Indicadores de desempenho: entenda como usar essas métricas em seus projetos
- 6/12/2019
- Robson Camargo
Como saber se um projeto está caminhando bem ou mal? Os indicadores de desempenho cumprem exatamente essa missão! São ferramentas de controle que ajudam a identificar o que está ou não funcionando em cada etapa do projeto.
Por meio dos indicadores, o gestor ou os encarregados do projeto podem acompanhar com precisão o alcance de metas que foram previamente estabelecidas. Conheça um pouco mais sobre os principais indicadores desempenho!
O que são indicadores de desempenho
Indicadores de desempenho também são conhecidos por KPI (Key Performance Indicators ou Indicadores Chave de Desempenho). Esses instrumentos são fundamentais para monitorar e avaliar como está o andamento de um projeto.
Com os indicadores de desempenho - KPI é possível avaliar o alcance de metas estabelecidas no projeto, identificar avanços ou corrigir erros, além de permitir a comparação com o desempenho de outros projetos anteriores.
Todo KPI funciona como uma métrica, com a diferença de estar diretamente ligado ao desempenho do projeto. Por exemplo, no lançamento de um aplicativo, um KPI poderia ser o número de telas criadas dentro do prazo estabelecido ou o custo por fase do projeto. Tudo depende de qual projeto está sendo feito e das metas estabelecidas até sua conclusão.
Qual a importância dos indicadores de produtividade
Os KPIs de um projeto fazem parte do processo decisório em diferentes níveis, por isso devem ser escolhidos a partir de um embasamento teórico que faça sentido para toda a equipe envolvida no mesmo, afinal, estamos falando de um trabalho em equipe.
Os indicadores são importantes para os projetos, pois servem para:
- Localizar oportunidades e problemas
- Estudar comportamento e inter-relações
- Monitorar processos para garantir a eficácia das metas e utilização de recursos
- Medir a relevância e impacto
- Avaliar os resultados alcançados e a efetividade dos trabalhos
- Alertar para necessidade de ajustes (avaliação intermediária)
- Comunicar os resultados
É importante reconhecer que o KPI ajuda na gestão de projetos e também no gerenciamento de riscos e que, portanto, ajuda muito na tomada de decisão, pois é um indicador tangível e precisa ser utilizado como apoio e não como ferramenta principal para gestão em projetos.
Quais são as principais métricas para o controle dos projetos?
Nem sempre ter um grande número de métricas será positivo para o projeto. O importante é definir a quantidade necessária para que todas as equipes e setores possam entender e acompanhar o andamento das etapas.
Essas métricas podem ser globais do projeto ou divididas por setores quando forem mais complexos. Aqui estão alguns exemplos de indicadores de desempenho:
Prazos: Os atrasos em projetos são falhas que podem comprometer muito o andamento das coisas, tanto em qualidade quanto em orçamento e viabilidade. Estabelecer uma métrica para o desempenho do cronograma é uma ótima forma de não deixar nada pra trás.
Produtividade: Como cada equipe e membro está se saindo em sua função? As responsabilidades estão sendo cumpridas com qualidade e da forma correta? Ter alguém responsável pelo monitoramento da produtividade, tanto no geral quanto por equipe, não é frescura nem perda de tempo.
Orçamento: Você provavelmente tem um orçamento X para executar seu projeto, certo? Se as coisas desandaram e gastos desnecessários forem tomados, não vai ter jeito de entregar o que estava previsto. Estabeleça um KPI de avaliação dos gastos durante cada fase e para cada equipe.
Satisfação: Como o cliente está recebendo as entregas do projeto? Quantas alterações estão sendo pedidas? Monitorar feedbacks do cliente é uma das principais formas de entender se o projeto está satisfatório e essa métrica será muito importante para entregas futuras.
Retorno sobre investimento: O ROI é a métrica mais conhecida e essencial para compreender o desempenho de um projeto. Avaliar o retorno sobre investimento diz respeito aos lucros do projeto, o que do investimento está voltando para o cliente. Essa métrica está diretamente ligada com outras como a taxa de conversão de vendas, por exemplo.
Como escolher o melhor indicador?
Agora que já sabemos o que são indicadores de desempenhoe a sua importância, vamos ver o que deve ser levado em consideração na hora de escolher o melhor indicador de desempenho já que existem diversas opções de indicadores a serem medidos.
As principais características de um bom KPI são:
- Ligação direta com os objetivos do projeto e da organização
Os KPIs estão diretamente relacionados aos objetivos do projeto e/ou da organização, portanto é preciso escolher adequadamente, pois indicadores errados mostram performances erradas.
