Blog

Confira nossas novidades e assine nossa newsletter!

Assine nossa Newsletter

Veja outros Posts

8 técnicas de gestão do tempo e produtividade

8 técnicas de gestão do tempo e produtividade

8 técnicas de gestão do tempo e produtividade

  • 20/12/2017
  • Robson Camargo

 

gestao para o tempo

Quem nunca teve a sensação de que as horas, dias e meses estão passando mais rápido? Creio que todos não é mesmo?

Agora responda essas perguntas:

• 1. Em quais atividades focar a maior parte do nosso tempo de trabalho: no que é URGENTE ou NÃO URGENTE?

• 2. Alguma vez você chegou ao final do dia com a sensação do dia não ter rendido? E ainda, chega em casa com uma sensação de cansaço?

• 3. Alguma vez você ficou umas 2 horas a mais no escritório e rendeu mais que 1 dia inteiro de trabalho?

• 4. Algumas vezes alguns e-mails mudam a programação do seu dia de trabalho?

• 5. Algumas vezes alguém te pede 1 minutinho e acaba virando 45 minutos ou 1 hora e bagunça sua agenda do dia?

 Se houve alguma resposta “SIM” à alguma dessas perguntas, recomendo fortemente que você faça um curso de Gestão do Tempo, Produtividade e Eficiência Pessoal.

 Esse treinamento vai ajudar em muito os participantes a ter dias mais produtivos de fato. Afinal, se você sofre com isso é hora de realizar uma melhor gestão de tempo.

 Afinal, quem não gostaria que o dia tivesse mais que 24 horas para cumprir todas as suas tarefas? Ou ao menos, fazê-lo render mais.

Saiba que, na maioria das vezes, esse problema não é do número de horas, mas sim o fato de que você não está conseguindo  realizar uma boa organização do trabalho e gestão do tempo que tem.

Veja aqui 8 dicas que reservei, e se você está entre os dez dos dez profissionais que hoje vivem pressionados pela falta de tempo, acredito que elas poderão ser muito útil. Com elas, você vai ganhar muito em gestão de tempo e produtividade.

 

Gestão de tempo e produtividade: organização é a palavra-chave

Atualmente, muitos são os ladrões da nossa atenção: redes sociais, smartphones e o famigerado Whatsapp, e-mails sem fim e, não bastassem todas essas distrações tecnológicas, ainda existem as muitas interrupções no trabalho, como  os telefonemas e até colegas solicitando nossa atenção.

Isso vai gerando uma perda de tempo irreparável ao longo das nossas horas, dias e semanas. E de tempos em tempos nos perguntamos: “Por que não consegui cumprir com minhas tarefas,  se não parei de trabalhar nem um minuto?”

Isso pode gerar frustração, cansaço e até serviço indo para casa com você no final do dia, reforçando a ideia de que você não tem uma gestão do tempo no trabalho. Portanto, tem aí um espaço para melhoria nesse aspecto.

A gestão do tempo e a produtividade devem andar juntos, porque ser produtivo não tem nada a ver com o número de horas trabalhadas, mas justamente nos resultados gerados nestas horas.

Às vezes, duas horas extras com foco total no trabalho e livre de interrupções, geram muito mais produtividade do que 8 horas seguidas no horário comercial.

Esse resultado reflete uma boa gestão do tempo no trabalho, mas nem sempre conseguimos tê-la e, nos perguntamos: por quê?

Uma pesquisa conduzida pela professora da Universidade da California de Irvine, Gloria Mark, revela que a cada vez que a pessoa é interrompida, ela leva cerca de 20 minutos para começar a se concentrar novamente no assunto em que estava. E isso é terrível para a questão da produtividade.

Essa pesquisa talvez comece a nos apresentar as respostas para aquelas perguntas sobre o porquê de não conseguimos terminar nossas tarefas.

 

 

Mas o que é gestão do tempo?

Atualmente, em tempos de prazos curtos e apertados, muito se fala em gerir bem suas horas. Mas o que é gestão de tempo?

Gestão do tempo nada mais é que um ato ou processo de planejamento e execução do controle consciente do tempo e das atividades. Você deve saber o quanto gastou e ainda vai gastar para executar determinadas tarefas; se não sabe, planeje.

Na verdade, em qualquer área, o planejamento e organização são peças fundamentais.

Por exemplo, se você está gerenciando um projeto vai querer encontrar a melhor forma de executar o trabalho, ou então pensar em uma melhor forma de gestão do tempo em projetos, considere a possibilidade um Modelo de Canvas, PM VISUAL, Kanban ou Métodos Ágeis Scrum, que são elementos que podem otimizar muito  o seu tempo na etapa de planejamento.

Já para o dia a dia,  vamos dar aqui algumas dicas de como fazer a gestão de tempo no trabalho ou mesmo na sua via cotidiana para obter os resultados desejados, e ainda haja tempo para você descansar, fazer uma academia ou ainda, se precisar, partir para outras tarefas.

Assim sendo, aqui vão elas:

1. Diminua as distrações

Para ter uma melhor organização pessoal e gestão do tempo, diminua o tempo perdido com as distrações como Whats app, redes sociais e até a leitura indiscriminada dos e-mails durante o dia inteiro.

Uma dica é desabilitar as notificações de mensagens do celular e alertas de e-mails, e reservar um ou dois momentos no seu dia para checagem de mensagens, e-mails ou mídias sociais. Se você for um “viciado” no celular, sugiro se esforçar um pouco e mudar essa hábito, que além de roubar muito tempo com distrações, afeta também a sua saúde.

2. Planejamento e Revisão semanal

Para começar a semana de forma planejada, com melhor gestão de tempo e produtividade, tenha um momento semanal para fazer uma planejamento de suas atividades das semana, analisar suas pendências, seus projetos pessoais e até profissionais engavetados.

