Kaizen: método ajuda a desenvolver valor e produtividade para projetos
- 26/12/2019
- Robson Camargo
Quer melhorar o seu trabalho? Então, você precisa conhecer o método Kaizen. Mais conhecido pela aplicação no mundo empresarial, o Kaizen é uma filosofia japonesa que ganhou destaque nos últimos anos, por ser responsável pelo crescimento de empresas internacionais como a Toyota, Zara e Bosch.
Essa filosofia tem como missão aumentar a rentabilidade, melhorar a produtividade e racionalizar os investimentos, através da eliminação de desperdícios, controlo de qualidade, entrega do trabalho a tempo e definir padrões de trabalho. Veja como conseguir isso!
O que é Kaizen?
De origem japonesa, Kaizen é uma palavra constituída de dois ideogramas: Kai, que representa mudança, e o Zen, virtude ou bondade. Resumindo, Kaizen significa mudança para melhor e é uma ferramenta utilizada para a melhoria contínua.
O Kaizen surgiu no Japão após a Segunda Guerra Mundial (década de 50), e o seu conceito tem origem industrial. Com o término do conflito o país se viu devastado e o governo deu início a diversos projetos nas áreas de gestão e administração, com o objetivo de reestruturar os processos industriais para que empresas japonesas voltassem a ser competitivas globalmente.
Dessa forma, iniciou-se o estudo de projetos focados em qualidade, o que fez surgir o Método Kaizen de melhoria contínua, hoje utilizado pelo mundo inteiro. A metodologia baseia-se nas questões socioculturais do Oriente, segundo as quais todos os indivíduos em uma empresa devem estar comprometidos com redução de custos, redução de desperdício e aumento de produtividade.
Enfim, o objetivo é fazer pequenas mudanças, ao longo de um período de tempo, para criar melhorias dentro de uma companhia, que tenham impacto no futuro. Apesar de ter ficado conhecida pela sua aplicação nas grandes empresas, a filosofia Kaizen também pode ser aplicada para melhorar a sua eficiência pessoal no trabalho.
Para que serve o Kaizen?
Kaizen é uma ferramenta de Lean Manufacturing (Manufatura Enxuta) que melhora tanto a qualidade quanto a produtividade, a segurança e a cultura no local de trabalho. De acordo com a metodologia, a aplicação de pequenas mudanças diárias resulta em grandes melhorias ao longo do tempo.
O método Kaizen tem uma particularidade pois, para que realmente funcione, todos os colaboradores – do CEO aos funcionários do chão de fábrica – fazem parte do processo de aplicação.
Confira aqui as principais vantagens do Kaizen - metodologia:
- Melhoria na qualidade
- Redução de custos
- Aumento na satisfação do cliente
- Mais segurança
- Redução de desperdício na empresa
- Aumento de produtividade
E já que estamos falando do objetivo do método Kaizen, temos que destacar que além dos benefícios citados, ele melhora a cultura geral da empresa e aumenta a retenção de funcionários, além de:
- Melhorar a comunicação e cooperação entre os colaboradores;
- Melhora a moral das equipes e a satisfação dos funcionários;
Garante mais investimento pessoal na empresa entre funcionários e gerentes.
No ambiente competitivo e hostil que vivemos hoje, as empresas precisam cada vez mais de kaizen, assim como quem é da área de gerenciamento de projetos e deseja ampliar seus horizontes procura um Curso PMP para obter a certificação PMP®.
Onde o Kaizen pode ser aplicado?
Como mencionamos, para que ele funcione todos os colaboradores envolvidos nas mudanças a serem realizadas devem fazer parte do processo de aplicação do método Kaizen. Praticamente todas as áreas podem adotar o Kaizen, contudo, seu foco é nos pontos nos quais são identificadas a possibilidade de maior retorno financeiro.
Sendo assim, perceba que o controller tem participação na prática dessa metodologia, já que ele é quem tem a capacidade de avaliar os pontos que precisam melhorar financeiramente falando.
Áreas da empresa que geralmente necessitam de soluções pra ontem são aquelas que conseguem responder rapidamente às insatisfações de clientes, como desenvolvimento de produto, tecnologia, entre outras. Ao ter uma carteira de clientes insatisfeitos, a consequência será sentida no fluxo de caixa, por isso há a importância de pensar em melhoria contínua nesses setores.
Projetos com impacto considerável nos lucros da empresa – como melhoria da qualidade do serviço ou produto, melhoria de processos produtivos e redução de custos de produção, por exemplo – também são alvos da metodologia Kaizen.
