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O que é CANVAS ? E CANVAS de Projetos? E o PM VISUAL? Quando usar?

O que é CANVAS ? E CANVAS de Projetos? E o PM VISUAL? Quando usar?

Entender o que é Canvas e passar a utilizá-lo no planejamento de projeto vai aumentar muito as chances de sucesso da empreitada.

Além do Canvas em si, também existe o conceito de explosão e aprofundamento do Canvas, que vai proporcionar cada vez mais acertos para o projeto.

Quer aprender mais sobre essa técnica que, inclusive, ajuda  a reduzir o número de horas dedicadas ao planejamento? Leia aqui!

Entenda o que é Canvas

Todo projeto prevê uma fase de planejamento e outra de execução, mas muitas pessoas aqui no Brasil não gostam de fazer o planejamento do projeto!

Claro, eu entendo. Dá trabalho e, além disso, o gerente de projetos costuma fazer sozinho e depois ainda tem que sair convencendo todo mundo do plano sobre que ele fez... sem falar nos momentos em que precisa envolver outras pessoas necessárias ao planejamento, porque essas têm informações importantes, mas nunca têm tempo para se reunir com o gerente de projetos para planejar.

Quando a pessoa consegue se envolver solta aquelas frases de incentivo: “Essa parte não é bem assim, muda isso, aquilo e aquilo...”

Outra questão são os prazos colocados para o gerente do projeto, sempre super curtos.

Por isso, ele prefere já sair fazendo a ficar “perdendo tempo” planejando, na base do seja o que Deus quiser.

Como ação de contingência, vai mandando currículo caso dê alguma coisa errada, e reza bastante. Resultado: 2% de chances de sucesso no projeto sem o planejamento. Isso não é vida!!! Definitivamente!!!

Mas quer aumentar significativa essas chances de sucesso? Adote o Canvas de Projeto. Mas o que significa Canvas? Em primeiro lugar, vale saber que o significado é tela, quadro.

É um conceito originário do mundo da pintura mesmo. O artista utiliza uma tela para criar a sua obra.

No setor corporativo, o conceito foi criado por um suíço que utilizou essa ideia da tela para fazer plano estratégico de negócio inicial. E isso deu muito certo. E depois, uma vez que entende-se que vale a pena mesmo, detalha-se no modelo mais tradicional.

Em gerenciamento de projetos, eu costumo dizer que o brasileiro, de modo geral, ou porque não dizer, os latinos, não têm o hábito de planejar seus projetos ou seguir qualquer processo como fazem os alemães, os japoneses e, até mesmo, os ingleses e americanos.

Nesses países, pasmem, atingem a marca de 84% de sucesso em seus projetos, quanto à entrega, prazo e custo. Enquanto no Brasil a média é de apenas 13% -- considerando apenas empresas privadas.

Então, que tal mudar essa mentalidade?

 Algumas perguntas chave

  1. Dá para mudar esse cenário? Resposta: Sim.
  2. Dá para mudar toda a cultura de uma empresa para começarem a planejar seus projetos como se deve? Resposta: Não.
  3. Precisa mudar a cultura para que um projeto seja planejado corretamente? Resposta: Não.
  4. Depende de quem? De UM profissional chamado Gerente de Projetos.

Canvas: o que é e como fazer então?

Podemos buscar inspiração nos japoneses e fazer um planejamento em grupo, de forma colaborativa, utilizando o conceito de Inteligência Coletiva. Os japoneses fazem assim desde 1937, mas mais fortemente desde a década de 60, por meio de um método que ficou conhecido como Kaizen.

 Creio que você já tenha ouvido falar ou até já tenha participado.

Kaizen significa melhoria contínua e é feito de forma colaborativa, onde funcionários de uma empresa se reúnem por duas semanas seguidas em uma sala de reuniões para discutir um processo, analisar seus problemas, pensar na solução e planejar em conjunto como implementar a solução pensada.

Em outras palavras, o que eles fazem? Um planejamento de projetos em grupo. E é lógico que dá super certo.

Então, é só fazer o Kaizen?! Pode ser, mas a minha sugestão é que você aprenda e faça o planejamento por meio de um método que eu criei e batizei de PM Visual, e que leva bem menos tempo do que duas semanas: 1 dia! Exatamente isso, 8 horas de trabalho apenas.

São 8 lâminas de tamanho A1, composto de uma lâmina denominada: Canvas de Projetos e a explosão do Canvas em outras 7 lâminas. É uma para cada assunto necessário para o planejamento, segundo o Guia PMBOK® e outros guias mundiais.

