Você sabe o que é sponsor e seu papel dentro do sucesso da realização de um projeto?
E mais, você, no seu papel de gerente de projetos, sabe como pode obter o apoio dele para desenvolver o seu trabalho com a maior eficácia?
O que é Sponsor?
Sponsor, significado de acordo com o PMI® (Project Management Institute) é: “Uma pessoa ou grupo de pessoas que fornece os recursos e suporte para o projeto, programa ou portfólio, sendo responsável pelo sucesso do mesmo”.
Mas o Sponsor, tradução, patrocinador, normalmente é uma única pessoa. Na maioria das vezes um gerente executivo ou diretor é quem faz esse papel e quem tem a responsabilidade geral sobre o projeto. Normalmente é o principal interessado, é quem está pagando e, portanto, quem acaba “cobrando” o gerente do projeto para que tudo saia perfeito.
Para total sucesso da empreitada, ele deveria fornecer o contexto do projeto, a real necessidade, passar algumas orientações ao gerente de projetos e outorgar o “empowerment” (empoderamento) ao GP. Entretanto, na maioria das vezes ele não faz nada disso. Ele passa em 2 minutos o que precisa, nada formal, e impõe um prazo mega curto, e claro, um orçamento curto também.
É o Sponsor quem deve iniciar, assegurar, aprovar e estabelecer diversos aspectos em relação ao projeto, servir como interlocutor entre os interesses da empresa e o profissional de gerenciamento de projetos.
No fundo, o Sponsor deve ser um aliado do Gerente do Projeto, para que no caso de algum recurso não estar engajado da forma como deveria, o Sponsor pode ajudar muito que essa pessoa se motive... ou da forma boa, ou às vezes, pela pressão, afinal o Sponsor tem um poder que o GP não tem. É chato né?! Eu sei, mas infelizmente, isso às vezes deve ser utilizado para que as coisas andem.
O Sponsor de projeto deve criar um alinhamento dos objetivos do projeto com a estratégia da empresa, comunicar-se com alguns escalões mais altos na empresa a respeito do projeto, deve ser um dos principais defensores do projeto e mais, precisa ajudar a prover os recursos necessários para o seu desenvolvimento pleno.
Além disso, também precisa facilitar a resolução de problemas relacionadas ao projeto quando estes fogem da alçada do GP, bem como aprovar ou não as mudanças, aprovar ou não o fato de assumir ou ignorar alguns riscos, decidir por objetivos conflitantes, ou seja, qualquer outra atitude que esteja além da autoridade do gerente de projetos.
Como conseguir apoio do Sponsor?
Com todas essas responsabilidades e requisitos, perceba que ele é o “cara”, e, embora não interfira no dia a dia do projeto, um bom relacionamento com ele é o primeiro passo para obter seu apoio no desenvolvimento do produto ou serviço que estiver sendo criado.
Essa relação deve ser de parceria, porque muitos obstáculos podem ser encontrados no caminho do desenvolvimento de um projeto.
Já que o gerente de projetos tem a função de planejar, fiscalizar e executar o desenvolvimento do projeto, fica difícil se alguns obstáculos surgirem e ele não tiver o apoio do Sponsor.
Vale aí também as habilidades de relacionamento do próprio gerente de projetos.
Por exemplo: surgiu um diminuição no prazo de entrega do projeto. O que o gerente de projetos deve fazer?
Em primeiro lugar, explicar o que pode ser feito ou não no prazo determinado, pedir mais recursos pra finalizar em tempo e até mesmo entregar apenas uma parte com o recurso que foi finalizado.
Será que o Sponsor do projeto vai entender isso? Afinal, ele é o interlocutor, o patrocinador do projeto, o maior interessado.
Mas se o gerente de projetos tomar algumas medidas, o apoio do Sponsor vai ficar mais fácil.
Que medidas tomar para ter apoio?
A primeira delas é envolvê-lo no processo deste o início de tudo. Com isso, a sua visão sobre o andamento do projeto vai ser bem mais ampliada. O ideal é fazer um CANVAS de Projetos do PM VISUAL envolvendo todos os stakeholders importantes e nessa ocasião seria o SUPRA SUMO contar com a participação do Sponsor. Pois ele verá as pessoas que conhecem a respeito do projeto discutindo no momento zero, bem no início.
