Atualmente, ocorre uma verdadeira batalha entre as empresas para lançarem seus produtos com prazo, custo e qualidade competitivos e de uma forma que atenda ao máximo as expectativas e necessidades dos seus clientes e stakeholders.
Isso torna o papel do gerente de projetos uma função extremamente estratégica, pois é ele que tem que fazer o que for necessário para entregar o que foi prometido e gere o resultado esperado pela empresa e pelo cliente. Por essa razão um gestor de projetos precisa se desenvolver muito e sempre, para poder se destacar. Fazer o que?! Então, bora lá.
Características e Habilidades de um bom gerente de projeto
Gerenciar projetos não é uma tarefa simples, a menos que sejam projetos pequenos e de baixa complexidade. Portanto, uma série de habilidades e práticas, devem ser desenvolvidas para que você seja um bom gerente de projetos e se destaque. São elas:
1. Habilidade de olhar para o negócio e no retorno financeiro
Como gerente de projetos você deve olhar o projeto com a perspectiva do VALOR QUE O PROJETO IRÁ GERAR para o negócio e para o cliente. Valor pode ser retorno financeiro (no caso de empresa privada) ou outro indicador (para outras situações, governo, projetos sociais e pessoas). As vezes, um projeto é aprovado sem que isso esteja claro para todos e você assume a empreitada.
Assim, busque identificar o VALOR ESPERADO E QUE SERÁ GERADO de fato pelo projeto. Se você enxergar que o projeto não irá atender essas expectativas, levante a bandeira imediatamente e discuta (no bom sentido) com o executivo em questão, e veja qual a decisão e caminho serão tomados.
2. Saber definir a melhor abordagem para o projeto
Projeto aprovado! E agora? Agora precisa ver a melhor abordagem para tocar o bicho: Método Ágil ou Cascata. Ou seja, fazer entregas incrementais que gerem valor ou entregar tudo de uma só vez ao final?
A pergunta chave para definir e que deve ser feita é: “Esse projeto permite que as entregas sejam feitas em partes, de forma incremental, de maneira que gere VALOR para a empresa, negócio ou cliente? “.
Se a resposta for não, decisão tomada: Método Cascata (Waterfall).
Se a resposta for sim, grandes chances do Ágil ser o mais indicado. Para concluir a análise, pergunte-se: há chances de haver muitas mudanças? O escopo ainda está “um pouco” indefinido e vai ser definido ao longo do tempo? É interessante colher feedback ao longo das entregas, que poderão melhor indicar o que fazer nas entregas seguintes, em termos de priorização e ajustes no produto? Para cada sim à estas perguntas, a abordagem Ágil se torna ainda mais interessante.
Por isso, você precisa saber bem sobre as duas abordagens, sobretudo o framework SCRUM nos métodos ágeis, o mais usado em todo o planeta.
3. Saber planejar o projeto
Seja no Cascata ou no Ágil você precisa saber como planejar.
Se for Ágil: Prodcut Backlog, Rodamap, priorização, escrita de estórias do usuário, Sprint planning e estimativas de story points.
Se for no Cascata: PBS, WBS, Cronograma, orçamento, identificação e análise de Riscos, Matriz de Responsabilidades, Plano de Comunicação, Mapa de Aquisições, dentre outros, conforme tamanho e grau de complexidade do projeto.
Isso tudo pode ser muito ajudado com o Canvas e PM VISUAL. Se você não conhece, precisa conhecer.
Com toda essa visão bem clara você saberá como conseguir concluir o projeto com segurança, independentemente da abordagem a ser utilizada e gerar o valor esperado e necessário para a organização.
4. Executar, Gerenciar e Administrar o Projeto
Com a definição do projeto e o planejamento do trabalho concluídos, vem a parte mais dura: manter o andamento do projeto nas mãos e gerenciar seu cumprimento. Afinal, jogo é jogo, treino é treino. Planejar é uma coisa, executar é outra.
No Cascata, a melhor maneira de controlar cronograma e orçamento é utilizar um ferramenta como o Ms Project ou similar, junto com Status Report e reuniões periódicas constantes durante todo o projeto, tanto com a equipe, quanto com o executivo principal.
No Ágil, a melhor maneira de controlar é utilizar um quadro Kanban, ou uma ferramenta como o Jira ou Trello, ou alguma outra similar, junto com os gráficos de Burn down (trabalho remanescente) e/ou Burn Up (trabalho concluído).