Antes de escolher os KPIs do seu projeto, tenha os objetivos bem definidos e alinhados com toda a equipe, a partir disso passe a avaliar os indicadores que melhor respondem a esses objetivos. Cada projeto deve possuir indicadores próprios, que reflitam as expectativas, necessidades e realidades de cada projeto.
- Possibilidade de mensuração
Não basta ter indicadores corretos, se o gestor não consegue medi-los e acompanha-los. Um KPI pode ser um percentual ou um número que precisa estar disponível para que possa ser medido e analisado da forma correta.
- Periodicidade de acompanhamento
Já que o KPI é possível de ser mensurado, é preciso definir a periodicidade de análise dos dados. O acompanhamento constante dos dados é o que permite perceber o que está funcionando ou não no projeto.
- Informações que ajudem nas decisões
A partir da mensuração constante dos dados os KPIs devem fornecer as informações corretas para a tomada de decisão. Ao perceber que uma ação não está trazendo os resultados esperados, pode-se mudá-la imediatamente para que não traga prejuízos ao resultado final do projeto.
Componentes básicos de um KPI:
Medida: pode ser qualitativa ou quantitativa e permite classificar os resultados, as características e as consequências dos produtos, processos ou sistemas.
Fórmula: indica como o valor numérico (índice) é obtido.
Índice: é valor de um indicador em determinado momento.
Padrão de comparação: permite uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento.
Metas: índices atribuídos aos indicadores, que devem ser alcançados num determinado período de tempo. Pontos ou posições a serem atingidos no futuro.
Principais tipos de Indicadores
Existe uma vasta possibilidade de escolha de indicadores, podendo inclusive ser construídos pela organização para determinado projeto, porém existem alguns KPIs que são comumente usados por gestores de projetos, veja alguns tipos de indicadores de desempenho:
ROI (Return on Investment)
O ROI ou Retorno sobre o investimento é um indicador econômico que permite medir os rendimentos alcançados a partir de uma determinada quantia de recursos investidos.
Como calcular indicadores de desempenho – ROI faz-se a seguinte conta:
ROI = (Ganho Final – Investimento Inicial) / Investimento Inicial
CPI (Cost Performance Index)
O CPI é o índice de desempenho de custos em um projeto.
A fórmula usada para calcular o CPI é:
CPI = BCWP / ACWP
Onde BCWP significa Budgeted Cost of Work Performed e ACWP é Actual Cost of Work Performed.
SPI (SCHEDULE PERFORMANCE INDEX)
Já o SPI é o índice de desempenho de cronograma no projeto. Seu objetivo será o resultado do projeto e o que foi possível entregar dentro do planejamento.
Como calcular o índice de desempenho SPI ao final do projeto?
Usa-se a seguinte fórmula: SPI = BCWP / BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled)
Em projetos que utilizam a metodologia ágile, a equipe aparece como um indicador de peso e ganha destaque sobre os demais. Isso vem do próprio Manifesto Ágil no que diz respeito a focar mais nos 'indivíduos e interações' que em 'processos e ferramentas'.
A medida do indicador da equipe deve refletir o nível de satisfação dos membros e se cada um está motivado e confiante sobre as entregas do projeto ou se atenderá as expectativas do cliente. Essa medida deve ser coletada com frequência determinada, ser transparente a todos e ser mostrada até mesmo no quadro do time. A partir das notas atribuídas pelo time (de 1 a 5, por exemplo), pode-se elaborar um gráfico e acompanhá-lo a cada iteração.
Tenha sempre em mente que um indicador de desempenho serve como um guia do projeto durante a sua execução, mostrando se os caminhos estão ou não levando ao objetivo final. Use-os para tomar decisões inteligentes ao longo do processo e não hesite em alterar ações e cronogramas quando os KPIs indicarem que algo está saindo do controle.
Por exemplo, tanto o CPI quanto o SPI têm como padrão de normalidade o número 1,0. Qualquer variação para cima indica que o projeto está melhor que o planejado em termos de custos (CPI) ou em termos de prazos (SPI); porém, se abaixo de 1,0 indicam situação adversa em uma ou em ambas as dimensões citadas.
Como monitorar os KPIs de um projeto?
O monitoramento dos KPIs pode ser feito por meio de ferramentas de Business Intelligence, planilhas eletrônicas ou, ainda, de softwares de gerenciamento de projetos preparados especificamente para ofertar uma série de ferramentas para os gestores, facilitando, dessa forma, o trabalho de toda a equipe.
Monitorar constantemente os KPIs de um projeto é o que dá a segurança necessária para se tomar decisões mais acertadas e manter todos os processos, as metas e ações dentro do planejado.
Você usa algum desses indicadores de desempenho? Use os comentários e conte para nós!
E agora veja um vídeo sobre gestão do tempo, produtividade e eficiência pessoal:
Sobre o autor
Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.
As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.
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