Gestão de processos: passo a passo para implementação nas organizações

Gestão de processos: passo a passo para implementação nas organizações

• 19/3/2019
• Robson Camargo

 

Foi-se o tempo em que, para uma empresa se destacar da concorrência, bastava que desenvolvesse um produto melhor ou um serviço mais eficiente. Atualmente, não há como se destacar sem uma política sólida de gestão de processos.

E isto nada mais é do que a interação entre as áreas de todos os processos de uma empresa, ou seja, esse conceito enuncia que todos os setores de uma organização precisam funcionar em conjunto para que a mesma possa prosperar. Entenda um pouco mais sobre esse assunto tão fundamental nos dias atuais!

O que é gestão de processos

A definição “oficial” é um tanto técnica. Trata-se de um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação para otimizar os resultados de uma organização melhorando os processos de negócio.

Mas, de uma forma bem simplificada podemos dizer que a gestão de (ou por) processos nada mais é do que a interação entre as várias atividades que são realizadas nas empresas, pelos diversos departamentos.

É uma forma diferente de se gerir, que se contrapõe ao tradicional estilo gerencial por departamentos, seções e setores. E, como a cada dia aumenta o número de empresas que a vêm adotando, a gestão por processos torna-se quase imprescindível.

Isso ocorre porque hoje as atividades em uma empresa raramente são realizadas por uma única área ou um único grupo de pessoas. Pelo contrário: há o envolvimento de vários setores em atividades específicas e processos operacionais, bem como a formação de equipes determinadas.

Quanto ao termo ‘processos operacionais’, entenda-se processos de rotina (repetitivos) desempenhados por uma organização no dia a dia. Diferencia-se dos ‘processos de decisão estratégica’, que são desempenhados pela alta direção.

É justamente desses processos que a gestão por processo se ocupa. É para rever, melhorar e padronizar as operações; é para garantir a participação efetiva dos envolvidos (independentemente do nível hierárquico) e promover o comprometimento com a qualidade que a gestão de processos deve ser adotada em sua empresa.

E como a gestão de processos pode influenciar no Gerenciamento de Projetos?

Se o gerenciamento de projetos é uma forma de dar respostas rápidas para as mudanças do mercado e que, para isso, os gestores de projeto devem ficar sempre atentos aos principais fatores que auxiliam na sua boa gestão, ou seja, analisar as exigências dos clientes, as novas tecnologias a serem aplicadas, os lucros e suas estratégias.

Então, fica fácil concluir, que a gestão de processos é de fundamental importância para a gestão de projetos. Já que irá possibilitar, entre outras ações, a integração da equipe e a concentração no foco no que realmente interessa: o trabalho.

A importância da gestão de processos

E agora que você já sabe o que é gestão de processos, quer entender por que isso é tão importante?

Pois bem, em um mercado absolutamente concorrido, adotar práticas sólidas de gestão de processos pode trazer um diferencial de fato para sua empresa. Afinal, você conseguirá integrar sua equipe, seus sistemas e seus processos: tudo estará interligado e alinhado ao negócio da empresa, o que poderá fazer com que ela se transforme na escolha dos clientes.

A gestão de processos também é fundamental porque permite a você:

• Concentrar o foco no que realmente interessa: o trabalho;
• Implementar uma consistente estratégia organizacional;
• Conferir simplicidade e agilidade às atividades e flexibilidade organizacional;
• Facilitar a gestão através de indicadores de desempenho;
• Instrumentalizar a aplicação de abordagens inovadoras;
• Facilitar a gestão do conhecimento organizacional e a gestão de competências.

Qual a diferença entre gestão de projeto e gestão de processo?

Embora os dois conceitos sejam comumente confundidos e estejam diretamente interligados, eles apresentam algumas diferenças. Os projetos e os processos (também chamados de operações) diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto os processos são contínuos e repetitivos.

O conceito de gestão de processos envolve uma sequência de atividades rotineiras que, juntas, compõem a maneira pela qual a empresa funciona. São ações repetitivas e padronizadas que acarretam sempre em um mesmo resultado, com o objetivo de produzir um produto ou um serviço para um cliente ou mercado específico, que será reproduzido sistematicamente.

São características de um processo:

• Ser um trabalho contínuo e rotineiro;
• Gerar resultados constantes e padronizados;
• Ser permanente e replicável;
• Corresponder à forma pela qual a organização trabalha;
• Agregar valor às entregas para clientes.

Já um projeto, de acordo com o PMI – Project Management Institute – se dá por um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Ou seja, um projeto é construído com o intuito de melhorar um processo ou criar resultados únicos, ao contrário dos processos.

São características de um projeto:

• Ser temporário e único;
• Possuir início, meio e fim;
• Romper com o “status quo” dos processos;
• Gerar um resultado único, como um produto ou uma melhoria em processos;
• Ter sua elaboração progressiva;
• Estar conectado a um ou mais processos da organização;
• Possuir um escopo e recursos definidos.

Tipos de processos nas empresas

Agora que você já sabe a diferença entre gestão de projetos e processos, confira os cinco passos para implantar a gestão de processos com sucesso!

