Gerenciamento de riscos em projetos: aprenda a evitar problemas

O gerenciamento de riscos em projetos é uma das áreas de conhecimento do PMBOK, fundamental para ter sucesso os objetivos do projeto.

Além de estabelecer práticas que melhoram o planejamento, identificação e eliminação dos riscos também ajudam a melhorar índices da gerência de projetos ser bem-sucedida em suas ações.

O que é gerenciamento de riscos em projetos?

Essa disciplina que consta no Guia PMBOK, bíblia das melhores práticas da gestão de projetos, é o processo utilizado pelos gerentes de projetos para minimizar quaisquer problemas que possam provocar estouro de prazos nos cronogramas, custos e até objetivos do projeto.

Em gerenciamento de projetos, uma definição de risco muito aceita é que são problemas que podem ou não acontecer dentro de um projeto, mas é necessário pensar neles para que sejam tomadas as devidas providências caso ocorram. Por isso, em gestão de projetos, o gerenciamento de riscos não pode ser negligenciado.

A habilidade de prever com antecedência esses riscos é uma habilidade fundamental para um gerente de projetos, portanto, incluir o gerenciamento de riscos no plano de gerenciamento de projetos é uma medida que pode evitar perdas de recursos, desde tempo a pessoas.

Para tanto, vale perguntar:

• Qual é a importância do projeto para a organização ou o cliente?

• Qual o impacto o risco terá no projeto?

• Os riscos de projetos podem afetar relacionamentos dentro da organização ou com os clientes?

• Os clientes demais partes interessadas estão cientes do risco?

O bom gerenciamento de riscos em projetos implica diminuir esses impactos que esses riscos terão de forma global.  

Quais falhas devem ser temidas em um projeto?

As principais falhas que podem colocar um projeto fora dos trilhos são gerência de projetos desatenta, má comunicação entre as partes envolvidas, cronogramas subestimados, tecnologias que não são adequadas e equipes que não atendem ao requisitos para desenvolver o projeto e até falta do detalhamento necessário em um planejamento do projeto.

Mas é importante dizer que apesar da força da palavra “risco” ter uma conotação negativa, os riscos também podem ser consideradas oportunidades em um projeto. Nesses casos, apresentam um viés positivo, que pode ser utilizado em prol dos objetivos no ciclo de vida de um projeto.

Os riscos positivos passam pela conclusão antecipada do projeto, atrair mais clientes do que o planejado ou até mesmo um atraso que se transforma em uma janela de oportunidades. Ainda assim, o plano de gerenciamento de riscos não está descartado.

Como gerenciar o risco de maneira eficaz em um projeto?

Para  fazer a gestão de riscos em projetos de forma eficiente, de acordo com  o capítulo do PMBOK, é preciso planejar o gerenciamento de risco em projeto, com a finalidade de estabelecer requisitos com orientações gerais.

Serve como um documento complementar, que vai conter diretrizes para estabelecer uma sistemática de ação. As etapas do plano de gerenciamento de riscos vai envolver:

Identificar os Riscos

Para identificar o risco, é possível realizar uma reunião geral com a equipe, para que todos coloquem à mesa as suas ideias do que pode ser riscos no projeto.

Essa medida é importante porque muitos riscos são conhecidas, mas outros exigem um grau maior de aprofundamento de pesquisas. 

Para tanto, talvez seja necessário pensar em entrevistas e até acessar dados de projetos anteriores para realizar um aprofundamento nessa busca.

O fato é que quanto mais a inteligência coletiva trabalha a serviço do bem comum, maior é a expectativa de sucesso nessa etapa do projeto. 

É possível encontrar riscos de custos, prazos, desempenho, estratégicos, de governança e até mesmo legais. Quanto mais detalhamento sobre os riscos, melhor para os bons resultados.

Realizar Análises Qualitativa e Quantitativa dos Riscos

A etapa de análise de risco em gerência de projetos é tão fundamental quanto a anterior de identificação de riscos, porque é preciso determinar a probabilidade de ocorrência de cada um dos riscos identificados. 

Outro ponto importante é que é interessante lembrar de adotar registro desses riscos, que poderão servir no futuro como estudo de caso gerenciamento de riscos em projetos.

Para realizar a análise de riscos, é possível realizar a Estrutura Analítica de Riscos, que deve ter um modelo de acordo com a natureza do seu projeto e envolver Análise Quantitativa e Análise Qualitativa.

Análise Quantitativa

É a análise numérica (em custos) para avaliar o efeito dos riscos identificados e priorizados nos objetivos do projeto. É muito indicada para projetos muito complexos e de grande porte. 

Análise Qualitativa

É um processo para realizar a priorização riscos e determinar as ações subsequentes. São riscos  individuais e, por isso, é preciso atribuir um responsável para cada risco, que vai ter o papel de planejar as respostas aos riscos.

Planejar as respostas aos riscos

Para realizar um gerenciamento de risco em projetos eficaz, a etapa do planejamento das respostas é fundamental.

Para isso, é preciso programar:

• Eliminação aos riscos: Implementar e executar um plano para identificar e eliminar os riscos antes que ocorram. Exemplo de gerenciamento de riscos em projetos, é quando uma empresa sabe que há um grande material de transbordo em uma determinada área que coloca em risco de desabamento de alguma estrutura. Antes que isso ocorra, a empresa toma medidas para retirar o excesso de material. 

• Mitigação de riscos: planejar antecipadamente para reduzir a probabilidade de o risco ocorrer e, consequentemente, o impacto negativo dele. Nesse caso, um  exemplo de plano de gerenciamento de riscos em projetos para mitigar, para o mesmo caso citado acima, é adotar procedimentos de segurança que evitem o acúmulo de material e, portanto, diminuir a probabilidade do risco.

• Transferência de riscos: é quando essa ameaça é direcionada para a resposta de terceiros.

• Aceitação de riscos: reconhecer que os riscos existem, mas não tomar nenhuma ação antes que ocorram.

Curso: gerenciamento de riscos em projetos

O curso de gerenciamento de riscos em projetos da Robson Camargo Projetos e Negócios aborda uma visão geral da disciplina, apresentando conceitos, os fundamentos básicos do gerenciamento de riscos, as causas do fracasso, os  motivos da ocorrência de riscos e do estouro de prazos e custos.

Dentro dos fundamentos, há definição das características de risco,  elementos e fatores de riscos (como eventos, probabilidades e impactos).

Além disso, também são apresentados os tipos de riscos que podem ocorrer em um projeto.

Também há uma definição bem clara para tratar dos riscos, apresentando Elaboração do Plano de Gerenciamento de Riscos, critérios para análise qualitativa e quantitativa dos riscos e definição de processos a serem utilizados.

Um gerente de projetos que quer ainda mais especialização no gerenciamento de riscos também pode candidatar-se à certificação RMP, que tem sido uma das mais solicitadas e valorizadas pelo mercado.

Saiba que a gerência de riscos em projetos é uma das primeiras medidas para melhorar o próprio gerenciamento de projetos, porque tem sido uma disciplina cada vez mais incorporada às práticas de empresas de alto desempenho.

Uma pesquisa do Project Management Institute (PMI) revelou que 83% das empresas de alto desempenho usam regularmente as práticas de gerenciamento de risco, enquanto apenas 49% das empresas de baixo desempenho usam a disciplina e, com isso, acabam perdendo muito dinheiro.

Mas para isso, conhecimento e experiência são fundamentais para reconhecer cenários futuros.  

E agora, para ver mais sobre gerenciamento de projetos, veja esse vídeo sobre Canvas de Projeto:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.