Blog

Confira nossas novidades e assine nossa newsletter!

Assine nossa Newsletter

Veja outros Posts

Controle de escopo: como monitorar as mudanças do projeto?

Controle de escopo: como monitorar as mudanças do projeto?

Controle de escopo: como monitorar as mudanças do projeto?

  • 27/6/2019
  • Robson Camargo

 

Por que é importante o controle de escopo? Se as mudanças no escopo são esperadas durante o ciclo de vida da maioria dos projetos, como podemos monitorar essas mudanças?

Pois bem, cabe ao gerente de projetos o desafio de controlar o aumento do escopo do projeto durante sua execução. Os principais acréscimos ocorrem conforme o cliente vai entendendo suas necessidades e reformulando seus objetivos.

Por isso, a necessidade de um procedimento formal, previamente definido e documentado para o controle das solicitações de mudanças é um fator importante para o gerenciamento do escopo.

Como monitorar as mudanças do projeto?

O controle do escopo realizado de maneira incorreta tem enorme impacto sobre os custos do projeto e é um dos principais fatores que podem levar a atrasos nos projetos e alterações no orçamento.

Na verdade, não há nada de errado com mudança de escopo, ‘como’ as solicitações de alteração de escopo são gerenciadas é que pode ter um impacto negativo no projeto.

Nos estágios iniciais de um projeto, o cliente, normalmente, não consegue identificar ou descrever claramente todos os requisitos e objetivos. Além disso, mudanças nos negócios e no mercado podem forçar a mudança de especificação de requisitos e escopo.

Tradicionais problemas relacionados à escopo:

  • Campo de fluência: são as mudanças aparentemente pequenas e incrementais que podem provocar alterações substanciais nos orçamentos de custo e cronograma.
  • Alterações não aprovadas: a falta de disciplina e processos de gestão claros de escopo permitem que vários membros da equipe se afastem da definição do projeto original e dos seus requisitos.
  • Processos de gerenciamento de escopo inconsistentes: projetos que são dependentes de várias equipes e recursos externos, muitas vezes carecem de processos consistentes de escopo e de centralização de gestão que podem levar ao aumento do escopo.
  • E-mail, conversas, iniciativas da equipe de projeto único: Se não forem controladas, os membros bem-intencionados da equipe, por vezes, agindo por e-mails, conversas ou por sua iniciativa própria pode mudar o escopo do projeto.

Portanto, o controle do escopo garante que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas recomendadas sejam processadas por meio do processo de controle integrado de mudanças do projeto.

O controle do escopo do projeto também é usado para gerenciar as mudanças no momento em que efetivamente ocorrem e é integrado a outros processos de controle.

Esta etapa do gerenciamento está relacionada principalmente com a definição e controle do que está e do que não está incluso no projeto, pois pretende-se entregar exatamente o que foi solicitado no projeto.

Existem dois termos que definem práticas inaceitáveis e que podem levar ao fracasso do projeto:

  • Scope Creep – É o aumento descontrolado do produto do projeto sem ajustes de tempo, custos e recursos. Normalmente ocorre quando uma mudança é feita sem controle algum, partindo do cliente diretamente para a equipe do projeto;
  • Gold Plating – Refere-se dar ao cliente mais do que o necessário, ou seja, o que foi especificado e aprovado. Normalmente esse tipo de situação parte do gerente de projeto ou da equipe.

Controle do escopo do projeto

Enquanto a declaração de escopo é a base para um plano de projeto bem-sucedido. O controle do escopo do projeto é uma forma de permitir que a linha de base do escopo seja mantida ao longo de todo o projeto.

Entradas

Plano de Gerenciamento do Escopo – É a principal referência para a equipe do projeto. Ele descreve, junto com seus planos auxiliares, como os processos serão executados, controlados, monitorados e encerrados. O objetivo é guiar a equipe durante todo o projeto, além de integrar e consolidar todos os planos de gerenciamento auxiliares e linhas de base dos processos de planejamento.

Documentação dos requisitos – Descreve como cada requisito atende às necessidades do negócio. Os requisitos devem ser descritos sem gerar dupla interpretação e, sempre que possível, usar critérios de aceitação mensuráveis, sem qualquer subjetividade.

Matriz de rastreabilidade dos requisitos – Associa os requisitos às suas origens e os rastreia durante todo o ciclo de vida do projeto. Seu uso ajuda a garantir que cada requisito adicione valor de negócio através da sua ligação aos objetivos de negócio e aos objetivos do projeto, ainda fornece um meio de rastreamento do início ao fim do ciclo de vida de um projeto, o que ajuda a garantir que os requisitos aprovados na documentação sejam entregues no final do projeto.

Dados de desempenho do trabalho – São os valores das métricas e observações geradas na execução das atividades do projeto. Esses dados de desempenho são usados para gerar informações sobre o desempenho do trabalho para tomada de decisões que são apresentadas através de Relatórios de desempenho do trabalho.

Ativos de processos organizacionais – são os ativos relacionados aos processos da empresa que contribuem para o sucesso do projeto. Quanto maior o nível de maturidade da organização em gerenciamento de projetos, maior a contribuição dos seus ativos de processos organizacionais em seus projetos.

Ferramentas e técnicas

Análise de variação –  A análise de variação é usada para comparar o real x o planejado. Para controlar os riscos de forma efetiva é necessário simular como o projeto se comportará baseado na tendência atual.

Saídas

Informações sobre o desempenho do trabalho – São geradas para tomada de decisão a partir dos dados sobre o desempenho do trabalho e apresentadas nos Relatórios de desempenho do trabalho. São exemplos de informações sobre desempenho status das entregas, lições aprendidas documentadas e detalhes da utilização de recursos.

Solicitações de mudanças – Várias solicitações de mudança devem ser feitas durante o projeto, no planejamento o gerente de projeto deve definir como as mudanças serão tratadas através do Controle Integrado de Mudanças (Fluxo). Durante o projeto, todas solicitações de mudanças devem ser documentadas no Registro das mudanças e devem ser aprovadas ou rejeitadas conforme Fluxo definido.

Atualizações no plano de gerenciamento do projeto – Baseado no item de entrada, essa atualização mostra como se encontra o plano de gerenciamento depois das mudanças que foram realizadas.

Atualizações nos documentos do projeto – Baseado no item de entrada, essa atualização é necessária para realizar os ajustes nos documentos do projeto de acordo com as mudanças realizadas.

Atualizações nos ativos de processos organizacionais – Baseado no item de entrada, essa atualização é necessária após as mudanças realizadas para garantir o sucesso do projeto, pois são os ativos relacionados aos processos da empresa.

Viu como é importante monitorar as mudanças do projeto? Compreendeu como deve ser feito o controle de escopo? Se ainda ficou alguma dúvida, fale com a gente!

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

       

Deixe seu Comentário

Agenda

Confira nossa programação!

Sobre

É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

Você também pode se interessar

Newsletter

Fale com a gente!