Escopo: significado para o ciclo de vida do projeto

Escopo: significado para o ciclo de vida do projeto

• 15/10/2017
• Robson Camargo

 

 

De acordo com o Business Dictionary, escopo, significado: a soma de tudo que compõe um contrato, emprego, programa ou projeto.

Portanto, o escopo do projeto é parte do planejamento que envolve a determinação e documentação de uma lista de objetivos específicos do projeto, entregas, tarefas, custos e prazos. Achou complicado? Pois bem, vamos explicar melhor!

Qual o significado da palavra escopo?

Significado de escopo: se refere aquilo que se pretende atingir. É um substantivo masculino, com origem na palavra grega skopos que significa 'aquele que vigia, que protege'. Escopo é a finalidade, o alvo, ou o intento que foi estabelecido como meta final.

O escopo é o objetivo que se pretende atingir, é sinônimo de fim, propósito ou desígnio. No caso de uma auditoria, o escopo é o objetivo que se pretende alcançar com a auditoria.

“Escopo é um termo do gerenciamento de projetos para os objetivos combinados e os requisitos necessários para completar um projeto. Definir corretamente o alcance de um projeto permite que um gerente estime os custos e o tempo necessário para finalizar o projeto.

O escopo de um projeto inclui todas as informações e entregas que são esperadas à medida que o projeto avança em direção à conclusão. Ele também descreve os limites do projeto, especificando o que não está incluído no escopo do projeto e pode incluir informações relativas ao orçamento do projeto ou aos recursos disponíveis”. (Investopedia)

Entendeu agora o significado da palavra escopo?

Em projetos pode-se entender o significado do escopo também como o limite de, ou o que vai atingir uma determinada operação e dentro de qual recursos de sistema podem ser utilizados.

São as tarefas que devem ser cumpridas para que um serviço, produto ou resultado, seja apresentado com as particularidades determinadas previamente. O escopo de um projeto é essencial, e quando ele é mal definido, podem ocorrer conflitos em relação ao orçamento e cronograma.

Já o PMBOK® define o Escopo do Projeto como: “O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos e funções especificados“.

Assim, é no escopo que se define claramente o que está e o que não está incluído no projeto.

Também é nele que se controla o que é adicionado ou removido ao longo do caminho — estabelecendo ainda os mecanismos de controle para tratar os fatores que podem resultar em mudanças não previstas. Sem a definição do escopo, portanto, não se pode estimar o custo e o tempo demandados pelo projeto.

Nesse sentido, gerir um escopo de forma eficaz exige uma boa e clara comunicação, pois garante que os membros da equipe vão entender e concordar com a forma como serão cumpridas as metas preestabelecidas.

Às vezes, devido alguma falta de comunicação, o escopo pode precisar ser modificado. Isso afeta diretamente o custo e perturba o cronograma, causando perda de recursos financeiros e tempo, e até o desgaste da motivação da equipe.

Por tudo isso, percebe-se a sua grande importância não só para a equipe do projeto, mas também para os stakeholders, que atuam no desenvolvimento estratégico dos negócios da empresa.

A elaboração de um escopo detalhado ainda é fundamental para a satisfação do cliente, bem como para a eficiência do trabalho a ser realizado.

É importante ressaltar, mais uma vez, a definição do escopo: o escopo de um projeto descreve todos os seus produtos, os serviços necessários para realizá-los e resultados finais esperados. Descreve também o que é preciso fazer para que alcance seus objetivos com os recursos e funções especificados desenvolvidas de uma declaração do escopo detalhado do projeto, como a base para futuras decisões do projeto. Os riscos existentes, as premissas de um projeto e restrições são analisados para verificar a integridade do projeto, aonde o riscos adicionais, premissas e restrições vão sendo adicionados conforme há necessidade.

No entanto, nem mesmo o melhor gerente de projetos consegue determinar com exatidão no seu planejamento tudo que vai ocorrer durante a execução, especialmente quando o escopo é grande, a complexidade alta ou a duração é longa.

Nesses casos, algo que pode ser feito é a avaliação dos riscos que envolvem essa atividade e a preparação para as prováveis consequências por meio do gerenciamento de riscos.

A importância da declaração do escopo

A declaração do escopo também fornece ao líder ou facilitador da equipe do projeto diretrizes para tomar decisões sobre solicitações de mudança durante o projeto. É natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho, de modo que quanto melhor for o “escopo” no início, melhor será a capacidade de gerenciar a mudança.

Ao documentar o alcance de um projeto, as partes interessadas devem ser tão específicas quanto possível, a fim de evitar problema no escopo, uma situação em que uma ou mais partes de um projeto acabam exigindo mais trabalho, tempo ou esforço por causa do mau planejamento ou falta de comunicação.

O gerenciamento efetivo do escopo exige uma boa comunicação para garantir que todos na equipe entendam o escopo do projeto e concordem com a forma com que os objetivos do projeto serão atendidos.

Como parte da gestão do escopo do projeto, o líder da equipe deve solicitar aprovações e assinaturas das várias partes interessadas à medida que o projeto prossegue, garantindo que o projeto concluído, conforme proposto, atenda às necessidades de todos.

Quais as etapas para definir o escopo de um projeto?

Para definir um escopo do projeto, primeiro você deve identificar as seguintes coisas:

- Objetivos do projeto

- Objetivos

- Subfases

- Tarefas

- Recursos

- Despesas

- Cronograma

Uma vez que você estabeleceu essas coisas, você precisará esclarecer as limitações ou os parâmetros do projeto e identificar claramente os aspectos que não devem ser inclusos. Ao especificar o que será e não será incluso, o escopo do projeto deve deixar claro para as partes interessadas, altos funcionários e membros da equipe envolvidos, quais produto ou serviço serão entregues.