Portanto, suas atividades abrangem melhorias em várias áreas, incluindo:
- Qualidade: melhorias em produtos, serviços, ambiente de trabalho, práticas e processos;
- Custo: redução de despesas, de mão de obra, de utilização de material, de energia e recursos;
- Entrega: redução do tempo de entrega;
- Gestão: melhorias nos procedimentos, nos fluxos dos processos, na administração, nos sistemas de informação e na elaboração de documentação e relatórios.
- Segurança: melhoria nas condições de trabalho e redução dos danos ao meio ambiente.
Destacamos que, apesar de o Kaizen ter nascido na manufatura, ele pode ser aplicado também em outros setores, como Finanças, Tecnologia da Informação, Saúde etc.
Como funciona a metodologia Kaizen?
Kaizen é um processo lento de melhoria, mas contínuo. Isso significa que as mudanças não são rapidamente implementadas. Além disso, as melhorias, ao invés de serem sugeridas por uma equipe externa ou por pessoas fora da área, são sugeridas pela pessoa que faz o trabalho.
A filosofia por trás do Kaizen é comumente creditada ao Dr. W. Edwards Deming. Em seu livro “Out of the Crisis“, o Dr. Deming compartilhou sua filosofia de melhoria contínua, explicando como a mesma deve funcionar:
Para se tornar competitivo, permanecer no mercado e oferecer empregos, crie constância de propósito que visem a melhoria de produtos e serviços.
- Construa qualidade no produto em primeiro lugar.
- Minimize o custo total.
- Projetos devem ser de fácil aplicação.
- Para melhorar a qualidade e aumentar a produtividade, melhore constantemente o sistema de produção e serviços. Isso ajudará também a manter o foco na constante redução dos custos.
- Realize treinamentos de forma constante.
- Método Kaizen deve ser orientado aos processos.
- Institua o papel da liderança e lembre-se: o objetivo da supervisão deve ser ajudar pessoas e máquinas a fazer um trabalho melhor.
- Institua uma cultura em que todos contribuam para a redução de desperdícios.
- Crie um ambiente em que todos possam trabalhar de forma eficaz para a empresa.
- Destrua barreiras entre os departamentos e faça com que as áreas colaborem entre si.
- Institua um programa que favoreça e incentive a educação e o autoaperfeiçoamento.
- Faça com que todos na empresa trabalhem para realizar a transformação. Deixe claro que a transformação é o trabalho de todos.
Como você pode ver, a filosofia Kaizen vai além da melhora da produtividade. Quando executado corretamente, o método humaniza o local de trabalho, elimina trabalhos e processos desnecessários e ensina as pessoas a detectar e eliminar o desperdício nos processos de negócios.
Como aplicar o Kaizen?
Antes de vermos como aplicar o Kaizen, confira algumas dicas para fazer tudo acontecer:
- Substitua ideias fixas convencionais por novas, portanto, nada de ficar preso ao passado.
- Sempre questione as práticas e os padrões atuais, ou seja, tenha em mente que tudo pode melhorar.
- Sabe a história do copo metade cheio ou metade vazio? Pois bem, ao invés de focar no vazio, ou seja, no negativo ou nos motivos pelos quais algo não pode ser feito, pense em como colocar a ideia ou melhoria em prática (veja o lado positivo da mudança).
- Não dê desculpas. Ao invés disso, aja.
- Não persiga a perfeição. Implemente uma solução imediatamente, mesmo que apenas 50% da meta seja atingida. Lembre-se que o método traz resultados gradualmente.
- Ao verificar um erro, corrija-o imediatamente. Para a metodologia Kaizen nada de consertar amanhã o que você percebeu hoje.
Ressaltamos que Kaizen é também uma filosofia, ou seja, uma maneira de pensar, não podendo ser tratado como um projeto a ser concluído. Isso significa que as dicas acima devem ser como mantras das empresas que aplicam o método.
Como todos têm participação na sua execução, para implementá-lo nada mais natural do que todos os colaboradores receberem treinamento sobre o conceito. Lembre-se que na metodologia Kaizen todas as áreas que serão impactadas pelas mudanças devem se envolver.
Então, para aplicar o Kaizen todos os envolvidos devem começar a pensar sobre o seu trabalho de uma maneira nova e questionar-se nos tópicos:
- Agora: qual é a condição atual?
- Próximo: qual a situação desejada?
- Novo: como chegar a essa situação?
