Diagrama de Ishikawa no gerenciamento de projetos

Diagrama de Ishikawa no gerenciamento de projetos

• 10/3/2020
• Robson Camargo

 

Uma ferramenta bastante eficaz para a solução de problemáticas do gerenciamento de projetos de forma definitiva é o Diagrama de Ishikawa.

Isso porque no gerenciamento de projetos, assim como em qualquer área, existem problemas que podem ser solucionados definitivamente ao se conhecer as suas origens. Ou seja, para tratar o efeito é preciso entender as causas.

Justamente por isso, o Diagrama de Ishikawa também é conhecido como Diagrama de Causa e Efeito.

O que é diagrama de Ishikawa?

Diagrama de Ishikawa, conceito:

Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama Espinha de Peixe,  o diagrama Ishikawa é considerada umas das 7 ferramentas da qualidade. 

Pode ser a primeira ferramenta visual básica de qualidade indicada para o ciclo PDCA.  

Pelo Guia PMBOK, o diagrama deve ser usado no grupo de processos da execução do gerenciamento da qualidade, e na fase de controle, no grupo de processos de monitoramento e controle.

É uma ferramenta gráfica indicada para gerenciar e controlar a qualidade em diferentes processos dentro das empresas, possibilita investigar as verdadeiras causas dos problemas ou oportunidades de melhorias, mas vai além das causas principais e esmiúça também as causas secundárias.

Foi desenvolvida em 1943 pelo engenheiro químico e professor da Universidade de Tóquio, Kaoru Ishikawa, que criou um gráfico para verificar a dispersão de qualidade dos produtos e processos.

Para que o processo possa ser melhor entendido vamos mostrar como é feito um diagrama Ishikawa, exemplo básico:

Na representação gráfica do  diagrama uma linha principal horizontal aponta para o problema ou o efeito indesejado, que pode ser ilustrada como a cabeça do peixe. Nesse ponto, é possível definir como declaração do problema.

Daí vem a comparação com a imagem de uma espinha de peixe, porque o formato vai ficar muito semelhante ao do esqueleto do peixe, quando coloca-se o efeito indesejado ou não conforme na posição da cabeça do peixe, do lado direito, e as causas como as espinhas, do lado esquerdo.

Ao colocar as causas ganha-se uma grande contribuição para descobrir o problema indesejado.

Para esmiuçar as causas, existem 6 categorias básicas que são conhecidas como Diagrama de Ishikawa 6M e que vão dar a forma de espinha de peixe:

- Máquinas: equipamentos podem gerar falhas, por falta de manutenção periódica ou operação de forma inadequada.

- Mão de Obra:  é toda causa que envolva ação de um colaborador. Imperícia, imprudência ou falta de qualificação na forma do colaborador executar o trabalho podem gerar muitos problemas.

- Matéria-prima: matéria que foi utilizada para executar o trabalho. Causas podem estar na qualidade, por exemplo.

- Método: forma utilizada para executar o trabalho, que podem gerar processos incorretos ou serem aplicados indevidamente.

- Medição: avaliações realizadas de forma errada e levantamento de dados imprecisos.

- Meio Ambiente: além dos fatores climáticos, envolvem também situações políticas ou de mercado.

 

Diagrama de Ishikawa exemplo pronto para preencher:

Neste exemplo de Diagrama de Ishikawa pronto vamos perceber que as causas são adequadas para diversos tipos de atividades e ramos, mas pode ser que em algumas categorias de trabalho, os 6 Ms não sejam tão adequados, principalmente em negócios como o de prestação de serviços, por exemplo. 

Neste caso, os 6 Ms são trocados pelos 4 Ps, que são as quatro causas primárias para efeito de gestão: políticas, procedimentos, pessoal e planta.

O principal truque para chegar a uma conclusão final e definitiva é tentar ir o mais fundo possível em cada categoria do Diagrama de Ishikawa no Excel ou mesmo em um Diagrama Excel em Word. Cada gerente de projetos vai determinar a melhor forma de buscar a resposta para seus por quês.

Mas é importante que as perguntas sejam feitas sistematicamente até que as respostas sejam encontradas.

Por isso, pode-se dizer que usar o Diagrama de Causa e Efeito Ishikawa tem diversos benefícios, como ampliar a visão sobre as possíveis causas de um efeito indesejado ou oportunidade a ser melhorada, identificar soluções a partir dos recursos da empresa e também gerar melhorias nos processos.

