Blog

Confira nossas novidades e assine nossa newsletter!

Assine nossa Newsletter

Veja outros Posts

Matriz de responsabilidades no gerenciamento de projetos: saiba tudo

Matriz de responsabilidades no gerenciamento de projetos: saiba tudo

Matriz de responsabilidades no gerenciamento de projetos: saiba tudo

  • 2/3/2018
  • Robson Camargo

 

Em um projeto, independentemente de seu tamanho, é importante que cada membro envolvido saiba exatamente qual papel ocupa e pelo que é responsável. Uma maneira de definir o papel de cada membro da equipe é usar a matriz de responsabilidades, e por essa razão torna-se uma das principais ferramentas de gestão de projetos, também conhecida como Matriz RACI.

Com as formalizações e acordos demonstrados na matriz RACI é possível identificar com clareza as necessidades de pessoal que serão necessárias durante a fase de implementação. Costumo dizer que um projeto só acontece com pessoas encarnadas. Se for só com espírito desencarnado a coisa não anda. Quero dizer com isso que o gerente de projetos precisa negociar os recursos e tê-los de forma engajada para a que a coisa aconteça.

Além disso, ela permite identificar se várias pessoas estão executando a mesma tarefa, se alguma função está sem ninguém atribuído para fazê-la e até mesmo se a autoridade de alguém não está sendo entendida na execução das tarefas.

Isso é importante porque com funções e responsabilidades definidas e claras é muito mais previsível o sucesso de um projeto. Cada participante tem que saber logo no início: os objetivos do projeto e seu papel dentro dele.

Além de que a comunicação em torno do projeto fica muito mais eficaz ao esclarecer, definir e comunicar todas as atividades pertinentes ao trabalho de cada um.

O que é matriz de responsabilidades?

A Matriz de Responsabilidades, matriz de responsabilidades RACI ou simplesmente Matriz RACI é uma ferramenta de gestão de pessoas, uma matriz de atribuição de responsabilidades, que distribui as atividades para todos os colaboradores que deverão atuar no projeto.

É com essa matriz de responsabilidade que será possível  saber quem faz cada coisa, quem toma decisões, quem dá suporte aos membros da equipe, etc.

Por que o nome  Matriz RACI? É a inicial de cada letra da sigla em inglês, RACI:

R – Responsible, ou responsável, que é a pessoa que executa a atividade.

A – Accountable, ou autoridade, que é aquele que tem o poder de aprovar determinada atividade ou entregável e que será cobrado se algo der errada com aquela atividade ou entrega.

C – Consulted, ou consultado. É quem deve ser consultado, participando de decisões ou da execução da atividade. Eles podem dar dicas, sugerir ajustes e fornecer opiniões para melhorar o resultado. É um conselheiro, porque é um especialista naquele assunto em específico.

I – Informed, ou informado. É a pessoa que precisa ser informada sobre qualquer coisa em relação à atividade ou entregável. Veja um exemplo abaixo.

 

raci matrix

 

Uma outra maneira de utilizar a Matriz de Responsabilidades é não usar só as letras RACI, mas sim VERBOS com total liberdade. E para dizer a verdade, eu, particularmente, prefiro. Por exemplo: executar, desenvolver, implantar, cotar, comprar, aprovar, desenhar, definir, revisar, apoiar, dentre outros. Veja um exemplo simples abaixo, baseado em um churrasco que todo mundo conhece:

 

matriz_exemplo_2

Perceba que o verbo pode ser colocar no infinitivo ou não: “transportar” ou “transporta”.

Em muitas situações as letras RACI podem limitar um pouco a clareza das coisas, assim como em muitos outros ela atende perfeitamente. Como disse, eu prefiro utilizar com VERBOS, livremente.

Há ainda outro modelo de matriz de responsabilidades que criei e utilizo:

 

matriz_exemplo 4

 

Nesse modelo, pode-se até marcar quais os meses que cada participante terá que atuar no projeto.