 

Essas lâminas serão dedicadas as áreas imprescindíveis no momento do planejamento do projeto.  São elas: 1. Escopo, 2.Prazo, 3.Custos, 4.Recursos Humanos, 5.Comunicações, 6.Riscos e 7.Aquisições.

Então, quando você pensar em como elaborar um projeto, inclua o planejamento através do Canvas e depois faça a explosão no PM VISUAL, pois essa ação vai permitir que você atinja índices de acertos muito maiores, como os alemães e japoneses.

A saber: o Canvas permite 16% de confiabilidade nas estimativas e leva em torno de 2 horas para fazer. E o PM VISUAL completo leva mais 6 horas de trabalho (totalizando as 8 horas), e permite alcançar incríveis 68% de confiabilidade, em apenas 1 dia de trabalho.

O que é o Canvas de Projetos do PM Visual

Então se já foi entendido o que é o Canvas de Projetos, o conceito preconizado pelo grande Finocchio, saiba que utilizamos essa tela em papel – exatamente: PAPEL e POST ITS, na maioria das vezes. Entretanto, também pode ser utilizada via computador – falarei mais adiante sobre isso.

As pessoas que tem conhecimento sobre o projeto vão reunir-se em torno do Canvas – que deve ser impresso em tamanho A1, com vários post-its coloridos e de tamanho pequeno (aquele menorzinho) por duas ou duas horas e meia, aproximadamente.

O Canvas do Finocchio é um pouco diferente do Canvas do PM Visual.

Tenho aplicado o Canvas de Projetos do PM Visual e a explosão do Canvas em muitas empresas, todas as semanas, e tem dado ótimos resultados!

Por isso, gostaria de compartilhar com vocês alguns insights que tenho acumulado ao longo desses quase quatro anos de existência do PM Visual.

Fazer no papel em tamanho A1 com Post-it ou fazer no computador?

Quando as pessoas fazem utilizando o papel e post-its a interação é infinitamente maior. Quando feito diretamente no computador a conexão entre as pessoas fica bem cortada, além do que, só uma pessoa pode ver a tela do computador. 

“Ah, mas podemos projetar e todos irão visualizar!“. Não é o que você pensou? É verdade, mas pode acontecer um pouco ou muita dispersão. Não digo que seja proibido fazer. Pode fazer!

Teste! Sugestão: faça em papel com post-its e em outra oportunidade faça usando o computador e compare os resultados.

E, olha, pode ser que você consiga a mesma interação. Já fiz algumas vezes com pessoas em outro país por meio de vídeo conferência e funcionou bem. Mas há alguma perda de interação se comparado com as situações onde as pessoas trabalharam juntas utilizando o papel.

Para completar: #ficaadica: quando fizerem o Canvas ou o PM Visual completo peçam para todos os participantes se desconectarem do celular e do notebook. Ou seja, sem aparelhos eletrônicos. Procure fazer de uma maneira elegante evitando possíveis melindres, use um tom descontraído.

Pode perceber, quando uma pessoa está olhando para a tela do computador ou do celular, o “eu” dela parece ter sido “abduzido” para outra dimensão e ela não repara nas pessoas que estão à sua volta.

Quando olhamos diretamente no olho das pessoas a confiança aumenta muito e as objeções para aceitar sugestões diminui bastante.

O Canvas não substitui o Plano de Projeto detalhado

Um comprimido de algum remédio pode substituir toda uma dieta balanceada que possibilite ótima saúde?! Ou ajuda, porém sem substituir?

Muitos pensam que o fato de fazer o Canvas substitui o Plano de Projeto detalhado. Errado. Isso não é verdade. A necessidade de um plano mais detalhado e abrangente depende do tamanho e grau de complexidade do projeto.

O Canvas é uma excelente ferramenta para projetos grandes como o desenho macro inicial, proporcionando 16% de confiabilidade quanto ao prazo e custo estimado. Quando terminar o Canvas faça uma pergunta: “Esse projeto merece ser mais detalhado? ”. 

Se a resposta for sim, sugerimos que seja feita a explosão do Canvas nas outras lâminas do PM Visual. Veja essas outras lâminas no meu site: www.robsoncamargo.com.br.

O PM Visual proporciona ao menos 68% de confiabilidade, bem mais do que o Canvas isoladamente. Ao final do PM Visual deve se perguntar novamente: “Esse projeto merece ser ainda mais detalhado?”. 