Como fazer um Diagrama de Ishikawa?

Para elaborar um diagrama de Ishikawa, como fazer passa primeiro por definir, de forma objetiva, o problema ou a oportunidade a ser melhorada. É importante ter  mensuração desses resultados, com base estatística, porque assim fica comprovado que existe o problema ou a oportunidade em questão.

Duas formas devem ser utilizadas na definição das causas que impactam seus resultados para elaboração do Diagrama Ishikawa: uma reunião de brainstorm (tempestade de ideias) e o método dos 5 por quês.

Nessa reunião, que vai estruturar a sessão de brainstorm, um grupo de pessoas  que estão relacionadas com as causas e de outros setores vão esmiuçar os problemas e tentar chegar em suas causas primárias e secundárias, a partir de uma visão ampla, olhando o problema de vários ângulos. Com novas ideias e sugestões, a equipe poderão tentar chegar a um novo resultado.

Na reunião, o gerente de projetos pode atribuir as causas às áreas de conhecimento:

• Escopo;

• Cronograma;

• Riscos;

• Recursos;

• Comunicação;

• Stakeholders;

• Qualidade.

Usar de inteligência coletiva é uma forma simples e flexível, mas é preciso que o líder do grupo esteja ciente do objetivo principal e de onde quer chegar.

Para partir para a elaboração do plano do Diagrama de Ishikawa, é preciso então definir o efeito de forma bem clara e concisa e as principais categorias de causas. Portanto:

• É preciso identificar as principais causas que mais impactam no problema e ocorrem repetidamente.

Isso embasa um conceito que já ouvimos tanto falar que quando temos um problema, o melhor é agir na causa do problema e não no efeito. Para isso, podemos pensar em ações que vão eliminar definitivamente a causa e gerar outros resultados. Então:

• Crie um consenso de grupo e selecione com base na frequência das ocorrências. 

Algumas ações podem ser preventivas, outras corretivas e até usar o que são chamadas de ações de contenção, que é quando são tomadas medidas para evitar que o problema ou efeito se propague, quando não dá para eliminar a causa do problema.

Se você perguntar para que serve o Diagrama de Ishikawa? Podemos responder:

Para uso do Diagrama de Ishikawa,  exemplos vão desde solucionar o problemas como quedas de energia em linhas de produção, obras que estão atrasadas, confecções que geram produtos finais com costuras mal acabadas até o atraso frequente no horário de chegada do colaborador de uma empresa.

Como você percebe, temos vários tipos de diagrama de Ishikawa com exemplo pronto na ponta da língua. A ferramenta é versátil em solucionar questões de qualquer setor.

Como montar um Diagrama de Ishikawa: a técnica dos 5 por quês

A técnica dos 5 por quês é outra forma de identificar causas de um problema para elaborar o diagrama.  Essa metodologia foi desenvolvida pela Toyota para aprimorar processos de qualidade na indústria automotiva.

A técnica consiste em fazer perguntas consecutivas usando o por quê para tentar chegar a fundo nas causas. Por exemplo:

- Por que a lâmpada queimou? A resposta: porque houve um aquecimento excessivo.

- Por que houve o aquecimento excessivo? Resposta: porque não estava na voltagem adequada para o bocal.

- Por que não estava na voltagem adequada? Resposta: porque quem comprou não sabia a voltagem certa.

- Por que não sabia a voltagem certa? Resposta: porque não foi informado corretamente.

- Por que não foi informada a voltagem certa? Resposta: porque o informante esqueceu deste  detalhe.

Com esse uso consecutivo dos por quês, que pode ser classificada como uma técnica de decomposição, é muito provável que se chegue na raiz causa de um efeito indesejado.

Exemplo de Diagrama Ishikawa preenchido:

Aqui vamos apresentar a problemática de uma obra atrasada, elaborado pela arquiteta Lia Sakamoto:

Para quem entender bem e até treinar a usar essa ferramenta como forma de resolver problemas, é possível buscar diversos modelos de Diagrama Ishikawa online, desde planilhas Diagrama Ishikawa Excel para download grátis ou até mesmo outros exemplos de Diagrama Ishikawa em pdf.

Entendeu como funciona?

Se ainda tem dúvidas, me procure no LinkedIn ou aqui no site: robsoncamargo.com.br

E agora veja um vídeo sobre como resolver problemas de comunicação em um projeto:

 

Sobre o autor:

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.