O que é PDCA : entenda todos os detalhes de cada etapa

O que é PDCA : entenda todos os detalhes de cada etapa

• 11/6/2018
• Robson Camargo

 

Você sabia que a sua gestão de projetos pode ter seus resultados muito melhorados a partir da aplicação de um conceito simples, conhecido como PDCA? Mas você sabe o que é PDCA?

Saber o que é Ciclo PDCA  e aplicá-lo na sua forma de gestão, ajuda muito a melhorar como se lida com o gerenciamento de projetos porque propõe soluções práticas de organização.

As empresas que sabem para que serve PDCA e aplicam a ferramenta em seus processos, garantem as mudanças necessárias para atingir as metas propostas, com bastante eficácia e qualidade.

Vamos entender o que significa a sigla PDCA?

O que é PDCA?

O quê? PDCA? Até parece mesmo um nome de exame médico, mas na verdade, é uma metodologia iterativa utilizada na gestão de empresas, baseadas em quatro passos para implantar melhoria em processo ou produtos.

 As próprias letras iniciais dos verbos em inglês que compõem a sigla já explicam uma parte do contexto do uso desta ferramenta. Veja o que significa PDCA:

P= Plan (inglês) = Planejar

D= Do (inglês) = Executar

C= Check (inglês) = Checar (controlar)

A= Act (inglês) = Agir corretivamente

Ou seja,  o que é o PDCA? É o método responsável por planejar processos, aplicá-los, prever falhas, solucioná-las e conferir resultados. 

O modelo é tão intuitivo e fácil de aplicar, com comprovadas melhorias na gestão das empresas e reais ganhos, que é utilizado no mundo inteiro. Acabou se transformando em ferramenta muito comum em projetos de qualidade, consultoria em planejamento estratégico, gerenciamento de projetos, gestão da qualidade e até mesmo nas instituições de ensino.

O que é PDCA na administração ou em qualquer área terá significado e metodologia iguais. Serve, por exemplo, para ajustar um produto à conformidade do cliente, promover um treinamento de vendas, alcançar maior produtividade nas tarefas, reduzir custos e despesas ou qualificar o atendimento ao cliente.

Isso é o que significa PDCA na administração, mas pense em qualquer outra área, é a mesma coisa. Quando alguém se propõe a entrar em um curso preparatório para fazer uma prova de certificação não vai precisa percorrer os mesmos passos? A começar por planejar?

A mágica do PDCA acontece quando essas palavras são organizadas em um ciclo de melhoria contínua, que deve ser seguido sempre na mesma ordem.

É um passo a passo que permite que você organize melhor a sua empresa e atue estrategicamente na gestão do seu negócio. As empresas que usam o PDCA poderão até mesmo revolucionar seus resultados.

Origem: o que é o ciclo PDCA?

O surpreendente desta metodologia é que não é um conceito destes modernos, fruto da era digital. Foi, na verdade, criado em 1920, pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewart, conhecido na área de controle estatístico de qualidade.

Mas foi na década de 1950 que outro americano foi responsável por popularizar a metodologia dos 4 passos. O professor William Edwards Deming dedicou-se às melhoria dos processos produtivos nos EUA. Na ocasião, também tinha o título de guru do gerenciamento de qualidade. Por isso, o Ciclo PDCA também é conhecido como Ciclo Deming.

Muitos acham que o que significa PDCA e 5S na visão da qualidade são a mesma coisa, mas não,  são visões semelhantes no quesito de organização do ambiente de trabalho, mas seus criadores e sistemas são diferentes.

O 5S  é uma alusão às palavras japonesasSeiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que significam respectivamente Utilização, Ordenação, Limpeza, Saúde e Autodisciplina.

O método 5S foi adotado com o objetivo de possibilitar um ambiente de trabalho adequado para uma maior produtividade.

Isso ocorreu também na década de 50, quando o Japão tentava se reerguer da derrota sofrida na Segunda Guerra. Neste período, as empresas japonesas precisavam colocar seus produtos no mercado com preço e qualidade adequados para competir com a Europa e EUA.

 

O Ciclo PDCA é composto por quatro etapas, sendo elas quais?

Agora que você já sabe PDCA, o que é, vamos entender melhor o que esses verbos querem dizer em termo de aplicação na gestão das empresas.

Planejamento

Seja em uma oportunidade de negócio, como criação de um novo setor ou abertura de uma filial; demandas da própria empresa, do mercado ou legais; e desenvolvimento ou atualização de produtos e serviços, são algumas questões que um gerente de projeto  precisa lidar nas empresas. Nisso tudo, há muito a ser planejado.

Além disso, há muitos outros aspectos do funil da gestão de projetos que merecem muita análise para planejar, podem ser a mensuração de recursos, definição de prioridades,  ou outros diversos itens.

Nessa etapa do Ciclo PDCA é a hora de analisar os problemas a serem resolvidos. É preciso pensar em definição dos problemas, dos objetivos e escolha dos métodos. É a etapa da busca de soluções.

Execução

O plano de ação é a hora de executar tudo que foi determinado no passo anterior. É preciso treinar o método, executar, realizar possíveis mudanças, o que pode ser feito de forma prática.

Em empresas de qualquer tamanho, ninguém faz nada sozinho. Aqui aplica-se a orientação e o treinamento de todos os envolvidos é determinante para o sucesso da estratégia.

Nesta fase também é importante acompanhar a execução e reunir  informações úteis para o passo seguinte.

Checar

Depois de checar, é preciso agir de forma melhorada, verificando se o padrão está sendo obedecido, o que está funcionando e o que não está, perguntar por que, a cada passo do processo.

Na  implementação do plano de ação é preciso realizar um monitoramente sistemático de cada atividade determinada no plano de ação e comparar o que foi previsto, com o que foi realizado.

Avaliar a metodologia de trabalho adotada também auxilia a checar se a equipe está no caminho certo ou será preciso realizar mudanças de rota.

Agir Corretivamente

Tudo está conforme o programado? Então não mude os planos. Em caso de todas as metas terem sido atingidas, é a hora de adotar o plano aplicado como padrão.

Mas se existem inconformidades, discrepâncias, é preciso agir para corrigir e prevenir futuros os erros, corrigir falhas, implantar melhorias imediatas no sistema de trabalho, e repetir as soluções que se mostraram adequadas ao resultado.

Depois de tudo isso, tem mais um pulo do gato: Replanejar. Ou seja, repetir o ciclo, para garantir o aperfeiçoamento e melhorias contínuas.

Mas para reforçar as soluções na sua empresa, veja esse vídeo 'Como descobrir a solução certeira para o problema de uma empresa', do meu canal no Youtube:

 

 

Entendeu o que é ciclo PDCA e para que serve? Caso ainda tenha dúvidas, me procure no Linkedin ou aqui no site: robsoncamargo.com.br

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

 

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” Registered Education Provaider são marcas registradas do Project Management Institute, I