Backlog grooming: as melhores práticas para refinar o seu produto

Backlog grooming: as melhores práticas para refinar o seu produto

• Robson Camargo

 

Em primeiro lugar, vamos falar sobre o significado do termo Grooming (Scrum), que é uma palavra de origem inglesa que significa “preparar”.

No Scrum, “grooming” é utilizado e falado pelos profissionais que trabalham com os Métodos Ágeis, e foi inserido na comunidade por Ken Schwaber, um dos fundadores dessa metodologia ágil há alguns anos.

O termo se refere à preparação de backlog  (que são os requisitos ou lista de pendências dentro do Scrum) e é mais adequadamente conhecido como refinamento. É o ato de detalhar, entender mais profundamente, adicionar características, estimar, priorizar e manter o backlog do produto vivo.

O que é grooming?

Então, o que é grooming (Scrum)? Nada mais é que um ou vários momento(s) específico(s) em que se iniciam os preparativos para o próximo sprint ou release.

Só para relembrar: sprint é o intervalo no qual são preparadas diversas entregas do projeto no planejamento ágil, especialmente na metodologia Scrum.

Enquanto o time trabalha na sprint atual, o Product Owner (PO), com mais alguns convidados de seu interesse, começa a refinar e amadurecer as histórias e objetivos da próxima sprint ou release.

Simplificando, grooming (significado) é: entender melhor os itens de backlog das Sprints futuras, olhando de preferência apenas o trabalho a ser realizado de uma a três Sprints para a frente.

Então, é possível dizer que para grooming (scrum), definição é: preparação da lista de pendências, também conhecida como refinamento da lista de pendências ou tempo da história.

Origens do backlog grooming

-       O termo backlog grooming surgiu em 2005, quando Mike Cohn fazia a lista de discussão sobre o desenvolvimento da metodologia Scrum;

-       Já em 2008, Kane Mar deu uma das primeiras descrições formais da preparação das pendências com o nome “Tempo da História”. Na ocasião, ele sugeriu uma reunião regular para tratar do assunto;

-       Em 2011, a prática foi incluída oficialmente no Guia do Scrum.

Scrum: backlog grooming (reuniões)

Para que seja realizado um grooming de maneira eficiente, durante a Sprint corrente, o PO e time de desenvolvimento, podendo ser um integrante ou mais, se reúnem para refinar os itens de backlog do futuro.

O Product Owner deve trazer o entendimento das necessidades de negócio já obtidas e apresentá-las ao time. O time por sua vez aproveita a oportunidade para tirar dúvidas e fazer perguntas ao PO a respeito dos itens que estão sendo “groomados”.

Com isso, o PO terá a oportunidade de responder as perguntas nas quais já tem as respostas enquanto o time entende melhor e toma decisões técnicas a respeito de como o item será completado.

Para as perguntas que o PO não tiver resposta ele poderá aproveitar para formular novas perguntas a serem feitas ao usuário final que deverão ser trazidas com as devidas respostas e o entendimento necessário para a próxima Sprint Planning.

De acordo com o produto que o time está trabalhando, poderá ser necessário construir especificações mais técnicas, envolver outros times, contatar fornecedores ou parceiros, e o grooming (Scrum) servirá para disparar estas necessidades antes que o momento de trabalhar nos itens chegue e o time seja pego de surpresa sem os entendimentos necessário e o item fique impedido de ser completado.

 

 

Definition Of Ready (DoR)

Apesar de não fazer parte do Scrum Guide (Guia do Scrum), a DoR (Definition Of Ready ou, traduzindo, Definição de Pronto) pode atuar como uma diretriz para a equipe durante o refinamento da backlog.

O grooming (Scrum) então é uma forma de preparar os itens de backlog das Sprints futuras, refinando-os durante a Sprint corrente e preparando um backlog futuro que evite impedimentos, satisfazendo a sua DoR.

O grooming também aproxima o PO do time e aproxima o time das realizações futuras, que este irá trabalhar por meio do entendimento e da discussão sobre os itens do backlog das Sprints futuras.

É preciso pensar no grooming (Scrum) como um processo de algo bem cuidado, organizado, limpo e enxuto, que precisa de atenção frequente.

