeiro é algo a ser superado e o segundo é algo que muito provavelmente impactará na impossibilidade de concluir o projeto. Sem um cronograma bem elaborado, as chances de crise é muito alta. Abaixo segue uma tabela comparativa:

 

Acredite, para projeto, cronograma é de vital importância, porque é uma forma prática de sequenciar todas as atividades necessárias.

Para começar um cronograma de projetos, o gerente de projetos precisa definir o escopo do projeto com clareza. Chato né?! Pois é, mas necessário. Depois, organizar em fases de entregáveis, ou seja, em pacotes de trabalho, procurando sempre olhar no que vai mais trazer benefícios para o cliente e para a organização executora.

Definir esse escopo é importante porque cada projeto tem um cronograma diferente. Depois do escopo definido, o próximo passo é listar as atividades que deverão ser executadas.

E cada um tem tipos de atividades específicas, um cronograma de projeto de pesquisa é diferente de um cronograma de projeto da construção de uma casa ou da criação de um jardim ou até da elaboração de um novo software.

Dentro de cada pacote de trabalho existem tarefas específicas. Isso também vai no cronograma de projetos.

Uma ferramenta utilizada por alguns gerentes de projeto, e bem conhecida é a EAP – Estrutura Analítica do Projeto, ou WBS – Work Breakdown Structure, em inglês.

Em muitas organizações a WBS é um elemento exigido pelo PMO – Project Management Office, ou seja, Escritório de Projetos, frente aos gerentes de projetos. Entretanto, muitos não fazem ou fazem de forma incorreta ou padronizada, apenas para dizer para o PMO que a EAP foi elaborada.

Usar essa ferramenta sem consciência, por dogma, sem entendimento, pode ser um desastre.

Depois da lista de atividades, no cronograma de um projeto, é preciso definir a ordem correta de cada atividade e suas dependências, porque pode ser que um determinado pacote de trabalho não consiga ser realizado se outro não for terminado.

Por exemplo, na construção de uma casa não dá para subir as paredes antes de fazer a fundação, os alicerces.

O próximo passo será estimar a duração das atividades.

No cronograma de atividades de um projeto você precisa determinar quanto tempo será necessário para executar cada tarefa.

E nesse momento o gerente do projeto não fazê-lo sozinho. O melhor é se acercar de quem vai por a mão na massa, os especialistas, pois eles sabem melhor.

Além disso, pode ser utilizado algumas técnicas como Estimativa PERT, Estimativa Paramétrica, Estimativa Análoga, Bottom up (detalhada), mas principalmente em equipe.

Se você puder utilizar o CANVAS de Projetos e o PM VISUAL antes isso poderá ajudar muito. Se você ainda não conhece, vale muito a pena conhecer. Sugiro entrar no meu canal do Youtube e assistir alguns vídeos que tenho sobre o assunto.

Outro item extremamente importante também dentro do cronograma do projeto é apontar a disponibilidade de recursos para cada etapa, tanto no quesito financeiro como no de pessoal.

Além disso, também é de vital importância dentro do projeto, cronograma que aponte um planejamento das aquisições, porque muitas vezes, as tarefas precisam de materiais específicos e fornecedores sempre trazem complicações.

Assim sendo, considere uma reserva em cima do prazo que fornecedores prometerem, além de considerar o tempo para concorrência, pesquisa de fornecedores, até a sua contratação.

Voltando ao exemplo da construção da casa, para concluir as paredes, é preciso de cimento, pedra e outros materiais, em uma construção tradicional.

Com os cronogramas de projetos bem alinhados e detalhados, você vai conseguir identificar marcos do progresso e colocar faróis, semáforos para controle e saber com antecedência qual é grau de variação entre uma data planejada e uma data real, e o prazo final da conclusão. E, principalmente, se necessário poderá e deverá fazer os  devidos ajustes.

Modelo de cronograma de projeto: ferramentas apropriadas

Para realizar essa linha do tempo, com inclusão de prazos e recursos, muitas pessoas utilizam as planilhas do Excel, mas existe uma outra ferramenta que é mais apropriada para o gerenciamento de projetos, que é o Microsoft Project, além de várias outras no mercado. Mas a mais utilizada é o Microsoft Project.

Muitos dizem, eu não tenho licença do software porque é caro. Vamos calcular: um projeto de R$ 1 milhão e o software custa R$ 1.000,00, ou seja, 0,01% do valor do projeto. É caro?

Além disso, quantas vezes vai ser utilizado? E qual a taxa mais de segurança gerenciar o projeto com uma ferramenta mais apropriada?! Será que não vale a pena “todo” esse investimento?!

Ah, mas é difícil sua utilização. No vídeo abaixo, vou dar um passo a passo de como trabalhar com o Project e você vai ver que é mais simples do que pensa no exemplo de cronograma de projeto que vou apresentar.

 

 

E outra, aqui na RC ROBSON CAMARGO Projetos e Negócios temos treinamentos constantes sobre essa ferramenta, o Ms Project, para quem quiser mais detalhamentos. Acesse nosso site: robsoncamargo.com.br e veja o programa e as datas disponíveis.

Lembre-se, com cronograma, projeto bom é aquele executado no tempo certo, de forma organizada e sem estouro de orçamento ou prazo.

Espero ter ajudado!

Um Grande abraço

Sobre o autor:

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” Registered Education Provaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.