Kanban: fluxo de trabalho produtivo e eficiente

Kanban: fluxo de trabalho produtivo e eficiente

• 22/10/2019
• Robson Camargo

 

Metodologia simples de visualização de trabalho,  Kanban também é uma ferramenta ágil de gerenciamento de projetos.

Muito assídua no desenvolvimento de software, a história do sistema Kanban começa por volta de 1940, quando a empresa japonesa Toyota começou a otimizar sua linha de montagem, inspirada nos supermercados.

Na empresa japonesa, eles começaram a usar o conceito de estoque de supermercado para promover a montagem dos carros, para ajudar a reconhecer quando e em qual quantidade as pessoas deveriam ser preparadas e transportadas para a montagem dos carros. Para isso, usavam cartões que mostravam a necessidade dos componentes.

O que é Kanban?

O Kanban pode ser considerado um método para gerenciar, projetar e melhorar o fluxo do trabalho de uma entrega de produtos. 

Embora seja uma metodologia considerada ágil, Scrum & Kanban têm suas diferenças. A primeira é que as entregas do Scrum são fracionadas e ocorrem por sprints, enquanto no Kanban a entrega é contínua.

Outra diferença é que o Scrum têm papéis muito bem definidos, e no Kanban não há essa necessidade.

Além disso, na metodologia Kanban, as alterações na entrega de um produto podem ser realizadas em qualquer tempo, enquanto no Scrum as alterações  não podem ser realizadas no meio de um sprint.

Usar o Kanban Agile traz inúmeros benefícios, entre eles, aumento de produtividade, eliminação de bloqueios, fluidez do trabalho, otimização do tempo, aproveitamento melhor dos recursos, acompanhamento de desempenho, entre outros.

Há diversos tipos de Kanban, como Kanban de produção (quadro original com 3 estágios de tarefas a cumprir),  kanban de movimentação (que deverá ter uma quantidade limitada de atividades para evitar gargalos) e até o kanban online, utilizado com ferramentas eletrônicas.

Princípios do Kanban

Para trabalhar com o método Kanban, é preciso seguir 4 princípios básicos: 

• Visualizar o fluxo de trabalho: para implementar a metodologia é preciso ter uma representação visual do processo de trabalho para que todos examinem continuamente.  

• Limitar o trabalho em processo: controlar o número de itens de trabalho vai encurtar o tempo de cada ciclo, do momento em que começa até ficar pronto para ser enviado. Quando há um conjunto de habilidades superpostas, o tempo do trabalho será reduzido. Essa é uma métrica chave para a Kanban tool. 

• Gerenciar o fluxo: com mais visibilidade e limitação do trabalho em andamento, a eficiência aumenta, porque é possível determinar em que momento as tarefas do ciclo são construídas, se estão sendo bloqueadas e até se estão sendo realizadas no tempo ideal. 

• Melhoria contínua: as equipes sempre precisam investigar se o processo atual pode ser melhorado. Para isso, os gráficos poderão apresentar gráficos fáceis de serem visualizados para medir produtividade, qualidade, prazos de entrega, etc. 

Valores do Kanban

Para trabalhar com um sistema Kanban de produção todos os envolvidos no projeto precisam ter os mesmos valores para gerar sucesso. São eles: 

Foco no cliente: o desenvolvimento do projeto deve estar a serviço do propósito de proporcionar valor ao cliente.

Colaboração: um dos pontos fortes do modelo Kanban é a melhoria do trabalho em equipe. Os membros que fazem parte do time devem estar atuando sempre em conjunto para encontrar soluções que vão produzir melhorias de processos e organizacionais. 

Compreensão: o entendimento do que deve ser realizado e alterado deve ser amplo e abrangente, ou seja, tanto a organização quanto o colaborador deve entender o padrão de trabalho, inclusive para gerar as mudanças necessárias no processo.

Equilíbrio: diferentes aspectos, habilidades e pontos de vista precisam ser levados em consideração para realizar escolhas equilibradas de trabalho.

Concordância: estar em acordo em um contrato é como se todos juntos buscassem objetivos juntos, buscando melhorias para atingir uma meta. Os diferentes pontos de vista devem ser direcionados para um único ponto e assim avançar colaborativamente.

Transparência: as informações devem ser devem ser abertas, claras e diretas, conhecidas por todos os envolvidos no projeto, por meio da visualização de processos, criação de momentos de feedbacks e introdução de novas políticas.

Fluxo: é importante reconhecer e manter o fluxo que leva à sensação de um trabalho contínuo, com alguma previsibilidade. 

Liderança: a metodologia incentiva a liderança inspiradora para que todos produzam melhorias contínuas que gerem valor  máximo ao cliente.

Respeito: esse princípio é atingido ao respeitar e valorizar os papéis e responsabilidades de cada indivíduo, com isso ganha-se mais flexibilidade para aceitação de novas abordagens. 

O que significa Kanban?

Na tradução do japonês, kanban tem significado de “cartão” ou “sinal visual”. O principal argumento para uso Kanban board é que a eficácia da visualização para o processo cerebral é imenso.

Segundo pesquisas, o cérebro processa informações visuais 60 mil vezes mais rápido do que informações de texto.

Como funciona o Kanban?

O primeiro passo para entender a ferramenta kanban é visualizar o fluxo de trabalho. Para isso, a equipe vai ter um quadro que é visível a todos os envolvidos no processo.

Mas por que usar um quadro visual se já existem e-mails, listas de tarefas ou planilhas acessáveis por vários dispositivos? 

A primeira resposta é pautada na informação sobre o processamento cerebral das imagens visuais, que é mais rápido do que o processo para textos. 

Esse quadro Kanban é branco e simples e será preenchido com cartões ou notas. Pode ser físico ou mesmo eletrônico. Cada cartão Kanban vai representar uma tarefa a ser realizada.

No quadro é preciso ter 3 estágios de trabalho: a executar, executando e concluído. Esses cartões deverão ter informações a respeito do que deve ser feito, qual é o prazo para conclusão e qual é o responsável para execução da atividade.

Com diferentes cores, cada cartão indica andamento da atividade, que quando é concluída vai mudando de estágio até a conclusão. A coluna que ficou sem o cartão, poderá ser preenchida com um novo cartão, com uma nova tarefa a ser cumprida. Para preencher esse quadro, os post its coloridos são muito práticos.

Essa visualização faz parte de um dos princípios do Kanban, que é a transparência. Com o quadro disponível a todos, a equipe conhece o andamento de passo a passo do trabalho.

O fluxo contínuo faz parte dos valores do Kanban, portanto, os cartões devem fluir de forma contínua, sem demoras ou bloqueios para chegar ao ponto do estágio “concluído”. Caso aconteça algum impedimento, a equipe deve analisar o ocorrido para tentar eliminar o empecilho.

Agora que você já sabe sobre Kanban, o que é, entenda que cada valor do método japonês precisa ser seguido para um fluxo de trabalho contínuo, eficaz e transparente.

Veja nesse vídeo, os 5 fatores de sucesso de um projeto:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” Registered Education Provaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.