Administração do tempo: aprenda como turbinar as suas horas

Administração do tempo: aprenda como turbinar as suas horas

• 6/11/2018
• Robson Camargo

 

Você sabe que precisa terminar aquele relatório e dar continuidade aos projetos, mas não resiste a dar uma olhadinha nas conversas das redes sociais. Deste jeito, e se não levar a sério a administração do tempo, poderá ter sérios problemas.

Estamos rodeados de distrações e quando percebemos, o tempo passou e não fizemos nada do que precisava ser feito. E essa é a realidade de muita gente. Por isso, administrar o tempo nunca foi tão necessário como hoje. Mas é possível mudar esse quadro. Confira!

O que é administração do tempo?

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, administrar o tempo não é controlar 100% do seu dia! Sabemos que isso é praticamente impossível. A gestão de tempo é você conseguir organizar seu tempo de forma a realizar suas tarefas em ordem de importância, de forma organizada e otimizada.

Simples assim!

Por que administrar o tempo no horário de trabalho?

Um profissional que consegue fazer a organização do tempo é muito mais produtivo, motivado e engajado do que outro que se atrapalha com suas tarefas ou perde seu tempo focado em outros assuntos que nada tem a ver com seu trabalho.

Por isso mesmo, saber administrar o tempo se tornou uma competência comportamental considerada entre as mais importantes.

O ato de adiar as tarefas constantemente, de deixar suas demandas para depois, ou para os últimos minutos da prorrogação; é um dos principais fatores que levam os profissionais a perderem oportunidades de crescimento.

Confira algumas vantagens de saber gerenciar o seu tempo:

Quando o tempo é bem administrado, a pessoa é mais produtiva. E isso é muito importante nos dias atuais!

Tempo é dinheiro!

Ter o seu tempo planejado te poupa de estresses desnecessários.

Tempo também é qualidade de vida, como de trabalho.

Ter tempo é ter saúde. Você cuida mais de si e passa a prestar mais atenção em você mesmo.

Se você faz um bom gerenciamento de tempo no trabalho, terá horas livres para curtir a vida, ir encontros com amigos, frequentar uma academia ou mais lazer com a família. Tempo é vida!

Será que esses argumentos te convencem da importância de uma boa gestão de tempo?

Como administrar o tempo

A gestão do tempo é uma das coisas mais importantes na vida de um profissional. Ela é ferramenta fundamental para conseguir seus objetivos e ser bem-sucedido na sua carreira. Quem não dá a devida importância à qualidade do seu tempo e como administrá-lo, provavelmente terá muitos problemas na hora de chegar onde deseja.

A administração de tempo é essencial não só para atingir o sucesso, mas também para manter uma vida equilibrada e feliz. Organizar seu tempo fará com que você lide melhor com os desafios do dia a dia.

E não podemos esquecer que, no ambiente profissional, o tempo desperdiçado não atrapalha somente você, mas também seus colegas de trabalho.

Afinal, no mundo corporativo atual, ninguém mais trabalha sozinho. Ou você trabalha em uma equipe ou seu trabalho está interligado com o de outro, impactando diretamente sobre ele. Gestão do tempo e produtividade estão intimamente ligadas!

Por isso, preste atenção em como gasta suas horas para não atrapalhar ninguém e, principalmente, você mesmo!

O mundo está cheio de pessoas que têm problemas em gerenciar o tempo e se organizar adequadamente. Então, como administrar o tempo?

Embora não seja uma tarefa fácil, é possível chegar lá com bastante foco, atenção e, até mesmo, paciência.

Aqui estão algumas dicas que vão lhe ajudar na administração do tempo no trabalho:

1 – Organização é tudo

Organização é a melhor maneira de você comprar tempo para si mesmo. É nesta parte que muitas pessoas têm dificuldade. Perdemos muito tempo quando não nos organizamos, seja procurando coisas perdidas ou refazendo tarefas.

Organização é o primeiro passo para um bom gerenciamento do tempo. Você não precisa ser a pessoa mais organizada do mundo, porém, é necessário que seja o suficiente para não perder tempo “no meio da sua bagunça”. Tente criar uma lógica de organização.

