Gráfico de Gantt: aprenda como utilizá-lo no gerenciamento de projetos

Gráfico de Gantt: aprenda como utilizá-lo no gerenciamento de projetos

• 21/05/1028
• Robson Camargo

 

Com tanta modernidade proporcionada pela tecnologia com seus softwares e aplicativos, é muito interessante pensar que o Gráfico de Gantt, do século 19, continue sendo uma das estruturas mais utilizadas no gerenciamento de projetos.

Pode-se dizer que é muito atual, mesmo tendo sido criado lá atrás, porque permite a segmentação das tarefas, com desmembramento das atividades em tarefas menores; distribuição de responsabilidades; interdependência das atividades, testar diferentes arranjos entre atividades e prazos e ainda controlar o desenvolvimento do trabalho.

Quer saber gráfico de Gantt, o que é? Vamos mostrar sua história e passos para montar a estrutura.

O que é Gráfico de Gantt?

O Gráfico de Gantt, também conhecido como Diagrama de Gantt, é uma das formas mais populares e úteis de mostrar atividades de um projeto em uma linha do tempo.

O pai desta ideia, na verdade, foi o engenheiro polonês Karol Adamiecki, que era bem interessado em técnicas de gerenciamento e trabalhava em uma usina no sul do país. Ele criou um documento para acompanhamento do fluxo de trabalho de um projeto, que denominou Harmonon, em 1890.

Mas ele não batizou a própria ideia. Foi em 1910 que a estrutura ganhou o nome de Gráfico de Gantt, quando o engenheiro americano e consultor de gerenciamento de projetos Henry Gantt aproveitou o documento de Adamiecki para criar sua própria versão, que se tornou muito conhecida nos países ocidentais. Então, por isso, esse tipo de gráfico ficou associado a ele e levou seu nome.

Para Gantt, o gráfico na época já tinha a ideia de acompanhar o trabalho dos supervisores fabris para evitar atrasos na produção.

Henry Gantt foi um pioneiro na humanização da Administração. Ao trabalhar para otimizar processos, o profissional — que nasceu em Maryland, nos Estados Unidos, em 1861 — buscava alcançar o mesmo objetivo que hoje é objeto de atenção dos administradores modernos: maximizar a produtividade, melhorando a eficiência da produção.

Henry Gantt colaborou por muitos anos com Frederick Taylor, que é considerado hoje o pai da administração científica. Sua visão diferenciada, de que o ser humano deve ser o foco dentro da indústria, fez dele o precursor de métodos administrativos mais humanizados e menos autoritários adotados durante os anos que se seguiram.

Foi Gantt que instituiu o sistema de remuneração conhecido como Task and Bonus, que pode ser traduzido como Tarefa e Bônus, apresentando-o, bem no início do século XX, à American Society of Mechanical Engineers (Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos).

O método consistia em pagar um valor a mais para o funcionário, por sua produção acima da meta estipulada, como um incentivo à alta eficiência. Assim, pode-se dizer que esse foi um princípio das gratificações por produtividade que vemos hoje em dia.

Mas, voltando ao gráfico Gantt, originalmente essa ferramenta foi escrita à mão, então cada vez que um projeto mudava era preciso alterá-lo e redesenhá-lo, o que limitava um pouco a sua funcionalidade. Mas com o surgimento dos computadores, os gráficos Gantt podem ser criados, atualizados e impressos com muita facilidade.

Para que serve o Gráfico de Gantt?

Entre as diversas funcionalidades do Gráfico Gantt, podemos destacar que a ferramenta serve para saber:

- O que são as várias atividades.

- Quando cada atividade começa e termina. Com o caminho visual do gráfico, é possível identificar o caminho crítico e estabelecer prazos com maior assertividade.

- Quanto tempo dura cada atividade.

- Onde as atividades se sobrepõem com outras atividades e por quanto tempo. No gerenciamento de projetos, é bem comum que uma tarefa precise ser concluída para começar outra.  No Gráfico de Gantt, é possível ordenar essas tarefas de modo a identificar essas interdependências e promover consciência da equipe sobre cumprimento de prazos.

- A data de início e término do todo de um projeto.

Enfim, podemos dizer que o gráfico de Gantt nos auxilia tanto quanto um cronograma de projeto, pois nos permite visualizar todas as tarefas e seus prazos.

 

Qual a importância do gráfico de Gantt?

A principal importância do mapa de Gantt é apresentar de maneira muito visual e de fácil entendimento como se desenvolve o cronograma inteiro dos trabalhos.

Por isso, é correto dizer que os gráficos de Gantt são mais comumente usados no rastreamento de cronogramas de projetos, apesar de também servir a diversos objetivos do gerenciamento de projetos.

Para isso, o cronograma Gantt é útil para mostrar informações adicionais sobre as várias tarefas ou fases do projeto, por exemplo, como as tarefas se relacionam entre si, até que ponto cada tarefa progrediu ou quais recursos estão sendo usados para cada tarefa.

Como fazer o gráfico de Gantt?

Para fazer um cronograma de Gantt é preciso visualizar que à esquerda do gráfico está uma lista das atividades e ao longo do topo é uma escala de tempo adequada, com dias, semanas ou meses.

Cada atividade é representada por uma barra. A posição e o comprimento da barra refletem a data de início, a duração e a data de término da atividade.

No planejamento, também é possível assinalar os acontecimentos importantes, além das próprias tarefas, do projeto, que são denominadas marcos (milestones, em inglês).

Para resumir: o gráfico de Gantt mostra o que tem que ser feito e em quanto tempo deve ser feito.

Como fazer um gráfico de Gantt no Excel?

