Matriz de responsabilidades: saiba tudo sobre essa ferramenta de gestão

Matriz de responsabilidades: saiba tudo sobre essa ferramenta de gestão

• 25/7/2022
• Robson Camargo

 

Em um projeto, independentemente de seu tamanho, é importante que cada membro envolvido saiba exatamente qual papel ocupa e pelo que é responsável. Uma maneira de definir o papel de cada membro da equipe é usar a matriz de responsabilidades, e por essa razão torna-se uma das principais ferramentas de gestão de projetos, também conhecida como Matriz RACI.

Com as formalizações e acordos demonstrados na matriz RACI é possível identificar com clareza as necessidades de pessoal que serão necessárias durante a fase de implementação. Costumo dizer que um projeto só acontece com pessoas comprometidas e "encarnadas" no projeto. Se for só com espírito desencarnado a coisa não anda. Quero dizer com isso que o gerente de projetos precisa negociar os recursos e tê-los de forma engajada para a que a coisa aconteça.

Além disso, ela permite identificar se várias pessoas estão  responsáveis paara executar a mesma tarefa ou entregável, se algo está sem ninguém atribuído para fazê-la e até mesmo se a autoridade de alguém não está sendo entendida para a execução do que tem que ser feito.

Isso é importante porque com funções e responsabilidades definidas e claras tem muito mais chanceso de sucesso de um projeto. Cada participante tem que saber logo no início: os objetivos do projeto e seu papel dentro dele.

Além disso, fica muito mais eficaz ao esclarecer, definir e comunicar todas as atividades pertinentes ao trabalho de cada um.

O que é matriz de responsabilidades portanto?

A Matriz de Responsabilidades, matriz de responsabilidades RACI ou simplesmente Matriz RACI é uma ferramenta de gestão de pessoas, que possibilita atribuir quem fará o que em um projeto e as responsabilidades de cada um.

É com essa matriz de responsabilidade que será possível  saber quem fará cada coisa, quem tomará as decisões, quem dará suporte aos membros da equipe, etc.

Por que o nome  Matriz RACI? É por causa da inicial de cada letra da sigla em inglês, RACI:

R – Responsible, ou responsável, que é a pessoa que executa a atividade.

A – Accountable, ou autoridade, que é aquele que tem o poder de aprovar determinada atividade ou entregável e que será cobrado se algo der errada com aquela atividade ou entrega.

C – Consulted, ou consultado. É quem deve ser consultado, participando de decisões ou da execução da atividade. Eles podem dar dicas, sugerir ajustes e fornecer opiniões para melhorar o resultado. É um conselheiro, porque é um especialista naquele assunto em específico.

I – Informed, ou informado. É a pessoa que precisa ser informada sobre qualquer coisa em relação à atividade ou entregável. Veja um exemplo abaixo.

 

 

Uma outra maneira de utilizar a Matriz de Responsabilidades é não usar só as letras RACI, mas sim VERBOS com total liberdade. E para dizer a verdade, eu, particularmente, prefiro. Por exemplo: executar, desenvolver, implantar, cotar, comprar, aprovar, desenhar, definir, revisar, apoiar, dentre outros. Veja um exemplo simples abaixo, baseado em um churrasco que todo mundo conhece:

 

Perceba que o verbo pode ser colocar no infinitivo ou não: “transportar” ou “transporta”.

Em muitas situações as letras RACI podem limitar um pouco a clareza das coisas, assim como em muitos outros ela atende perfeitamente. Como disse, eu prefiro utilizar com VERBOS, livremente.

Há ainda outro modelo de matriz de responsabilidades que criei e utilizo:

 

 

Nesse modelo, pode-se até marcar quais os meses que cada participante terá que atuar no projeto.

Qual a função da matriz de responsabilidades em um projeto?

Como já foi abordado, a matriz de responsabilidades permite atribuir as funções e responsabilidades de cada envolvido, e isso vai gerar mais alinhamento e clareza das informações sobre o projeto que está sendo desenvolvido para todos os stakeholders do projeto.

O guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos, o Guia PMBOK®  (Project Management Body Of Knowledge), do PMI®  (Project Management Institute), aponta a RACI  como um bom instrumento como modelo de matriz de responsabilidade, possível para clarear as atribuições de cada membro envolvido em um projeto.

 

Como fazer uma matriz de responsabilidade?

Para fazer uma matriz de responsabilidade é bem prática e fácil.

Na primeira coluna da esquerda devem ser colocadas Etapas, Atividades ou Entregáveis.

Na primeira linha, ou seja,  no topo devem ser colocadas as Áreas que atuarão na implantação, bem como os Perfis ou Funções necessários de cada área e a quantidade. Exemplo: 2 analistas. Se nesse momento já tiver o Nome dos profissionais, também podem ser colocados.

No cruzamento entre as linhas e as colunas é colocada uma ou mais letras da sigla RACI ou um ou mais VERBOS (que eu prefiro),  correspondentes à responsabilidade daquela pessoa naquela etapa ou entregável.

Cuidado para não querer fazer um cronograma detalhado dentro da matriz de responsabilidades. Tenha em mente que esse documento poderá ser um resumo do cronograma ou mesmo um insumo para o cronograma. Depende da ordem que for feito. E mais, esse documento provavelmente deverá ser apresentado na reunião de Kick off do projeto, portanto, fique em 1 página, no máximo, se possível.

Negociação dos recursos e apoio do Sponsor

Uma vez definido quem vai fazer o que, deve-se negociar os recursos propriamente ditos com seus “chefes”, os gerentes funcionais, ou seja, conseguir os seres encarnados necessários para o seu projeto, e partir daí estabelecer os acordos quanto às horas de trabalho por dia se for uma atuação Part time, ou liberação total se for Full time. A partir disso definir se vai ser uma estrutura Matricial, Projetizada ou Mista.

E...depois.... durante a execução, caso alguém não cumpra o combinado, pode mandar aquele e-mail motivacional: um e-mail para o “devedor” com cópia para o Sponsor.... é incrível, mas isso gera uma motivação enorme na pessoa que não cumpriu o combinado. Lembremos aí das nossas avós: “O que é combinado, não sai caro!”.

Mas como no Brasil as pessoas ficam chateadas quando envolve o Sponsor, sugerimos tentar primeiro, resolver numa boa: conversando, tomando um café ou uma cerveja. Isso costuma funcionar. Se não der, aí sim, acione-o. Afinal, tem-se aí uma fonte documentadas dos acordos estabelecidos e, portanto, possibilita, com tranquilidade pedir a ajuda do Sponsor para que todos façam o que foi combinado.

Veja abaixo um vídeo sobre como tratar os pedidos de mudança em um projeto.

 

Espero ter ajudado!

Um forte abraço

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF, PSM-I, DALSM, é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor dos livros PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL e Gestão Ágil de Projetos, ambos editados pela Editora Saraiva. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.