Escopo de projeto: passo a passo para evitar erros e garantir sucesso

Escopo de projeto: passo a passo para evitar erros e garantir sucesso

• 21/11/2019
• Robson Camargo

 

Quando um gerente de projeto assume um novo job, uma de suas atribuições é garantir que todo o ciclo de vida relacionado àquele trabalho seja cumprido de forma eficaz e mapear tudo o que deve ser feito para um resultado satisfatório. Para que isso ocorra, é preciso esmiuçar cada parte de um projeto, a começar pelo escopo de projeto.

O escopo de projeto define tudo que deve ser concluído durante a realização da empreitada. Está na fase inicial, de planejamento. É hora em que tudo é definido. Para começar bem, o gerente de projetos precisa estar no controle de tudo, atento aos detalhes, porque isso vai contar muito no resultado final.

O que é escopo do projetos, pelo PMBOK® (Project Management Knowledge), que é o guiaguia das melhores praticas do gerenciamento de projetos publicado pelo PMI® (Project Management Institute), pode ser definido como os processos necessários para garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e somente o necessário, para terminar o projeto com sucesso.

O que é escopo do projeto?

O escopo de um projeto é a soma de todos os recursos e etapas necessárias para se chegar a um resultado esperado, preferencialmente, com sucesso. Define o produto final a ser entregue ao cliente por um determinado tempo e com o orçamento especificado. É uma descrição detalhada de tudo que é imprescindível pra alcançar os objetivos.

Se você perguntasse o que caracteriza o escopo do projeto? A resposta seria o trabalho que deve ser realizado para entregar o que foi contratado.

Além disso, o escopo de projeto também define os limites do trabalho, permitindo que os membros da equipe avaliem com precisão o que é e não faz parte do esforço necessário.

O escopo de projeto é crítico porque, sem ele, os gerentes de projetos não teriam como saber horas, custos ou mão de obra que estão envolvidos em um projeto

Como fazer escopo de projeto?

A gestão do escopo é dividida em algumas fases. O desenvolvimento do escopo do projeto é a fase inicial do processo de planejamento. Esse momento é quando é realizada a criação de um plano de gerenciamento do escopo do projeto, que documenta como o escopo vai ser definido, verificado e controlado.

Em toda missão a ser cumprida é possível utilizar essa técnica de gerenciamento de projetos porque em princípio quando surge um projeto, as proposições sobre ele estão definidas em nível macro.

Vamos pensar como exemplo de escopo de projeto para um casamento. Na fase inicial, antes do escopo, noivos definem de modo geral como vai ser o casamento, como fazer a parte do religioso, como vai ser a parte do civil, se vai ter viagem de lua de mel, se vai ter festa, etc.

Então chega-se a uma segunda etapa, definida também de modo geral, qual é orçamento para isso e em qual tempo deverá ser tudo deverá ser realizado.

Depois que a ideia geral é formada, é preciso pensar em uma maneira do orçamento estimado e do tempo caberem dentro de tudo o que  foi definido.

Nesta fase já pode-se aplicar um Canvas de  projeto que pode dar uma ideia geral de tudo. É um recurso visual que vai ajudar a ver o projeto com um todo, a organizar de modo geral. Ali naquela tela, os noivos colocam post its coloridos com o que foi decidido em nível macro.

É depois dessa fase macro que entra o momento do detalhamento de tudo o que será necessário para realizar o casamento. É a hora de definir o escopo de projeto. E assim como ocorreu neste escopo de projeto exemplo “casamento”, será em todos os outros projetos de caráter profissional e corporativo. É o modelo de escopo de projeto.

A hora da definição do escopo projeto  envolve a elaboração de uma lista de tudo o que é necessário para criar a estrutura do projeto, como:

- Objetivos do projeto

- Entregáveis

- Características

- Funções

- Tarefas

- Prazos

- Custos

Na definição do escopo do projeto estão os objetivos do projeto, o que eles esperam produzir,  limitações, dependências e pressupostos, etc. Uma vez que o projeto é aceito, o gerenciamento do escopo é o primeiro passo no planejamento de seu sucesso.

Como elaborar um escopo de projeto: gerenciamento

A gestão do escopo garante tudo seja definido com precisão e mapeado, que os gerentes de projeto conheçam os recursos humanos adequados e os custos necessários para concluir o projeto. Isso diz respeito principalmente ao que é e não faz parte do escopo. Os três processos envolvidos no gerenciamento do escopo do projeto são:

Planejamento

Isso inclui capturar e definir o trabalho que precisa ser feito. Nesta etapa do planejamento, muitas vezes, também está incluída a criação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou a WBS (Working Breakdown Structure), que é a subdivisão das principais tarefas, o projeto vai ser subdividido em etapas menores, que são mais fáceis de gerenciar.

Controle

Depois da verificação do escopo, que é a aceitação das etapas, a etapa de controle enfoca o escopo do escopo, documentando, rastreando e aprovando ou reprovando mudanças.

Encerramento

Inclui uma auditoria dos resultados do projeto e avaliando os resultados do plano original.

Outro componente crítico depois do escopo do projeto pronto a elaboração de uma declaração do escopo do projeto. Uma vez que os processos são entendidos, um documento deve ser elaborado para delinear o projeto.

Declaração de escopo de projeto

É um documento exato que descreve os objetivos, prazos e relacionamentos que dão forma ao projeto. A inclusão de elementos específicos neste documento ajudará a construir uma declaração de escopo efetiva que minimizará o risco de trocas de ordens e interrupções, mantendo-se dentro do orçamento já definido.

Agora você tem o escopo de projeto pronto, totalmente.

Depois destes fatores definidos, dentro do quadro de um projeto, o escopo será muito mais fácil de gerenciar. Permanecer no topo do escopo do projeto é fundamental para o sucesso e perder a pista é um dos maiores erros que um gerente de projeto pode fazer em um trabalho.

Entendeu por que é tão importante entender o que é o escopo de um projeto? Se ainda tem dúvidas, me procure pelo LinkedIn ou aqui pelo site: robsoncamargo.com.br

Mas para aproveitar o tema veja o vídeo abaixo sobre planejamento de casamento e entenda melhor o que é escopo de projeto.

 

 

Aqui no blog também aproveite para ler temas como ferramentas de ferramentas de gestão de projetos e técnicas de apresentação.

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.