5. Gerenciar as mudanças (no método Cascata)
Quanto mais complexo seu projeto é, mais mudanças serão solicitadas em seu projeto. Por isso, deve haver um processo bem estabelecido e combinado com todos, contendo as seguintes etapas: 1. Preenchimento do Pedido de Mudanças, 2. Análise de impactos por parte do Gerente de Projetos, 3. Aprovação de um comitê de controle de mudanças (normalmente formado por um diretor e mais alguém que tem alçada para aprovar ou reprovar o pedido), 4. Ajustar as baselines afetadas, 5. Comunicar a todos os envolvidos do resultado da aprovação ou não, 6. Implementar a mudança, caso seja aprovada.
De todas os pontos a administrar no projeto, talvez este seja o mais fundamental, juntamente com controle de prazos e orçamento.
6. Administrar Conflitos e relacionamentos
A administração de conflitos tem dois componentes importantes. O primeiro é ter um processo para identificar problemas, determinar seu impacto no projeto, examinar as alternativas, e envolver as pessoas para tomar a melhor decisão. O segundo, é aplicar técnicas específicas, buscando sempre a melhor alternativa. Normalmente, a busca de consenso é a melhor de todas.
7. Administrar a comunicação
Mantenha todos os stekeholders “na mesma página”. Para isso, além da habilidade de ser um bom comunicador, as reuniões devem ser sagradas e cumpridas “religiosamente”. No cascata: Kick off de execução, controle de avanço semanal, executiva para prestação de contas e lições aprendidas ou retrospectiva (que nunca as pessoas fazem).
No ágil: Sprint Planning, Daily, Review e Retrospectiva (no Ágil essa reunião acontece. Por que no Cascata não?).
8. Administrar e gerir pessoas
O gerente de projetos precisa saber conseguir os melhores talentos, desenvolvê-los e procurar manter o melhor desempenho da equipe. Para conseguir os melhores, precisa do apoio de um Sponsor, e para isso volte ao item 1: mostre o benefício do projeto. E para lidar com gente precisa se desenvolver em: Liderança, Inteligência emocional. Negociação colaborativa, Comunicação Assertiva e não violenta, ou seja, aprender a lidar com gente.
9. Administrar contratos
A administração dos contratos é o processo de assegurar que o desempenho dos fornecedores contratados andem de acordo com os requerimentos contratados Afinal, o que é combinado não é caro. Essa tarefa talvez seja uma das mais difíceis. Lidar com fornecedor externo não é bolinho. Você já fez reforma na sua casa? Como foi lidar com os pedreiros, empreiteiros, engenheiros, marceneiro, gesseiro, sendo cada um de uma empresa diferente? Integrar todos, não é uma tarefa simples.
Portanto, você precisa se capacitar para se destacar. Agora, para se destacar mesmo, você precisa de CERTIFICAÇÕES, que atestem, de forma incondicional, que você tem SELOS DE GARANTIA no seu curriculum. Como diria o Galvão Bueno “É copa do mundo amigo!!!”
Como podemos ajudar?
No nosso curso Preparatório para o Exame de Certificação PMP ou CAPM vemos todos tópicos acima.
No nosso curso de Métodos Ágeis Scrum, formação e preparatório para a certificação Scrum Master, vemos em detalhes todos os pontos sobre os Métodos Ágeis.
No nosso curso de ferramentas e softwares para Gerente de Projeto, vemos o MS Project, o Jira e o Trello.
No nosso curso de Canvas e PM VISUAL, vemos como utilizar essas ferramentas poderosas para um bom inicio de planejamento eficaz, com 68% de confiabilidade nas estimativas em apenas 8 horas de trabalho coletivo.
E por último, no nosso curso de Habilidades Comportamentais para Gerentes de Projetos, vemos como desenvolver os comportamentos humanos necessários e citados acima.
Espero poder ter ajudado a relembrar alguns pontos importantes e a estimulá-lo a se desenvolver cada vez mais e, assim, se destacar cada vez mais na área de Gestão de Projetos.
Robson Alves de Camargo PMP, MBA, GWCPM, SCM, PSM-I, DALSM
Experiência de mais de 25 anos em gestão, responsável por mais de setenta projetos de grande porte em diversos países em minha carreira, com um portfólio de investimentos gerenciado superior a US$ 8 bilhões, envolvendo vários tipos de projeto: TI, obras civis, projetos de engenharia, entre outros.
Certificado PMP® (Project Management Professional) pelo PMI® (Project Management Institute) desde 2003, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP, Master Certificate em Gestão de Projetos pela George Washington University, Métodos Ágeis pela EXIN e SCRUM.ORG e Certificado em DA – Disciplinned Agile pelo PMI.
Instrutor, palestrante e consultor internacional com atividades nos EUA, Canadá, México, Argentina, Colômbia, Venezuela e Espanha.
Professor nos cursos de MBA e Pós Graduação pela FGV, FIA USP e Fundação Dom Cabral.
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