Matriz Eisenhower: mais dinamismo e produtividade na gestão

Matriz Eisenhower: mais dinamismo e produtividade na gestão

• 14/5/2019
• Robson Camargo

 

Você sabe qual tarefa pendente é mais importante ou urgente do que as demais? O mundo moderno e dinâmico exige dos gestores decisões, cada vez, mais assertivas. Nessas horas, já tentou usar a Matriz de Eisenhower?

Esta é uma ferramenta bastante eficaz quando precisamos direcionar o foco para o que realmente merece atenção na empresa. Veja como ela funciona!

O que é a Matriz Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é um jeito fácil de definir como priorizar suas tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes.

A ideia é que todas as suas tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência. Esses 4 quadrantes recebem um valor de 1 a 4 baseado em sua prioridade.

Ao usar a Matriz de Eisenhower, tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e “Urgentes” recebem um nível de prioridade 1, e devem ser o seu foco. Do outro lado da escala, tarefas que são consideradas tanto “Não Importantes” quanto “Não Urgentes” devem ser deixadas de lado. No meio estão as tarefas que podem ser agendadas mais adiante ou mesmo delegadas para outras pessoas.

Podemos afirmar que o método consiste em um aprimoramento do processo decisório e da efetividade das definições — uma ferramenta, portanto, voltada para facilitar o gerenciamento de atividades e o apontamento de prioridades, conferindo mais segurança às rotinas de trabalho.

Com ela, você vai perceber como é possível alcançar uma melhor gestão do tempo e aumentar a produtividade com uma visão mais clara do que precisa ser feito.

A Matriz Eisenhower pode funcionar também como uma coadjuvante das ferramentas de gestão.

Quem foi Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é atribuída a Dwight D. Eisenhower, que foi general do exército americano antes de ser presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961. Também conhecida como Matriz de Gerenciamento do Tempo.

Dwight Eisenhower foi conhecido por ser uma pessoa produtiva. O político deixou marcas significativas no USA, lançando programas importantes para o país, que possibilitaram:

• O desenvolvimento do sistema rodoviário;
• Em 1958, criou a ARPANET, que é o grande antepassado do que chamamos de internet;
• A exploração do espaço – NASA; 
• O uso de fontes de energia alternativas, entre outras.

Dwight, acreditava que: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

Vale a pena aqui explicar a diferença entre o que é importante e o que é urgente:

Tarefas importantes são aquelas cujos resultados impactam diretamente as metas que você precisa cumprir e propósitos que deseja atingir;

Tarefas urgentes costumam ter um prazo definido e exigem atenção imediata. Se não receberem o devido foco o quanto antes, pode haver consequências indesejáveis.

Como fazer a Matriz de Eisenhower?

Para estruturar a Matriz de Eisenhower, são desenhados dois eixos que se cruzam perpendiculares, um representando o grau de importância, e o outro, o grau de urgência da tarefa.

Da interação desses dois eixos têm-se quatro blocos distintos — no qual são alocadas as atividades que aguardam alguma ação. São eles:

Quadrante 1: importante e urgente

No primeiro quadrante, ficam as tarefas mais cruciais para o seu trabalho. São as que recebem a prioridade mais alta, com prazo a ser respeitado e devem ser concluídas assim que possível. O lema aqui é: faça!

Quadrante 2: importante e não urgente

No segundo quadrante, colocamos as tarefas relacionadas às suas metas, mas que não têm uma data de conclusão bem delimitada. O ideal aqui é planejar e agendar um tempo para realizá-las, desde que já tenha completado as tarefas do primeiro quadrante.

Quadrante 3: não importante e urgente

São aquelas que, normalmente, costumamos dar mais importância do que deveríamos, quando, na verdade, elas apenas têm uma certa urgência. Por exemplo, o telefone: quando ele toca, o esperado é que a gente atenda, mas isso não quer dizer que a ligação sempre será importante.

Desta forma, essa é uma das atividades que deveríamos delegar à outra pessoa ou só tocar nelas se não tiver mais tarefas nos quadrantes anteriores.

Quadrante 4: não importante e não urgente

A percepção sobre tarefas que não sejam nem importantes e nem urgentes vai varia de profissional para profissional, mas se elas caírem nesse quadrante, deverão ser deixadas para depois ou, simplesmente, eliminadas.

Pois bem, se, ao implementar um programa de Business Intelligence, a empresa tem grande chance de dar um salto de qualidade na gestão, podemos dizer que ao utilizar a Matriz de Eisenhower, auxilia a racionalização das pendências e a formatação de um cronograma, garantindo que as tarefas sejam executadas segundo critérios de prioridade e relevância.

Até aqui você já deve ter encontrado bons motivos para implantar a Matriz de Eisenhower. Afinal, ao dispor de uma ferramenta simples como essa, embora bastante detalhada, o gestor terá mais segurança para tomar suas decisões e estabelecer as prioridades.

A tecnologia também é uma grande aliada nesse processo: softwares de Gerenciamento de projetospodem ser empregados para permitir a visualização de atividades de acordo com seu grau de importância e urgência.

Portanto, que tal aproveitar a tecnologia e, ao mesmo tempo, aplicar os conceitos da Matriz de Eisenhower? Com certeza, você conseguirá resultados imediatos e duradouros e uma rotina mais dinâmica!

Boa sorte!

E agora veja um vídeo sobre como dizer não para o seu chefe quando os prazos são curtos. Espere que aproveite!

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.