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Gerenciamento de escopo do projeto: qual a importância?

Gerenciamento de escopo do projeto: qual a importância?

Gerenciamento de escopo do projeto: qual a importância?

  • 6/8/2019
  • Robson Camargo

 

Você sabe que um dos processos mais importantes do gerenciamento de projetos é o Gerenciamento do Escopo do projeto? Isso mesmo! Porque sem escopo não existe trabalho a ser executado.

O escopo é o foco do projeto. É no escopo que está definido todo o trabalho que devemos realizar garantindo que apenas o que foi definido seja realizado. Erros no escopo podem arruinar com um projeto inteiro. Confira o que você precisa saber sobre o gerenciamento de escopo do projeto.

O que é gerenciamento do escopo do projeto?

Gerenciamento de Escopo do Projeto é o conjunto dos processos essenciais para garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para ter sucesso.

Podemos dizer que é o processo pela qual as saídas, benefícios e resultados são identificados, definidos e controlados.

Segundo o guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos do PMI (Project Management Institute),  o PMBOK®, o gerenciamento do escopo do projeto,  consiste em, principalmente, estar atento com a definição e controle do que está ou não está incluído no projeto.

Mas quantos processos existem no gerenciamento do escopo do projeto?  Fazem parte desse conjunto as seguintes etapas:

  1. planejar o gerenciamento de escopo
  2. coletar os requisitos
  3. definir o escopo
  4. criar a EAP
  5. validar o escopo
  6. controlar o escopo

1. Planejar o Gerenciamento de Escopo

Consiste em criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto, que determinará como o escopo será definido, validado e controlado. O planejamento define as regras do jogo, ou seja:

  • Como o escopo será realizado?
  • Quais as ferramentas que devo usar?
  • Como o escopo será gerenciado e controlado de acordo com o plano de gerenciamento de projetos (que integra todo o planejamento do projeto)
  • Como obter as aceitações das entregas?

Normalmente, nesse processo são utilizadas as técnicas de opinião especializada e reuniões.

Um exemplo de plano de gerenciamento de escopo do projeto que podemos citar é de uma construção. Cada etapa precisa ser pensada e planejada porque algumas atividades só podem acontecer depois da realização de outras.

Quando se define a realização de uma obra, o construtor sabe que precisa levantar uma cerca para definir os limites da construção. A partir disso, vai ser pensado outros aspectos como o escavamento do terreno para produzir as fundações, o levantamento das paredes, todos os sistemas que compõem uma casa ou edifício, como água, esgoto e parte elétrica; tem também a colocação de janelas, acabamentos das partes externas e internas, como a colocação de pisos, pinturas e sistema de iluminação decorativa.

Quanto vai ser preciso de material? Quantas pessoas serão necessárias para concluir a obra? Que equipamentos serão necessários para o trabalho bem-feito?

Enfim, são muitos processos que vão compor o plano de gerenciamento de escopo do projeto exemplo  de uma obra.

2. Coletar os Requisitos

Consiste em elencar as características e funções que o produto deve ter para atender às necessidades dos clientes. A tarefa de converter necessidades em requisitos nem sempre é fácil. Entender o que, de fato, o cliente precisa para resolver seu problema exige um certo grau de experiência e olhos clínicos. Os requisitos podem ser divididos em:

Requisitos funcionais: estão diretamente ligados ao produto

Requisitos não funcionais: estão ligados a condições ambientais indiretamente descritas

Normalmente nesse processo são utilizadas as técnicas de entrevistas, grupos de discussão, oficinas facilitadas, etc.

3. Definir o Escopo

No gerenciamento, escopo do projeto é a diretriz que vai apresentar a quantidade total que deve ser feita.

De acordo com o guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos, o  PMBOK®, o escopo é “o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos e funções especificados”.

Após o entendimento das metas do projeto, a definição do escopo com o maior detalhamento possível precisa ser realizado  já no início do ciclo de vida do projeto, para reduzir as possibilidades de mudanças, o que pode gerar mais custo e tempo.

Mas não se esqueça, que também é preciso deixar bem claro o que está fora do escopo de um projeto, para não gerar desentendimentos durante a execução do trabalho.

O gerenciamento do escopo em projetos prevê que esse processo de definição vai resultar na Declaração de Escopo do projeto e pode incluir:

  • Escopo do produto (o que será feito?)
  • Escopo do projeto (como será feito?)
  • Entregas (para o produto e projeto)
  • Critérios de aceitação
  • O que não faz parte do projeto?
  • Premissas e restrições

O projeto só deve ter sua construção iniciada após a aprovação formal da declaração do escopo.

Normalmente, para definição de escopo de um projeto são utilizadas as técnicas de opinião especializada, análise de produto, geração de alternativas e oficinas facilitadas.

4. Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

No gerenciamento do escopo de projetos, a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é a decomposição do trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis.

Para o PMI,  essa ferramenta é de uso obrigatório, pois facilita aos interessados a visualização do escopo, fornecendo uma visão estruturada, evitando que as entregas sejam esquecidas, facilita a visualização dos impactos de mudanças no escopo, entre outros benefícios.

Você se lembra da diferença entre WBS e PBS? Pois bem, vale ressaltar que uma das principais utilidades da WBS é delimitar e elicitar o escopo do projeto.

5. Validar o Escopo

Para o gerenciamento do escopo de um projeto, esse passo consiste em formalizar a aceitação das entregas concluídas do projeto. Caso alguma entrega não seja aceita, é nesse processo que é feita a solicitação de mudança com os reparos necessários. Esse processo normalmente utiliza técnicas como inspeção e tomada de decisão em grupo.

6. Controlar o Escopo

Esse processo envolve medir e avaliar a execução do escopo para identificar variações e verificar se são necessárias mudanças. Nesse processo o líder deve estar atento para que o trabalho seja executado conforme a definição do escopo, evitando o “Gold Plating” e controlando todas as mudanças de escopo.

O controle de escopo gera informações sobre o desempenho do trabalho, solicitações de mudanças e atualizações nos documentos do projeto. Além disso, com a determinação do escopo, dos recursos e das tarefas prioritárias será possível ter uma boa estimativa do tempo que o Ciclo de vida de um projeto irá levar.

Ou seja, o gerenciamento eficaz do escopo do projeto consiste também em monitorar cada etapa para saber se tudo está dentro do previsto no plano, para  não desperdiçar tempo e recursos, ou pior, não conseguir terminar o trabalho a contento.

Agora veja um vídeo sobre atraso de prazos e estouro de orçamento:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

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É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

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