Como implantar a gestão de processos

Mas, como qualquer outra mudança a gestão de processos precisa ser implementada de forma gradual. Por isso, aqui estão 5 passos para você seguir ao implementar esse modelo na sua empresa. Confira!

1º Passo: mapas e detalhamentos

Para gerir, é preciso conhecer, certo? Por isso, dizemos que a elaboração do Mapa Geral de Processos é uma das primeiras etapas para estabelecer uma gestão por processos eficiente e eficaz. O mapeamento de processos é fundamental para que as empresas possam entender e acompanhar cada passo de sua produção mais a fundo.

Através dessa ferramenta é possível identificar todas etapas que agregam ou não valor. Assim, todas as fases que não agregam valor podem ser reduzidas ou até mesmo excluídas em uma tentativa de reavaliar ou mudar o layout de produção. Já as partes que agregam valor podem ser avaliadas a fim de analisar se estão sendo feitas de acordo com as especificações do cliente.

A simbologia utilizada no mapa de processos é a mesma dos fluxogramas. Para que esse mapa contribua para o processo de trabalho de uma empresa é fundamental que ele contenha os limites do processo e a descrição das principais atividades/tarefa.

Além disso, ele também deverá conter o resultado de cada processo e a avaliação de cada etapa. Esta avaliação é importante para perceber se os produtos estão sendo feitos com a qualidade desejada.

2º Passo: indicadores de desempenho

A utilização dos indicadores de desempenho também é um papel muito importante durante a implementação de uma gestão por processos. Não podemos nos esquecer de que o objetivo de utilizar esse tipo de modelo de gestão é a melhoria e a otimização da empresa e isso não será possível sem um monitoramento contínuo através desses indicadores.

Para melhorar o desempenho das atividades, é importante utilizar indicadores e metas bem desenvolvidas. Os indicadores (KPIs) são fortes aliados do sucesso de uma empresa. Quando bem utilizados, são úteis para aumentar o aprendizado, enriquecer as análises e o autoconhecimento da empresa, além de serem influenciadores para a geração de ideias.

Os KPIs, no entanto, devem ser bem escolhidos e acompanhados para não se tornarem “vilões”. Quando mal utilizados, podem se tornar uma forma de burocratizar processos e pressionar os colaboradores.

O segredo é juntar todas as informações relevantes da gestão e organizá-las, de forma com que seja possível agrupar e monitorar as mais relevantes de acordo com os processos rotineiros da organização.

Dessa forma, será mais fácil visualizar os pontos fortes e os pontos fracos dos processos. É aí que a gestão de projetos entra, criando propostas que impulsionem melhorias e inovações nos processos rotineiros e essenciais da empresa.

3º Passo: melhoria contínua

Também conhecido como Kaizen, a Melhoria Contínua é caracterizada como um processo cíclico, afinal, a todo momento surgem novas oportunidade de melhoria dentro de uma organização. Essa técnica sugere melhorias que envolvam todos, gerentes e operários, o que também interfere na redução de custos da empresa.

Além disso, o Kaizen também é cultural, pois não se trata apenas de melhorar processos, e sim de mudar toda a questão cultural da empresa, e que terá um forte impacto na gestão de qualidade praticada pela empresa. É uma filosofia de negócios, ou seja, deve estar inserida em todos os níveis da empresa.

4º Passo: treinamento e cuidados

É importante deixar claro que a gestão por processos requer que a empresa adote uma nova postura, principalmente cultural. Por isso, não basta que existam equipes internas de controle para revisar as práticas, mas, sim, é preciso conscientizar todos os colaboradores acerca da importância do fluxo de atividades que foi definido.

A padronização e o treinamento das pessoas devem ser feitas à exaustão. É fundamental, portanto, que a gestão por processos seja realizada de forma planejada, com objetivos de curto, médio e longo prazo.

5º passo: De mãos dadas com a tecnologia

Hoje em dia é quase impossível pensar em um mundo sem tecnologia, uma prova disso é que as pessoas se veem perdidas sem celular. Até porque ele se tornou mais que um dispositivo capaz de fazer ligação, sendo possível tirar fotos, entrar na internet e muito mais.

No meio empresarial não é diferente. Os processos organizacionais visam o lucro e uma melhoria significativa no tempo de produção e para isso nada melhor do que ferramentas automatizadas.

A tecnologia também veio para melhorar os processos internos e externos, pois tanto facilita a comunicação com os clientes quanto entre os membros da própria indústria. Dessa forma, uma empresa que não investe em tecnologia não tem mais espaço no mercado competitivo, pois o mercado está sempre mudando e acompanhar essas mudanças é fundamental.

Você percebeu como a gestão de processos veio para revolucionar o mundo organizacional?

Através de técnicas que permitem a redução de custos, aumento da qualidade e otimização do tempo a gestão por processos se tornou essencial nas empresas de sucesso. Ainda tem dúvidas? Mande pra gente, teremos prazer em te ajudar!

 

Agora veja um vídeo sobre o que devemos fazer ao final de um projeto:

 

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.