Gerenciamento de prazo: entenda como aplicar com as diretrizes do PMBOK®
- 13/6/2019
- Robson Camargo
O Gerenciamento de Prazo em projetos é definido no Guia PMBOK® como sendo “os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo estimado”. O cumprimento dos prazos tem uma importante influência no êxito dos projetos.
A maioria dos projetos demanda cuidados constantes de gestão, desde o planejamento até a entrega final. Desta forma, requer disciplina e controle eficiente, para permitir corrigir em tempo hábil os possíveis problemas com prazos, e com isso evitar que se tornem graves e, muitas vezes, irreversíveis no decorrer da execução dos projetos.
Mecanismos necessários para o Gerenciamento de Prazo
Segundo o PMBOK®, do Project Management Institute (PMI) são sete os elementos necessários para o gerenciamento de prazos em projetos. São eles:
- Plano de Gerenciamento do Cronograma
- Definição das atividades
- Sequenciamento das atividades
- Estimativa dos recursos das atividades
- Estimativa das durações das atividades
- Desenvolvimento do cronograma do projeto
- Controle do cronograma do projeto
1 - Plano de Gerenciamento do Cronograma
O processo de Planejar o Gerenciamento do Cronograma é responsável por estabelecer as políticas, os procedimentos que serão utilizados e a documentação que será utilizada no Planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.
É importante por fornecer as orientações e instruções sobre como o cronograma do projeto será gerenciado ao longo de todo o projeto.
Esse documento será parte integrante do Plano de Gerenciamento do Projeto e deve ser atualizado conforme mudanças ocorrerem no projeto. Como saída é gerado o Plano de Gerenciamento do Cronograma.
2 - Definir as Atividades
Definir as atividades que farão parte do cronograma é o primeiro processo de gerenciamento do cronograma e, portanto, a porta de entrada no gerenciamento de projetos.
Assim, o mapa de definição das atividades sofre forte influência de processos de outras áreas envoltas no gerenciamento de projetos e influencia também os demais mapas de planejamento de tempo.
A definição das atividades tem papel fundamental no planejamento, execução e controle de um projeto.
É por meio das atividades que se delegam as ações para as pessoas envolvidas no projeto, que se define o trabalho necessário para o cumprimento das entregas prometidas ao cliente e que se fará o cálculo do custo do trabalho para a orçamentação do projeto.
Os atrasos ou antecipações durante a execução também acontecerão nas atividades.
É aí que podem ocorrer possíveis variações de custo e qualidade que deverão receber ação corretiva dos gerentes do projeto, se necessário.
Além disso, somente após as atividades definidas podemos executar os processos seguintes do gerenciamento de tempo, fazendo o sequenciamento e a estimativa de duração de tempo.
A definição das atividades, na prática, pode ser confundida com o desenvolvimento da EAP, já que o detalhamento do escopo é um processo gradativo e constante durante o planejamento.
Portanto, não é errado afirmar que com a definição das atividades concluída teremos um conhecimento maior do escopo e poderemos optar por revisar a EAP criada inicialmente.
No entanto, essa linha tênue que divide a criação da EAP e a definição das atividades pode fazer com que tenhamos dificuldade ou que confundamos os dois conceitos.
Desse processo, como saída são gerados a Lista de Atividades, Atributos das atividades e Lista de Marcos.
3 – Sequenciar as atividades
O processo de Sequenciar as Atividades é responsável por identificar e documentar todos os tipos de relacionamento, suas eventuais exigências de antecipações ou atrasos, e tudo que se faça necessário para que o desenvolvimento do cronograma seja feito da maneira mais realista possível.
Este processo define uma sequência lógica para a realização do trabalho, com o objetivo de obter um nível de eficiência superior sem deixar de olhar as restrições do projeto. Como saída são gerados os Diagramas de rede do Cronograma do Projeto e Atualizações nos Documentos do Projeto
O objetivo final do sequenciamento das atividades é a obtenção de um diagrama de rede completo, compreendendo todas as atividades do projeto e suas diversas inter-relações.
Para tanto, com o intuito de tentar minimizar problemas futuros indesejáveis que possam ocorrer durante o ciclo de vida de um projeto e, ao mesmo tempo, maximizar as chances de sucesso do sequenciamento, é importante que o gerente do projeto e sua equipe estejam preparados com todos os documentos, processos e ferramentas necessários para a geração do diagrama de rede.
A lista de atividades inicialmente obtida por meio da Estrutura Analítica do Projeto pode ser alterada durante o processo de sequenciamento de atividades.
4 - Estimar os Recursos das Atividades
O quarto processo é responsável por estimar os tipos e quantidades de material, recursos humanos, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar as atividades do projeto.
Este processo identifica o tipo, quantidade e características dos recursos exigidos para concluir a atividade, permitindo uma estimativa de custos e duração mais exatas. Como saída são gerados os Requisitos de Recursos das Atividades, Estrutura Analítica dos Recursos e Atualizações nos Documentos do Projeto.
5 – Estimar as Durações das Atividades
O processo de Estimar as Durações das Atividades realiza a estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas e com os recursos estimados.
Este processo fornece uma quantidade de tempo necessário para concluir cada atividade. Como saída são gerados as Estimativas das durações das Atividades e as Atualizações no Documentos do Projeto.
Estimar a duração das atividades é um dos aspectos mais difíceis e complexos do planejamento de um projeto. Mas é importante lembrar que se trata de uma estimativa e nunca de uma certeza absoluta. Diversos fatores devem ser considerados para a elaboração adequada de uma estimativa:
- Ameaças e oportunidades que podem surgir ao longo do projeto;
- A competência e a produtividade dos recursos envolvidos e a sua curva de aprendizagem.
A tentativa é de responder à clássica pergunta “quanto tempo demora?” com maior nível de precisão possível, pois certeza absoluta não existe.
6 – Desenvolver o Cronograma
Esse processo realiza a análise das sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando assim criar o modelo do cronograma do projeto. Como saída são gerados a Linha de base do cronograma, o Cronograma do Projeto, os Dados do Cronograma, o Calendário do Projeto, as Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto e as Atualizações nos Documentos do Projeto.
É fato que o preparo do cronograma proporciona a base para muitas das funções importantes que são parte do processo de gerenciamento de projetos, mas sem uma definição clara dos objetivos e do escopo do trabalho não há uma base sólida para atribuir recursos ou administrar o fluxo de caixa.
7 – Controlar o Cronograma
Este último processo do gerenciamento de prazos do projeto é responsável por monitorar continuamente o andamento das atividades do projeto para atualização no seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma para realizar o planejamento.
Após a criação do cronograma, entramos efetivamente na fase de execução e controle do projeto e é importante registrar aqui que um dos problemas mais comuns em todos os projetos é, justamente, a fase de controle, ou a sua ausência.
Este processo fornece meios para reconhecimento dos desvios com relação ao caminho planejado e tomada de medidas corretivas e preventivas para com isso minimizar os riscos.
Como saída são gerados as Informações sobre o Desempenho do Trabalho, as Previsões de Cronograma, as Solicitações de Mudança, as Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto, as Atualizações nos Documentos do Projeto e as Atualizações nos Ativos de Processos Organizacionais.
Compreendeu a importância do gerenciamento de prazo do projeto? Ficou alguma dúvida de como esse processo pode contribuir para que os prazos sejam cumpridos e, desta forma, gerar satisfação ao cliente e menos tensão na equipe?
Sobre o autor
Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.
As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.
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