A elaboração do Canvas de Projetos do PM VISUAL leva em torno de 2 horas de trabalho. Se você ainda não conhece, peço que veja alguns outros artigos meus no meu blog ou assista algum vídeo no meu canal do Youtube.
Claro que uma relação mais estreita entre o Gerente do Projeto e o Sponsor, para saber exatamente quais os seus objetivos com o projeto antes, é fundamental. Ouvir e entender todas as suas expectativas e ser honesto sobre as possibilidades de realização dentro dos prazos e orçamentos disponíveis.
Caso seja impossível, o gerente do projeto deverá apresentar algumas opções possíveis visando os benefícios do negócio, tais como, fracionar as entregas em fases, negociar mais recursos, fazer uma parte de forma não automatizada se a automação for consumir muito tempo e dinheiro, enfim: ALTERNATIVAS.
É muito importante ter uma comunicação ampla e transparente sobre as responsabilidades e comprometimento do Sponsor a respeito do projeto. Ele precisa saber que a atuação dele é da máxima importância.
É preciso que todo o escopo, cronograma e orçamento sejam plenamente aprovados e entendidos pelo Sponsor. E claro, se ele puder participar, ao menos do CANVAS pode ter certeza que será excelente.
Segundo ponto: é o Sponsor quem deve abrir a reunião de kick off, com frases de efeito que vão reforçar seu interesse e empenho para a realização do projeto. Uma delas pode ser: “Eu conto com cada um de vocês”, “Eu vou acompanhar de perto, portanto, minhas portas estarão sempre abertas” e “Fulano de Tal vai ser o gerente desse projeto e vai agora apresentar o plano aprovado para todos”. Pronto. GP está empoderado.
Além de reforçar o seu poder, a equipe vai saber que ele está de olho.
Nessa abertura do Kick off, realizado ao final do Planejamento, fará com que todos passem a respeitar mais o gerente do projeto. É uma fala meio padrão de 30 segundos, mas que tem um efeito enorme. Traduzindo, o Sponsor quis dizer: “Ai daquele que não cumprir a parte que lhe cabe! O gerente do projeto vai me avisar e eu vou fazer a parte que me cabe”. Claro que não caberia falar isso numa reunião de kick off, seria no mínimo deselegante, mas o significado é exatamente esse.
Terceiro: O acompanhamento do projeto na fase de implementação: produzir relatórios constantes e estar disponível para esclarecimentos será extremamente útil nesta relação. E esse Status Report deve ser apresentado presencialmente em no máximo 30 minutos, e normalmente a cada 15 dias.
E mais do que isso: mantendo esse alinhamento você o tem realmente como aliado e aí, caso algum membro da equipe não esteja produzindo, evoluindo e o GP não estiver conseguindo “motivá-lo” a se engajar devidamente, nada como um “E-mail motivacional para o devedor, copiando o Sponsor”. Isso é mágico. As coisas acontecem. Claro, a pessoa vai ficar chateada como GP, o GP vai estar fazendo um “X” no coração do devedor.
Em alguns países, isso não tem problema: EUA, Alemanha, Japão. Mas aqui no Brasil e outras países latinos o devedor fica “chateadinho”. Então para evitar isso, sugerimos que o GP tente beber com o devedor antes. Pode ser beber um café, uma água, ou mesmo uma cerveja, ou seja, a ideia é tentar resolver numa boa, sem criar estresse. Masssssss.... se não tiver outro jeito, ai então “E-mail motivacional com cópia para o Sponsor”.
Atenção: isso não pode ser utilizado com muita frequência, porque senão o Sponsor vai dizer “Poxa, resolve alguns problemas também. Tudo você vem falar comigo?”. Portanto, utilize o telefone vermelho com parcimônia e cautela.
Está bem?!
Espero que esse artigo tenha sido útil para você. Se quiser dar uma olhadinha, tenho um vídeo que faço um resumo disso no meu canal também. Se for do seu interesse, dá uma olhadinha lá também.
No vídeo abaixo, apresento os 5 fatores de sucesso de um projeto.
Sobre o autor
Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.
As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.
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