Se nenhum projeto pode ser devidamente executado, de forma organizada, sem um cronograma de projeto, você também não tem como executar suas tarefas sem que o seu dia esteja devidamente organizado!

2 - Liste suas tarefas e atividades

Uma vez que você organizou o macro, agora deve partir para o micro, identificando todas as suas atividades, rotineiras ou não.

Feita a listagem de atividades, você deve organizá-las conforme prioridade e importância, defina uma rotina de execução ou fluxo de tarefas diário ou semanal, e o mais importante: tente manter sua execução.

3 - Diferencie o que é urgente do que é importante

Você já ouviu a frase “O que é importante, raramente é urgente, e o que é urgente, raramente é importante”?

Organizar as tarefas diferenciando-as entre importante e urgente é algo muito utilizado e eficaz mundialmente. A definição mais conhecida e aplicada foi criada pelo Dr. Stephen R. Covey, em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”. Ele define as duas como:

Importante: São tarefas que exigem planejamento e mais tempo para execução, devem ser pensadas com antecedência.

Urgente: Algo que exige atenção imediata, motivado por prazos.

A partir dessa definição, Covey desenvolveu a matriz urgente-importante, para melhorar a organização de tarefas.

Dessa forma, percebemos que existem 4 tipos de tarefas:

Importantes e Urgentes: São consideradas “crises”, algo que pode afetar toda a empresa, tem grande impacto e precisa ser resolvido de imediato.

Importante e não urgente: São tarefas que demandam atenção porque possuem grande relevância para a empresa, como metas e planejamento, porém podem ser desenvolvidas com mais tempo, seu prazo normalmente é mais longo.

Não Importantes e urgentes: Normalmente, tarefas que foram procrastinadas ou passaram do prazo são resultado de falta de organização sua ou da equipe, podendo ser interrupções externas para você resolver.

Não Importantes e Não Urgentes: Estas são as tarefas que você deve evitar ou não dar tanta atenção, uma vez que não são importantes ou urgentes.

Sempre quando uma nova tarefa surgir, faça uma avaliação de onde se enquadra e assim, defina como vai lidar com ela.

4 - Prioridades

Portanto, priorize suas tarefas! Ao descobrir que tarefas você precisa realizar com urgência, separar aquilo que tem mais importância no dia e construir um cronograma a partir disto, sua vida ficará bem mais fácil.

Definir prioridades é a melhor forma de descobrir como fazer uma boa otimização do tempo.

5 - Tente manter uma rotina

A rotina ajuda a manter a execução das tarefas dentro do planejado. É importante reservar o tempo necessário para atividades rotineiras, assim, você não atrasa nenhum prazo e não esquece nenhuma atividade importante.

Tenha um cronograma de atividades para a semana e para o dia, assim você poderá se organizar sempre que uma demanda surgir.

6 - Execute uma tarefa de cada vez

Quando você tenta fazer tudo de uma vez você acaba não fazenda nada. É importante organizar suas atividades e executá-las uma a uma, do começo ao fim, sem interrupções para fazer outras atividades.

Por que fazer isso? Ao começar uma atividade, você leva um tempo para entrar no ritmo, concentrar-se no que precisa ser feito e como você irá finalizar. Com as interrupções você irá perder o foco e ter que refazer esse processo várias e várias vezes, perdendo tempo e demorando muito mais para realizar a mesma atividade.

7 – Use a lei de Parkinson

A lei de Parkinson é uma lei que vem revolucionando o mundo dos negócios e o modo como nós utilizamos nosso tempo. Este princípio foi criado por Cyril Northcote Parkinson e afirma que o trabalho expande-se de modo há preencher o tempo disponível para sua realização.

Para Parkinson era importante estipular um tempo para cada tarefa e realizá-las neste tempo determinado. Isto significa que você deve realizar cada tarefa em seu próprio tempo e com dedicação total. Determine um cronograma, se dedique àquela tarefa integralmente neste período, utilize a lei de Parkinson e sua produtividade irá aumentar. Este é um dos maiores segredos da administração do tempo.

