Ferramentas de gestão e metodologias: 10 opções para melhorar sua vida

Ferramentas de gestão e metodologias: 10 opções para melhorar sua vida

• 29/11/2019
• Robson Camargo

 

As ferramentas de gestão têm sido cada vez mais úteis para desafogar o acúmulo de trabalho dos gerentes de projeto. Algumas, podemos dizer sem sombra de dúvida, são essenciais para tornar a gestão mais eficiente e dinâmica.

Em um projeto, são muitas os recursos que podem contribuir no fluxo do  trabalho, podem ser desde ferramentas de gestão de pessoas ou ferramentas de gestão de qualidade. O que importa mesmo é que sendo para usos técnicos ou humanos  servem para ampliar a visão do gerente de projeto a respeito de prazos, recursos, pessoal, etc. Isso vai contribuir com a melhoraria da tomada de decisão e o gerenciamento em si.

O que é ferramenta de gestão?

As ferramentas de gestão de projetos são recursos, normalmente softwares ou metodologias, que servem como um auxiliar dos gerentes de projetos ou da equipe, e até outros de tipos de profissionais, a organizar o trabalho e gerenciar os projetos e as tarefas.

Se formos perguntar: qual a importância das ferramentas de gestão? Pode dizer que, além do já citado acima, as ferramentas para gestão de projetos também são extremamente úteis para permitir a comunicação da equipe e colaborar em todo o ciclo de vida do projeto.

Mas cada setor usa as ferramentas de gestão apropriadas à sua área de atuação, porém, em muitas delas, o mesmo recurso pode servir para áreas multidisciplinares, é o caso das ferramentas de gestão organizacional, que disciplina tempo, pessoas  e tarefas ou até mesmo as ferramentas de gestão empresarial, que prevê outros recursos.

Por exemplo, em muitos casos, as ferramentas de gestão da qualidade podem ser empregadas também em outros setores porque permitem o aprimoramento de processos, sistemas e projetos, com a finalidade de melhorar a qualidade e prevenir ocorrências negativas futuras.

Para o gerente de projetos, as principais ferramentas de gestão de qualidade são:

Análise SWOT

Permite identificar pontos fortes e fracos da empresa a partir das palavras que formam a tradução da sigla SWOT: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama Espinha de Peixe é utilizado para encontrar a causa dos problemas específicos ocorridos em um projeto.

Ciclo PDCA

É umas das ferramentas de gestão de processos que permite aperfeiçoamento contínuo a partir da exploração de quatro etapas: Planejamento, Execução, Verificação e Ação.

Além da gestão de qualidade: ferramentas e técnicas

As  ferramentas de gestão de qualidade são parte do processos, mas existem outras, por exemplo, dedicadas ao planejamento, para, evidentemente, planejar e delegar. Algumas oferecem em um só lugar a possibilidade de visualizar tarefas, subtarefas, relatórios, cronogramas, templates e fluxos. Uma delas é a 5W2H ou o PM Canvas.

PM Canvas

Com um modelo de inteligência coletiva e colaborativa, o PM Canvas permite planejar, executar e gerir projetos. Tudo é feito em uma reunião de 2 horas que vai gerar um documento de uma única página, observando todas as necessidades do projeto, desde o escopo, recursos financeiros e humanos, comunicação, riscos e premissas, cronograma, etc. Isso vai gerar um índice de 16% de sucesso no projeto que passou por essa metodologia de treinamento.

Mas caso queiram garantir ainda mais percentuais ao índice de sucesso, eu sugiro o método criado por mim, o PM Visual, que vai “explodir” (esmiuçar) cada uma dessas áreas em uma reunião de apenas 1 dia, ou seja, 8 horas de trabalho.

 5W2H

Essa metodologia de planejamento surgiu no Japão, com a finalidade de facilitar qualquer demanda. O 5W nada mais é que: What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando) e Who (Quem).

Assim os gerentes de projetos e a equipe, respondendo a essas perguntas vão entender e ter ciência de toda a sua participação dentro do projeto, porque assim terão mais controle sobre as atividades.

Mas, além desta, vamos apresentar outras ferramentas de gestão mais utilizadas e que serão um excelente braço direito ao gerente de projetos:

Project Builder

O Project Builder é um software brasileiro de gerenciamento de projetos, baseados nas práticas do PMI®, mais precisamente nas diretrizes doPMBOK® (Project Management Body Of Knowledge), que é o guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos, reconhecimento internacionalmente.

Com os apontamentos do PMBOK, o software vai disciplinar todas as práticas do gerenciamento de projetos e nortear as ações do gerente de projeto.

Tem recursos para aumentar as facilidades o gerenciamento de programas e portfólios, gestão de equipe, além de relatórios para tomadas de decisão.

Asana

Bem moderno, é um excelente software para que o gerente de projetos organize suas atividades e da equipe.

Com essa ferramenta de gestão, os projetos  podem ser criados e compartilhados com equipes, clientes, fornecedores e terceiros. Além disso, permite que os gerentes de projeto criem e visualizem metas, estabeleçam tarefas, cronogramas e até comuniquem prioridades na sequências das tarefas.

Clarizen

O Clarizen é incrível para os gerentes de projeto porque permite segurança corporativa, webinários, treinamento online e em tempo real, além de ajudar a planejar, definir escopo, estimar custos e prazos, executar, agenda a ainda monitorar todas as atividades.

KPI

Entre as ferramentas de gestão de empresas, o Key Perfomancer Indicator ou KPIs é recurso importante para aferir o desempenho em algum critério.

Normalmente, tem um caráter estratégico que se refere ao alinhamento dos projetos aos objetivos da empresa, porque mede status de demanda, organização, faz contraste de cenários, projeta panoramas, etc.

Trello

Quem busca na gestão de qualidade ferramentas e técnicas de administração e organização vai encontrar uma aliado no Trello.

Conhece aquele recurso que muitas empresas usam de colar post-its na parede para acompanhar o fluxo de um projeto?

Pois é, a ferramenta Trello levou  esse sistema de kanban de organização para o computador para permitir que as equipes que trabalham remotamente consigam visualizar a devida organização das tarefas.

Gostou do artigo? Esclareceu algo? Se tiver outras questões, me procure no LinkedIn, pelo e-mail ou aqui no site: robsoncamargo.com.br

E agora veja um vídeo para saber mais sobre como fazer uma boa seleção de projetos:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.