Para responder a essas perguntas, o ciclo de melhoria contínua do Kaizen possui sete fases:
- Identificação de oportunidade
- Análise do processo
- Desenvolvimento de uma solução ideal
- Implementação da solução
- Estudo dos resultados
- Padronização da solução
- Com isso em mente, segue-se um fluxo de etapas.
Mas para que serve, exatamente, o Kaizen?
No contexto da uma empresa, as práticas de Kaizen trazem aquilo que todo empreendedor procura: redução de custos e aumento de produtividade. E isso deve ocorrer a partir do pressuposto que as pessoas podem melhorar continuamente no desenvolvimento de suas atividades.
No Kaizen, satisfação e responsabilidade são valores coletivos. Para a aplicação do Kaizen em uma empresa é necessário entender que:
- O desperdício deve ser eliminado, pois melhorias graduais devem ocorrer continuamente.
- Todos os colaboradores devem estar envolvidos, de gestores do topo até intermediários e pessoal de base.
Esse último item nos lembra um dos quatro valores do Manifesto Ágil, que afirma: Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas. Pois o desenvolvimento de software é uma atividade humana e a qualidade da interação entre as pessoas pode resolver problemas crônicos de comunicação. Processos e Ferramentas são importantes, mas devem ser simples e uteis.
- O Kaizen é baseado em uma estratégia barata; acredita-se que um aumento de produtividade pode ser obtido sem investimentos significativos, sem a necessidade de se aplicar somas astronômicas em tecnologias e consultores.
- Pode ser aplicado em qualquer lugar.
- Apoia-se no princípio de uma gestão visual, de total transparência de procedimentos, processos e valores, tornando os problemas e os desperdícios visíveis aos olhos de todos.
- A atenção deve ser dirigida ao local onde se cria realmente valor, ou seja, o chão de fábrica (isto no caso de uma indústria – no da sua empresa, priorize o ambiente de trabalho).
- O Kaizen é orientado para os processos.
- Dá prioridade às pessoas; acredita-se que o esforço principal de melhoria deve vir de uma nova mentalidade e de um estilo de trabalho diferente por parte das pessoas. Isso por meio da orientação pessoal para a qualidade e para valores como: espírito de equipe, sabedoria, moral e autodisciplina.
-O lema essencial da aprendizagem organizacional é: aprender fazendo.
Mas como posso aplicar o sistema Kaizen à prática?
Existem três formas de se implementar as práticas no ambiente empresarial:
Kaizen para administração – envolve as mais importantes questões, garantindo o progresso na implantação e no moral do grupo. Um gerente deve dedicar pelo menos 50% do seu tempo a este aprimoramento, que se relaciona às mais diversas práticas – desde utilizar papel de rascunho para impressão até o compartilhamento de informações importantes. Isto depende de seu perfil de empreendedor.
Enfim, você deve transformar estas práticas em padrão, e fazer com que todos da sua empresa o sigam. Se as pessoas são capazes de acompanhá-lo, mas não o fazem, você deve implementar a disciplina. Se elas não são capazes de seguir o padrão, o ideal é que sejam oferecidos treinamentos – ou que se revise o padrão para que a aplicação se torne mais fácil.
Kaizen para o grupo – no ambiente de uma empresa, o processo de melhoria contínua está intimamente associado ao espírito de equipe. Isso implica o envolvimento de todas as pessoas da sua organização no aperfeiçoamento dos processos.
Os grupos de Kaizen devem ser formados por pessoas de todas as áreas da sua empresa. E o objetivo aqui é aprender a utilizar as técnicas nas soluções dos problemas. Cada grupo deve ter um líder, que assumirá o papel de informar aos participantes sobre o andamento dos processos, além de transformar informações em ação.
Os grupos de Kaizen costumam atuar da seguinte forma: realiza-se um estudo de todos os problemas a serem solucionados. Deve se definir se as soluções são fáceis ou se haverá a necessidade de auxílio do ciclo PDCA, que tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos na execução de uma gestão. E além do PDCA, outras ferramentas poderão ser utilizadas, como diagramas de causa e efeito.
Kaizen voltado para pessoas – Ocorre na forma de sugestões. A ideia é estimular as pessoas a demonstrarem mais empenho em realizar as suas tarefas. Esse sistema deve ser bem dinâmico e funcional, servindo de avaliação de desempenho para funcionários de todas as esferas, sem exceção.
E agora veja um vídeo sobre Métodos Ágeis:
Sobre o autor
Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.
As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.
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