8 - Plano Produtivo

Uma coisa é certa: ninguém produz na mesma intensidade ao longo do dia. Tem pessoas que trabalham melhor logo de manhã, enquanto tem outras que preferem a noite. Então, descubra o período do seu dia em que você está mais motivado e produtivo.

Sabendo isso, coloque as suas prioridades para esse horário. Assim, as tarefas mais simples podem ser resolvidas com mais tranquilidade e menos estresse. E, com certeza, a sua administração do tempo no trabalho será bem melhor.

9 - Procrastinação

Procrastinar é adiar, deixar para depois. Ou seja, a procrastinação é um dos maiores erros pra quem busca gerenciar o tempo no trabalho. Por isso, enfrente as coisas de frente!

Adiar serviços, além de não levar a nada, faz com que você tenha que fazer o seu trabalho sob estresse e pressão, impactando negativamente do resultado.

10 - E-mails, telefonemas, redes sociais

Responder a e-mails e atender os telefonemas são duas atividades que demandam bastante do nosso tempo. Cuidado para não ficar só nisso! Normalmente, grande parte dos e-mails e dos telefonemas é pedido de ajuda, algo que você pode tranquilamente deixar para depois ou repassar para alguém.

Outra coisa que pode te ajudar a não desperdiçar tanto tempo é determinar um horário do seu dia para a resposta deles. Assim, você conseguirá manter a concentração no que está fazendo, não desviando o foco do seu objetivo principal no momento.

Separe também um horário para checar suas contas nas redes sociais. Estar em contato com o mundo é importante, mas não deixe que isto acabe atrapalhando seus objetivos. Usar as redes sociais com sabedoria é a melhor maneira de realizar a administração do seu tempo.

11 - Use ferramentas de organização

Como a gestão do tempo é algo muito relevante no mundo organizacional, diversas ferramentas foram criadas com o foco de otimizar esse processo nas empresas e times.

Ferramentas de agenda, organização de tarefas, medição de tempo de tarefa e produtividade de time são oferecidas no mercado e podem te proporcionar muitos benefícios.

Por exemplo, ao usar um timesheet online para fazer o controle de horas trabalhadas por projeto, você não só automatiza esse processo como vai possuir informações detalhadas sobre a sua produtividade.

As vantagens de usar ferramentas e apps para fazer a administração do tempo, normalmente são:

- Automatização de processos

- Organização e centralização de atividades

- Redução de processos burocráticos e complicados

- Acesso a mais indicadores de resultado

- Integração de sistemas e equipes

Da mesma forma que as ferramentas de gestão têm sido cada vez mais úteis para desafogar o acúmulo de trabalho dos gerentes de projeto, as ferramentas de organização também podem melhorar a gestão de tempo e produtividade.

12 - Crie métricas para sua gestão

Métricas são muito importantes para qualquer empresa ou profissional, afinal, como você avalia algo sem algum indicador? A era de avaliação na base de feeling e “achismos” acabou, agora as organizações são muito mais data driven.

Sendo assim, é importante definir métricas de desempenho pessoal e profissional. Comece definindo suas metas, um período de ação e forma de mensuração.

13 - Delegue funções e tarefas

Não fique acuado e nem tenha medo no momento de delegar funções a outros funcionários. Você precisa aprender a priorizar as suas atividades, então não tenha receio de que a tarefa não seja cumprida ou que não sairá exatamente como gostaria se feita por outra pessoa.

Lembre-se de que você não pode fazer tudo sozinho, por isso, é preciso encontrar o momento certo para delegar tarefas, não concentrando diversas funções em você.

14 - Sempre Otimize seu processo

Uma vez que você começou a fazer uma boa administração do tempo, você não pode parar. Mantenha o ritmo e sempre foque em otimizar seu processo, use as métricas de desempenho e avalie pontos para melhorar!

Agora que você leu nossas dicas sobre administração do tempo, é só colocar em prática! Boa sorte!

E agora fique com um vídeo no qual falo sobre administração do tempo:

 

 

Sobre o autor:

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” Registered Education Provaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.