Além disso, o escopo do projeto deve ter um objetivo tangível para a organização que está empreendendo o projeto. O objetivo é criar um produto melhor para uma empresa vender, atualizar o software interno de uma empresa para que eles possam oferecer um melhor atendimento aos clientes ou criar um novo modelo de serviço para uma organização. Essas coisas são fundamentais para definir o escopo do projeto, porque eles irão desempenhar um papel na forma como as metodologias do projeto são aplicadas ao projeto para concluí-lo.

Como gerente de projeto, entender e poder definir o escopo do projeto, você terá um foco e sentido de propósito ao executar o projeto. Compreender o escopo fornece as bases para a gestão da mudança de projeto e gerenciamento de riscos. Permite a definição de metas e uma linha de tempo para trabalhar, bem como pontos-chave para informar sobre o progresso do projeto para a alta administração e outras partes interessadas.

Quais as 3 facetas do gerenciamento de escopo?

Três processos fazem parte do gerenciamento de escopo – planejamento, controle e encerramento.

Planejamento

O processo de planejamento é quando uma tentativa é feita para capturar e definir o trabalho que precisa de competição.

Controle

Os processos de controle e monitoramento estão preocupados com documentação de rastreamento, escopo e aprovação de alterações de projeto.

Encerramento

O processo final, o encerramento, inclui uma auditoria dos resultados do projeto e uma avaliação dos resultados em relação ao plano original.

Os desafios na definição do escopo do projeto

Agora, veremos alguns problemas que podem surgir durante a definição e documentação do escopo do projeto, e como lidar com eles. Confira:

1. Ambiguidade

Ao fazer a definição do escopo, pode haver confusão entre o conceito de “tarefas” e de “produtos”.

As tarefas são ações e atividades que geram a conclusão de um produto ou subproduto. Nesse caso, classificar uma tarefa como produto e vice-versa retrata uma total falta de entendimento de como deve ser feita a definição de um escopo.

Esse tipo de situação pode resultar também de interpretações ambíguas sobre as informações, o que, muitas vezes, leva a um trabalho desnecessário. Portanto, evite isso elaborando um escopo preciso e claro, que vá direto ao ponto.

2. Definição incompleta

Um escopo é considerado incompleto quando o seu detalhamento está insuficiente, o que prejudica o mapeamento eficaz de tarefas, de custos e do tempo para a realização de cada atividade.

Geralmente, a falta de conhecimento técnico dos profissionais que estão fazendo a definição do escopo do projeto é um fator que pode implicar nessa falta de detalhamento de documentos e levantamentos quantitativos.

Seja como for, escopos incompletos levam aos famosos “deslizamentos” de agenda, que podem acarretar no aumento de custos. Logo, garantir um escopo completo e preciso também evita isso.

3. Transitoriedade

Atualmente, o tempo gasto para elaborar escopos tem diminuído em decorrência de prazos mais apertado e da redução de custos. Com isso, muitas vezes, são feitos escopos transitórios, o que tem prejudicado o sucesso de projetos e a obtenção de lucro paras as empresas.

Grosso modo, escopos transitórios tendem a sofrer aumentos constantes, que são a principal causa de atrasos nas entregas e projetos “sem fim”. Portanto, é fundamental que o documento seja finalizado corretamente, e que permaneça inalterado durante todo o cronograma.

Caso seja realmente necessário realizar mudanças no escopo, recomenda-se que estas sejam documentadas e sujeitas à aprovação do gerente de projetos, dos clientes e do time de colaboradores, além de serem comunicadas a todos os envolvidos no projeto.

4. Falta de comunicação e colaboração

Como já comentamos, problemas de comunicação podem ocasionar falhas de colaboração. Logo, é importante certificar-se de que a mensagem que você passou para a sua equipe foi bem compreendida por todos, e de que a comunicação entre os colaboradores está sendo realizada de forma assertiva.

Um escopo que não é preparado de forma colaborativa pode provocar interpretações erradas. Para que isso não aconteça, o documento deve ser compartilhado com todas as partes interessadas em cada etapa do processo de definição. E os ruídos básicos na comunicação — como enviar um e-mail e tê-lo direcionado para a caixa de spam, por exemplo — precisam ser erradicados.

5. Ignorar os riscos no escopo do projeto

Sem dúvida, saber gerenciar riscos é um dos principais segredos para a realização de projetos bem-sucedidos. Ainda assim, algo muito negligenciado na hora de fazer a definição do escopo do projeto é a análise dos fatores que podem impactar negativamente o bom andamento e execução das tarefas.

É muito importante que o gestor descubra quais são as possíveis ameaças que podem ocorrer em cada etapa do projeto, para tomar medidas preventivas e garantir a minimização e até mesmo a eliminação desses riscos.

Dessa forma, portanto, para que o projeto a ser realizado seja bem-sucedido, é imprescindível elaborar um plano de gerenciamento do escopo do projeto para documentar como o escopo será definido, validado e controlado.

Essa definição do escopo do projeto, como vimos até aqui, envolve processos como elaborar o termo de abertura do projeto, fazer a documentação de requisitos e identificar ativos de processos organizacionais e fatores ambientais da empresa.

Por fim, alguns dos principais desafios que podem surgir durante a definição e documentação do escopo do projeto são a ambiguidade e a incompletude de informações, a elaboração de escopos transitórios, a falta de colaboração e comunicação da equipe e não identificação de possíveis riscos e ameaças ao projeto.

Conseguiu compreender a importância do escopo, significado e aplicação? Qualquer dúvida entre em contato com a gente!

E agora, no vídeo abaixo, entenda a diferença entre escopo de projeto e escopo de produto:

 

 

Sobre o autor:

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 12 anos.

 As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.