O grooming também irá contribuir para que a reunião de planejamento da Sprint futura seja mais objetiva e até mais curta, pois o time, ou parte dele, já conheceu um pouco mais dos itens antes da cerimônia de planejamento e ajudou o PO a antecipar questionamentos que seriam feitos durante a planning.

Apesar de o PO ou o gerente de produtos serem os facilitadores do entendimento da lista de pendências, não é incomum que um gerente de projetos ou até mesmo o Scrum Master assumam esse papel também.

Quem cumprir o papel de liderar essas reuniões precisa:

-       Agendar a reunião e garantir a presença das pessoas certas (PO, Scrum Master, Gerente de Projeto, Gerente de Produto, consultores, time de desenvolvimento, representantes do controle de qualidade, etc);

-       Manter o foco no assunto a ser discutido;

-       Avançar a conversa caso o time fique “emperrado”;

-       Após a sessão, enviar uma comunicação de acompanhamento para a equipe.

As partes interessadas no projeto podem se reunir com o PO ou gerente de produto antes da backlog grooming (Scrum), durante não é necessário.

Reunião é parte integrante do trabalho

Assim, o grooming é parte integrante do trabalho de entendimento e de preparação do backlog que será trabalhado pelo time ágil ao longo das Sprints, e é um conceito bem interessante para ser inserido como prática na rotina de trabalho dos times.

Uma reunião de Backlog Grooming deve ser realizada próximo ao final da iteração (sprint), garantindo assim que o Product Backlog esteja sempre pronto para a próxima.

É bom lembrar que um acrônimo pode direcionar essas reuniões: DEEP (Detalhado Adequadamente, Emergente, Estimado e Priorizado). Siga esse acrônimo e a lista de pendências estará bom coberta.

Assim, além da chance para a equipe fazer perguntas e gerentes e PO explicarem as estratégias por trás dos itens, a reunião de Grooming  (Scrum) envolve:

- A priorização dos itens do Product Backlog;

- Realizar a descoberta de novos itens;

- Dividir itens muito grandes (épicos) para facilitar planejamento, execução e entrega;

- Quando ocorre uma quebra nas histórias, muitas vezes, é preciso alterar itens e remover aquelas histórias de usuários desnecessárias ou antigos;

- Preparar e refinar os itens mais importantes com as informações mais necessárias (critérios e regras do negócio, fluxos, protótipos, etc) para a próxima reunião de planejamento;

- Estimar, corrigir e reestimar estimativas dos itens do Product Backlog (em caso de alterações);

-E tudo mais que envolver organização, ordenação e limpeza.

Com certeza, essas reuniões servirão para manter todos mais alinhados para um resultado mais satisfatório.

Ideal é que a reunião seja realizada entre 45 minutos e 1 hora.Por isso, muitas equipes até chegam a definir um tempo exato para as histórias de usuários para manter a eficiência e prazo da reunião.

Polêmicas sobre o termo Grooming

Agora que você sabe Grooming (Scrum) o que é, saiba também que para alguns países de língua inglesa, o termo Grooming é utilizado para representar o crime de aliciamento de crianças e crimes ligados a pedofilia. Há inclusive o “online grooming” ou “cyber-grooming” que se refere a crimes praticados contra crianças pela internet.

Devido a isso, o termo Grooming começou a ser recriminado e deixado de ser utilizado na comunidade de Agile do Mundo, inclusive no Brasil, para evitar confusões e constrangimentos. O cuidado deve ser ainda para quem trabalha com times internacionais e profissionais estrangeiros.

No Brasil, já há referências ao Grooming como crime de pedofilia e aliciamento de crianças, então para evitar qualquer tipo de constrangimento, a sugestão, é que o termo Grooming não seja mais utilizado na comunidade Ágil.

O termo correto para o Grooming Scrum então é o Refinement para a língua inglesa e Refinamento para o português. As práticas de preparação do backlog do produto são as mesmas do antigo Grooming, apenas o termo é que mudou. Inclusive o Guia do Scrum 2016 já traz o termo oficial Refinement na versão em inglês, e refinamento da versão em português.

Aproveite para ver agora um vídeo sobre 'O que é ser ágil':

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP® – Project Management Professional® emitida pelo PMI®, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

 As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” Registered Education Provaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.