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Como obter o apoio do sponsor em um projeto

Como obter o apoio do sponsor em um projeto

Alguma vez você já recebeu um prazo curto para entregar um projeto imposto por um sponsor?

Mas você sabe o que é sponsor? É justamente aquele executivo ou diretor que coloca ou manda colocar dinheiro no seu projeto.

Leia aqui como lidar em casos de prazos apertados e aprenda a ter mais jogo de cintura.

Sponsor: significado e suas posturas

Sponsor, tradução: patrocinador, padrinho ou responsável. A tradução por si só já fala muito sobre o que é o papel de um sponsor em um projeto dentro da empresa. Ou seja, ele tem poder. E muitas vezes, esse poder vem junto com prazos curtíssimos que são impostos para o gerente de projetos.

Normalmente, as saídas ou respostas possíveis para serem dadas a um sponsor neste caso ficam limitadas a duas: “Ok chefe! Deixa comigo” ou então “Sinto muito chefe, mas não dá para entregar nesse prazo”.

Mas qual é a resposta certa entre elas? Parece mesmo que nestas duas possibilidades você está pisando em areia movediça.

Se você disser “ok chefe. Deixa comigo” e não entregar, você tá ferrado.

Talvez seja até mandado embora. Portanto, se você optar por essa alternativa, sugiro que mande curriculum em paralelo para garantir os pagamentos dos boletos que chegam na sua casa mensalmente “#ficaadica”.

Se você disser “sinto muito chefe, mas não dá para entregar nesse prazo”, você tá ferrado também, porque ele poderá pensar que você é incompetente, poderá passar o projeto para outra pessoa tocar e você pode ser mandado embora antes, ou seja, de imediato! Que fria!

O que as pessoas fazem, na sua grande maioria? Seguem a alternativa número 1. Diz que dá e seja o que Deus quiser e vai rezando! Mas na maioria das vezes não dá.

Com essas duas alternativas você está lascado! Mas calma... Não se desespere! Tem saída!

 

Existe outra resposta para o sponsor do projeto?

 

 

Aprenda como dizer o “não” quando vierem projetos com prazos curtíssimos: apresente outras alternativas e opções.

Existem algumas maneiras de tratar essas situações e conseguir resultados positivos! Vou te mostrar algumas formas de apresenta-las:

1. Dê, no mínimo, 3 opções para ele:

a)     Entregar parte do escopo até a data e o restante depois, com os recursos que tiver, eu costumo dizer “kukitem” (que significa: com o que tem de gente disponível);

b)     Entregar tudo, porém pedindo todos os recursos necessários;

c)     Entregar uma parte com apenas mais alguns recursos e o restante em outra data.

E mais uma coisa: nas 3 opções, pense no NEGÓCIO, no retorno financeiro do projeto, no que é melhor para a empresa e não usar isso para se defender. Isso deve ser legítimo.

E quem deve tomar a decisão? Sempre o executivo, o sponsor, não o Gerente de Projetos.

  1.      Deixe sempre o sponsor, o executivo tomar a decisão entre as opções apresentadas. Não temos “estrelas nos ombros”, ou seja, patente suficiente, para tomar esse tipo de decisão.
  2.      Ao pedir mais recursos, mais gente para te ajudar, mostre quem vai fazer o que, além de mostrar  um cronograma macro com as opções “a”, ” b” e “c” .

4.     Após definir qual opção, reúna a equipe e faça um planejamento ainda que seja macro, por meio do Canvas do PM VISUAL por exemplo. Nessa equipe, convide o próprio executivo à participar da elaboração do CANVAS pelo menos. Se der para ele ficar 8 horas para o PM VISUAL completo, melhor. Alias, você sabe o que é Canvas?

Se não, saiba que é uma ferramenta que vai dar mais agilidade na percepção do todo do projeto.  Se for necessário e der, faça um Canvas do PM VISUAL para o projeto, e aí faça uma pequena explosão das 3 opções antes de apresentar.

 

No Planejamento: os recursos ideais para o seu projeto 

 

Quando você estiver no momento de decidir como gerenciar o projeto e estiver negociando a equipe que vai atuar no seu projeto, e os gerentes funcionais te emprestaremos pangas (aqueles profissionais que eles são os piores de suas respectivas áreas e que quase não vão fazer falta), procure ter o apoio do sponsor para conseguir os melhores recursos que você de fato precisa e mantê-los engajados durante todo o projeto, como:

  1. Mostre os benefícios financeiros do projeto. Lembre: significado de sponsor também é patrocinador. Se ele enxergar que o projeto trará dinheiro para a empresa,  o apoiará e conseguirá os melhores recursos para o seu projeto e mais, irá ajudar a garantir a atuação comprometida de todos envolvidos.

Na fase de execução: o e-mail motivacional para o devedor

Uma situação bem corriqueira na vida de um gerente de projetos é precisar do apoio de um executivo e pedir ajuda, quando necessário, principalmente quando alguém não está contribuindo de forma efetiva com o seu projeto, ou seja, de forma comprometida, e estiver pisando na bola.

Faça o seguinte: quando você começar a tocar o projeto, e alguém não cumprir o combinado, mande um e-mail copiando o sponsor (normalmente um diretor). Costumo dizer que é um “e-mail motivacional”! É impressionante: é mágico. As coisas acontecem. Só que aí o devedor vai ficar chateado, dizendo que você poderia ter falado com ele antes... enfim, isso vai causar um “x” no coração do devedor.

Então, CALMA, não arrume encrenca. Como?

Antes de mandar o e-mail  “motivacional” converse com ele - o “sabotador” - , cultive o relacionamento e tente chegar a um acordo. E se der até beba com ele, convide-o para um café ou mesmo uma 'birita'. Você verá como as coisas mudam.

Se não der certo, ai sim, mande o e-mail copiando o sponsor e você vai ver como funciona.

O sponsor é quem apoia o seu projeto dentro da organização e, sem o apoio dele para as questões financeiras,de cronograma ficam comprometidos, e portanto sem o devido empowerment ao gerente de projeto e sem suporte político do sponsor é bem mais difícil garantir os recursos que você precisa para o projeto para que tudo dê certo. 

Reunião de kick off: cinco frases padrão

 

Mais uma coisa muito importante, para dar esse empowerment necessário ao gerente de projeto, o sponsor deve abrir a reunião de Kick off no início do projeto e dizer 5 frases:

  1. Bom dia pessoal! Muito obrigado por terem vindo no nosso kick off (começo, pontapé).
  2. Esse projeto é muito importante para a empresa.
  3. Conto com cada um de vocês.
  4. Eu vou acompanhar de perto, portanto, minhas portas estarão abertas.
  5. Fulano de Tal vai ser o gerente de projetos  e vai apresentar o plano do projeto para nós agora. Fulano, por favor!

Se o sponsor não decorar, não tem problema, escreva essas frases no papel e peça para ele ler.

Pessoal, o que eu estou querendo dizer com essas frases é que o sponsor está transmitindo a seguinte mensagem: “Ai daquele que não cumprir a parte que lhe cabe! O gerente de projetos vai me avisar e eu só vou lhe mandar um e-mail intitulado  ‘Se apronte!!!’”.

Pode ter certeza que isso muda o mundo, de projetos!

O apoio do sponsor é imprescindível e sem o apoio dele você só poderá contar com o apoio do Homem lá de cima.... Que certamente também é muito bem-vinda!

Até a próxima semana!

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional® emitida pelo PMI®, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

 

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