Gestão de processos e produtividade:  aprenda a otimizar seus resultados

 

• 14/01/2020
• Robson Camargo

 

A boa gestão de processos e a produtividade estão intimamente ligadas, porque quando realizadas com maestria atingem o mesmo destino: a eficiência.

Sem ter profissionais produtivos e processos organizados é muito difícil atingir a excelência. Por isso, ambos os termos são fundamentais para as empresas que precisam produzir mais e melhor para atender o dinamismo do mercado.

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é o conjunto de práticas que vão permitir analisar, definir, otimizar, medir, melhorar, monitorar e controlar os processos por meio de uma sistemática de organização que permita atingir resultados que sejam satisfatórios.

Por outro lado, a produtividade implica em saber fazer uma gestão estratégica do tempo, aproveitando os recursos de maneira eficiente para atingir uma meta.

Considerando que as atividades de uma empresa comumente são realizadas por diversas áreas, ter uma boa gestão de processos é básico para formar equipes produtivas, e  atualmente, uma imensa maioria dos gestores com visão estratégica, seja de pequenas ou grandes empresas, pensa em como produzir equipes que produzam mais.

Essa melhor produtividade vai representar prazos e qualidade de produtos e serviços atendidos e respeitados, consequentemente, mais confiança do mercado.

Isso significa que chega ser quase uma redundância dizer que a gestão de processos de negócios pode impactar diretamente na produtividade de uma equipe.

Para isso, é imprescindível garantir diretrizes e procedimentos com uma gestão de processos passo a passo, que vão permitir a execução das ações dentro dos diversos tipos  planejamento estratégicos da organização.

Quando há um sistema gestão de processos bem-feito, os envolvidos em um trabalho entendem qual é o seu papel, tarefa, responsabilidade e prazos. 

Benefícios da gestão de processos

Além da produtividade em si, a gestão de processos organizacionais e gerenciais, vão ter inúmeros benefícios, como:

• Melhoria da eficácia interna;

• Melhoria da qualidade do trabalho;

• Concentração do foco no trabalho;

• Redução de custos;

• Melhoria das tomadas de decisão;

• Redução de prazos nas entregas;

• Aumento da satisfação dos clientes.

Ao investir nesse processo de gestão, executivos vão ter respostas mais rápidas a mudanças de mercado e mais conhecimento da própria equipe.

Mas é necessário, sem dúvidas, ter essas noções de gestão de processos ferramentas e conceitos. Os primeiros passos passam por:

• Fazer um bom mapeamento de processos, entendendo o workflow e as diferentes etapas, separando processos por grupos e criando fluxogramas; 

• Utilizar indicadores de desempenho, que vão metrificar o aumento do aprendizado, fazer enriquecimento das análises e promover autoconhecimento da própria empresa;

• Investir em um método de melhoria contínua para a gestão de processos gerenciais envolvendo todos os setores, que vai possibilitar melhor aproveitamento de oportunidades;

• Aplicar treinamentos, inclusive para processos de gestão de pessoas, que vão ajudar empresa e colaboradores a adotar nova postura;

• Andar de mãos dadas com a tecnologia para aproveitar o potencial das ferramentas de gestão de processos, que vão contribuir com a otimização do tempo e resultados.  

Mais etapas para melhorar a produtividade

Os passos acima são fundamentais para quem quer investir na boa gestão de processos, mas algumas práticas complementares vão otimizar os resultados:

Aprimorar a comunicação interna

 Investir em uma melhor integração entre as equipes, passa também por melhorias na comunicação interna.

Otimizar a comunicação entre os diversos setores de uma empresa, ajuda que um entenda melhor o papel do outro e tenha posturas mais colaborativas.

Ao passar por um remodelagem, seja por um curso de gestão de processos ou outros tipos de treinamento, uma empresa ajuda todos a estarem na mesma página e falarem a mesma língua. 

É importante ressaltar que essas melhorias de comunicação devem acontecer entre os colaboradores, mas também entre os líderes e executivos de uma organização.

Melhorar a definição de prazos

Essa melhoria em prazos, pode ser gerada por fluxogramas e organogramas que vão agilizar os processos e diminuir problemas de atraso.

Com o direcionamento qualificado das tarefas, a tendência é que as atividades sejam realizadas com mais qualidade e redução de tempo.

Mas para isso também é preciso gerenciar o tempo que as equipes levam para fazer determinadas atividades.

Gerenciar esse tempo não é só controlar entradas e saídas, mas também entender como cada funcionário está organizado e analisar se o método escolhido é o mais adequado para cada tarefa. Caso contrário, podem ser promovidas remodelagens de processos para melhorar as entregas.

Corrigir rotinas de trabalho

Antes de realizar o mapeamento de processos, muitas empresas vão constatar que alguns profissionais atrasam entregas de tarefas porque assumem responsabilidades além das exigidas.

Isso também precisa ser corrigido na gestão de processos, para que a produtividade de um profissional eficiente não seja afetada pelas demandas de outras pessoas. Procure seguir de perto e promover as alterações necessárias.

Curso gestão de processos: mais qualificação

Como é uma disciplina gerencial, a gestão de processos pode ser estudada em um curso preparatório para certificação, por meio de um MBA Gestão de processos  ou 

Pós-graduação em gestão de processos.

Na Robson Camargo Projetos e Negócios, o curso de Gestão de Processos é direcionado a gerentes, supervisores e coordenadores de equipes que vão se candidatar à certificação PMI-RMP®.

Além da preparação para certificação, os conceitos abordados no curso terão aplicação imediata no mapeamento de processos.

No curso gestão de processos, pensar, agir e aprender sobre o tema será ensinado com exposição dos conceitos e práticas, exercícios, discussão e estudos de cases.

Fique com mais conceitos do gerenciamento de projetos com esse vídeo sobre "Canvas de Projeto":

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

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