O Gráfico de Gantt pode ser montado a partir de planilhas do Excel, mas também com softwares, aplicativos e outras ferramentais virtuais. Veja o passo a passo de como fazer um diagrama de Gantt:

- A primeira medida é listar as atividades e o tempo necessário para que cada atividade seja concluída

- Cada atividade deve ser desmembrada em tarefas menores, que serão executadas pela equipe. Identifique essas tarefas e estime o tempo de conclusão.

- Identifique as interdependências. Fique atento para tarefas que precisam ser concluídas para que outras iniciem, tarefas que não podem ser iniciadas antes das outras e tarefas que não podem ser concluídas antes de outras.

- Estruture o gráfico, seja em Excel ou softwares, compartilhe com a equipe e até com clientes

- Um bom gerente de projetos precisa sempre monitorar o andamento das tarefas: atualize o status das tarefas, identifique atrasos e suas causas, e corrija percurso.

- Como essa é uma ferramenta visual, de excelente entendimento, deixe visível ao alcance de todos. Pode ser em um mural, assim todos acompanham o status e ficam sabendo do andamento dos processos.

Quais os benefícios do Gráfico de Gantt?

São muitas as possibilidades de aplicação do Gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos. Sua principal característica é a possibilidade de facilitar a compreensão visual do cronograma completo de um trabalho.

Atualmente, graças aos avanços em software, muitos aplicativos contam com o Gráfico de Gantt agregado em suas funcionalidades — e ainda mais otimizado. Exemplo disso é o EAP (Estrutura Analítica de Projeto) com o gráfico de Gantt.

Hoje, já é possível analisar o desempenho individual e coletivo dos colaboradores engajados na realização das tarefas, por exemplo. Além de estabelecer um acompanhamento temporal de atividades, ele também ajuda a organizar projetos e planos de ação, favorecendo a gestão da qualidade.

Entre os principais benefícios, podemos citar:

Segmentação de tarefas

Em vez de trabalhar com um número total de tarefas em um pacote único, o Diagrama de Gantt permite o fracionamento das atividades, desmembrando o projeto em partes menores, o que facilita a administração.

Isso nos ajudará também a entender melhor o ciclo de vida de um projeto.

Interdependência de atividades

É quase uma característica intrínseca dos projetos em geral ter que passar o bastão a uma outra equipe, quando a anterior conclui suas atividades. Tanto que a estimativa PERT é de grande valia ao estipular os prazos com bastante exatidão.

No Diagrama de Gantt, a interdependência é identificada, tornando mais fácil conscientizar os times de suas responsabilidades sobre o cumprimento de prazos, não só em relação às suas próprias tarefas, mas também sobre as de outras equipes, para que o cronograma, como um todo, possa ser atendido. Assim, você garante a entrega ao cliente externo ou interno dentro do tempo predefinido.

Distribuição de responsabilidades

Uma pequena alteração, com a inserção de uma coluna, e o Diagrama de Gantt também deixa visualmente evidentes os responsáveis por cada atividade. Assim, um gestor de projetos pode mostrar, de forma clara, o andamento de cada tarefa, nomeando o seu responsável e facilitando a disseminação do status do projeto, para simplificar seu gerenciamento.

Definição de prazos

Esse é um outro ponto que exige atenção em projetos: o cumprimento de prazos. Todas as atividades corporativas têm, evidentemente, um tempo definido de execução.

O Diagrama de Gantt permite experimentar diferentes combinações entre as atividades, eliminando riscos de atrasos por erro no dimensionamento dos prazos.

Também ajuda a ter uma visão mais clara dos pontos críticos, que demandam mais esforço e tempo de execução. Assim, um gestor pode dar atenção especial a essas etapas, evitando possíveis gargalos e a perda de prazo de seu cronograma.

Acompanhamento conjunto

Para que uma ferramenta seja considerada eficiente, ela deve permitir também o engajamento das equipes.

Na medida em que participam do acompanhamento, as equipes tornam se cientes de sua parte no todo, entendendo seu valor e se propondo a dar o melhor de si para o time.

Esse é também um benefício das facilidades visuais oferecidas pelo Gráfico de Gantt. Ele pode ser:

- Distribuído no corpo de um e-mail;

- Visualizado no dashboard de um software;

- Impresso para ser afixado em um mural;

Desta forma, todos podem acompanhar a evolução do projeto como um todo.

Como aplicar, na prática, o Gráfico de Gantt?

Agora que você já sabe o que é grafico de Gantt,  é interessante saber como utilizá-lo.

Para ilustrar de modo mais prático, imaginemos o projeto de um software, por exemplo. Nesse caso, os requisitos do sistema devem ser levantados antes de quaisquer ações serem colocadas em prática.

Ainda que algumas atividades possam ser realizadas em paralelo, para a entrega dos requisitos, existem aquelas que devem ser feitas primeiro. Somente depois que elas são finalizadas é que as outras podem começar.

Ou seja: a primeira deve ser completada em tempo hábil, para que não venha a prejudicar o andamento das próximas. E as atividades em paralelo também precisam acontecer de forma concomitante às demais, para que o prazo não sofra prejuízos.

Por isso, o Gráfico de Gantt é considerado uma das melhores ferramentas de gestão de projetos porque fornece um acompanhamento visualmente otimizado das atividades, evitando a necessidade de geração, análise e cruzamento de diferentes e complexos relatórios para se aferir o status das atividades do projeto.

Quer saber mais sobre Gráfico de Gantt? Me envie suas dúvidas pelo LinkedIn ou no site: robsoncamargo.com.br

Saiba um pouco mais sobre gerenciamento de projeto com esse vídeo 'Como usar os conceitos de gerenciamento de projeto':

 

 

Um abraço!

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.