Se a resposta for sim, sugerimos que aí o projeto seja bem mais detalhado, chegando a 84% de confiabilidade nos números de prazo e custo que forem estimados.

Uma vez, fiz o Canvas em uma empresa de um projeto super grande e quando terminamos o Canvas e a explosão do Canvas nas demais lâminas do PM Visual a turma não queria detalhar mais nada. Foi quando eu disse para eles: “Vocês estão malucos? ”. Calma lá... O projeto era ENORME, e merecia um detalhamento bem maior.

Quanto maior o projeto, mais o Canvas e o PM Visual se aplicam

Os projetos devem ser sempre planejados de maneira colaborativa pela equipe do projeto, envolvendo todas as pessoas que tem conhecimento técnico além dos decisores do projeto. Quanto maior  for o projeto mais o Canvas e o PM VISUAL podem ajudar.

Os projetos grandes são os que mais valem a pena serem iniciados no Canvas envolvendo toda a equipe, pois facilita muito para tratar esses projetos mais complexos e depois, ainda em conjunto e de forma colaborativa, explodindo nas demais laminas do PM VISUAL.

A ideia é fazer o alinhamento completo entre todos os envolvidos, ou seja, colocar todos na mesma página.

Lembre-se: quanto mais complexo o projeto, maior será o benefício do planejamento colaborativo.

Qual é o tamanho da equipe para planejar?

Normalmente o Canvas e o PM Visual completo podem ser feitos em equipes de 8 a 12 pessoas.

Recentemente fiz uma sessão em uma empresa onde trabalhamos oito projetos simultaneamente, em uma sala com 73 pessoas. Em outra empresa fizemos 35 projetos em uma semana.

Na Argentina, certa vez, fiz uma única sessão onde reunimos 25 pessoas para fazermos  o Canvas e a explosão do Canvas com todas as lâminas do PM Visual, com todos juntos. Osponsor do projeto não acreditava do que foi feito. O resultado foi excelente!

Gravei uma entrevista que fiz com ele e publiquei nas minhas redes sociais. Você pode assisti-lo no meu canal no youtube.  Mas  leia o depoimento do sponsor do projeto falando sobre o PM Visual:

Estou surpreendido. Em 25 anos de carreira em projetos, nunca vi isso. Em apenas 2 dias, conseguir esse grau de planejamento – algo difícil de fazer – com 25 pessoas, saímos daqui todos muito alinhados, e o melhor, conseguimos ajustar os prazos que precisávamos. Excelente! Foi muito fácil, foi fácil a integração entre as pessoas, as informações foram fluindo naturalmente. Excelente!”

Os benefícios do trabalho colaborativo

Quando você envolve várias pessoas pensando, planejamento, trabalhando em conjunto, o resultado é muuuiiito melhor do que fazer sozinho.

“Nenhum de nós é tão importante quanto todos nós”, PhilipCondit.

Quando você reúne as pessoas acaba saindo cada quebra pau positivo, no momento certo de saírem as boas brigas, divergências e convergências. Agora é a hora. No início do projeto, de preferência no primeiro dia do projeto.

A ordenação dos elementos do Canvas do PM Visual e as demais lâminas permitem um alinhamento fabuloso, principalmente na definição do Escopo do Produto – explosão dos Entregáveis do Canvas em uma Estrutura de Decomposição do Produto (que pode ser comparado ao Backlog Product do Scrum), do cronograma feito em grupo e na definição dos papéis e responsabilidades de cada um.

Ao fazer as lâminas da explosão do Canvas do PM Visual, analisamos o prazo e orçamento que resultou e caso não alcance as restrições impostas pelo sponsor (que, inclusive, sugerimos participar do time que estiver fazendo o Canvas e o PM VisuaL completo) procuramos avaliar quais são as opções para atendimento das necessidades do negócio. E isso permite pensar em várias possibilidades.

Somente nessa fase é que entramos com os conceitos dos Métodos Ágeis, priorizando os Entregáveis, junto com os principais decisores do projeto, e até definimos se o projeto deve ser conduzido pelo Método Cascata (Watefall e também chamado de  Preditivo) ou se devemos ir pelos Métodos Ágeis.

Enfim o trabalho colaborativo gera alinhamento, co-responsabilidade, engajamento, comprometimento e muita clareza sobre o projeto para todos os envolvidos.

Se você ainda não conhece, vale a pena experimentar!!!

Ah, lembre-se que além dessas ferramentas, as qualificações e certificações, como a Certificacion PMP® (Project Management Professional), também são essenciais para o profissional de gerenciamento de projetos.

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

 

 

 

 

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