 Esse planejamento semanal poderá ser modificado, se necessário, com o decorrer da semana. Eu, particularmente, gosto de fazer no domingo à noite – na hora do “Fantástico” – 30 ou 40 minutos são o suficiente.

3. Faça uma agenda

Tenha uma agenda. É preciso ter uma agenda na qual você consiga enxergar os compromissos da semana, do dia e até os mensais.

Use uma agenda de papel ou eletrônica, ou até uma planilha de gestão do tempo, para organizar melhor suas tarefas e o prazo que têm para concluí-las. Existem várias ferramentas que vão ajudá-lo nisso. Eu particularmente utilizo a agenda do Google, sincronizada com o meu celular. Então, onde estou dá para saber rapidamente tudo o que tenho programado até o ano que vem, dos compromissos que já tenho agendado.

Mais uma coisa: revise essa agenda todo dia no início da manhã ou no final do dia anterior (preferível) já veja sua programação do dia que está por vir.

gestao do tempo

4. Tire as pendências da cabeça

Anote as pendências, para não ficar perdendo tempo pensando nelas  - o que atrapalha muito a sua produtividade - e escolha um momento para resolvê-las. Essas “pendências”  ficam ocupando um espaço importante do cérebro, cansa a cabeça e consome uma energia danada. Só para você fazer um paralelo, é como o celular procurando sinal de wi-fi o tempo todo que ele está ligado. Isso consome uma bateria danada, não é mesmo?

Para fazer isso – tirar as pendências da cabeça - você pode utilizar uma agenda de papel, o celular, criar um grupo no Whatsapp só com você ou ainda, um aplicativo – eu utilizo por exemplo o “To do ist”, mas existem vários outros aplicativos.

5. Faça agora e não deixe para amanhã

Quando surgir uma tarefa que vai levar um tempo curto – como passar um e-mail urgente--, faça naquela hora e já resolva a questão. Isso se chama “não procrastinar”. Se for tomar um tempo longo, planeje. Veja quanto tempo será necessário e planeje dias ou blocos de tempo para resolver a questão.

Não deixe para depois, porque senão isso poderá virar mais um item da lista de coisas urgentes que você ainda não fez.

6. Tenha foco

Não faça várias coisas ao mesmo tempo, comece e complete tarefa a tarefa. Um estudo do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres  comprovou que o estado multitarefa pode reduzir até 40% da produtividade.

É aquela mesma história do “dirigir” e atender o celular, a atenção fica dividida e alguma parte do que está sendo executado sai perdendo nisso. Neste caso, a atenção no trânsito – que certamente que é o que merece uma prioridade nesse momento - é prejudicada.

Ou seja, por mais que exista uma ilusão do cérebro que você está fazendo muitas coisas ao mesmo tempo, saiba que vai acabar levando muito mais tempo para completar cada tarefa, do que se tivesse fazendo uma a uma isoladamente.

7. Saiba priorizar

Analise suas tarefas do dia e siga o seu planejamento. Além disso, considere as prioridades: saiba diferenciar o que é urgente e importante, importante e não urgente, e veja se não está classificando algo como “urgente e não importante” e sair correndo ou colocando foco em algo que não deveria.

Estudos mostram que a maioria das pessoas dedicam a maior parte do seu tempo no que é “Importante e Urgente” o chamado  “Fire Fighting” – ou seja, vive apagando incêndio. O ideal seria dedicar cerca de 70% naquilo que for “Importante e Não urgente”. Sinal de Planejamento, organização, produtividade e eficiência.

gestao de tempo

8. Seja gestor do próprio tempo

Cuidados com os pedidos de atenção de “1 minutinho” de outras pessoas! Esses pedidos são verdadeiras ciladas para a gestão do tempo e organização do trabalho.

Esse prazo nunca é real, e pode levar 30 ou 40 preciosos minutos do tempo que você já não tinha. Organize essa conversa, olhe para a sua agenda e veja onde você tem uma brecha, que não vai atrapalhar o seu planejamento.

Curso de gestão do tempo: respire aliviado

Se você está precisando de uma melhor gestão do seu tempo, aqui na RC ROBSON CAMARGO – PROJETOS E NEGÓCIOS oferecemos treinamentos mensais, com apenas de 8 horas de duração, ou seja, 1 dia apenas, que ensinam como fazer uma boa Gestão do Tempo, e ter Produtividade e Eficiência pessoal.

As pessoas que fazem esse curso conosco costumam dizer “É um divisor de águas: é um antes e um depois de ter feito esse curso!”. “Mudou a minha vida!”. “Por que não fiz antes?!”. 

No curso “Gestão do tempo, Produtividade e Eficiência Pessoal”, apresentamos diversas técnicas de gestão do tempo de forma a conhecerem práticas de planejamento e controle das atividades do dia a dia para que você possa ser muito mais produtivo.

São exercícios práticos, vídeos ilustrativos e várias discussões em grupo que farão ampliar a sua mente para essa questão. Caso queira se aprofundar, venha participar do curso de gestão de tempo, com certeza, você vai adotar uma rotina muito mais produtiva.

Além deste, temos diversos outros cursos como Design Thinking (LINK), só para citar um, e treinamentos individuais e em grupos que podem ser feitos de modo In Company, na sua empresa. Caso queira conhece-los, consulta a nossa agenda em nosso site: www.robsoncamargo.com.br.

Espero ter ajudado um pouco nesta questão.

Um forte abraço!

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP® – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

 

Deixe seu Comentário

Agenda

Confira nossa programação!

Sobre

É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

Você também pode se interessar

Newsletter