Qual a função da matriz de responsabilidades em um projeto?

Como já foi abordado, a matriz de responsabilidades vai atribuir as funções e responsabilidades de cada envolvido, e isso vai gerar mais alinhamento e clareza das informações sobre o projeto que está sendo desenvolvido para todos os stakeholders do projeto.

Até mesmo o guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos, o Guia PMBOK®  (Project Management Body Of Knowledge), do PMI®  (Project Management Institute), aponta a RACI  como um modelo de matriz de responsabilidade possível para as atribuições das tarefas dentro de um projeto.

Além da melhoria da comunicação e entendimento da equipe a respeito de suas funções, com a matriz de responsabilidades é possível ajudar muito para que o cronograma do projeto  seja cumprido de fato, pois fica muito mais fácil acompanhar a execução e andamento das tarefas quando se sabe quem são os respectivos responsáveis.

Como fazer uma matriz de responsabilidade?

Para fazer uma matriz de responsabilidade, é preciso adotar algumas práticas que são pertinentes. Mas na realidade a construção da matriz é bem prática e fácil.

Na primeira coluna da esquerda devem ser colocadas Etapas, Atividades ou Entregáveis.

Na primeira linha, ou seja,  no topo devem ser colocadas as Áreas que atuarão na implantação, bem como os Perfis ou Funções necessários de cada área e a quantidade. Exemplo: 2 analistas. Se nesse momento já tiver o Nome dos profissionais, também podem ser colocados.

No cruzamento entre as linhas e as colunas é colocada uma ou mais letras da sigla RACI ou uma ou mais verbos,  correspondentes à responsabilidade daquela pessoa naquela etapa ou entregável.

As definições das responsabilidades que serão inclusas na matriz devem estar relacionadas ao planejamento e o escopo do projeto. Além disso, as etapas devem ser divididas e priorizadas de acordo com a urgência e relevância para o projeto.

Cuidado para não querer fazer um cronograma detalhado dentro da matriz de responsabilidades. Tenha em mente que esse documento poderá ser um resumo do cronograma ou mesmo um insumo para o cronograma. Depende da ordem que for feito. E mais, esse documento provavelmente deverá ser apresentado na reunião de Kick off do projeto, portanto, 1 página, se possível.

Negociação dos recursos e apoio do Sponsor

Uma vez definido quem vai fazer o que, deve-se negociar os recursos propriamente ditos com seus “chefes”, os gerentes funcionais, ou seja, conseguir os seres encarnados necessários para o seu projeto, e partir daí estabelecer os acordos quanto às horas de trabalho por dia se for uma atuação Part time, ou liberação total se for Full time. A partir disso definir se vai ser uma estrutura Matricial, Projetizada ou Mista.

E...depois.... durante a execução, caso alguém não cumpra o combinado, pode mandar aquele e-mail motivacional: um e-mail para o “devedor”com cópia para o Sponsor.... é incrível, mas isso gera uma motivação enorme na pessoa que não cumpriu o combinado. Lembremos aí das nossas avós: “O que é combinado, não sai caro!”.

Mas como no Brasil as pessoas ficam chateadas quando envolve o Sponsor, sugerimos tentar primeiro, resolver numa boa. Se não der, aí sim, acione-o. Afinal, tem-se aí uma fonte documentadas dos acordos estabelecidos e, portanto, possibilita, com tranquilidade pedir a ajuda do Sponsor para que todos façam o que foi combinado.

Veja abaixo um vídeo sobre como tratar os pedidos de mudança em um projeto.

 

Espero ter ajudado!

Um forte abraço

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

 

 

Deixe seu Comentário

Agenda

Confira nossa programação!

Sobre

É uma empresa de Educação Corporativa oficialmente homologada pelo PMI com o selo de R.E.P. (Registered Education Provider), alinhada com o Triângulo de Talentos do Gerente de Projetos

Você também pode se interessar

Newsletter