Aumente sua produtividade ao melhorar a gestão do seu tempo

Aumente sua produtividade ao melhorar a gestão do seu tempo

• 13/9/2018
• Robson Camargo

É comum reclamarmos de nossa baixa produtividade, de que não temos tempo ou que o dia é curto para fazermos tudo o que precisamos. E, ao final de um dia de trabalho, nos sentimos frustrados por não cumprirmos todas as nossas tarefas.

Mas só vamos conseguir este equilíbrio quando aprendermos a gerir o nosso tempo. Isso pode parecer difícil, mas não é impossível. Uma boa gestão do tempo e da produtividade é necessária para todos que possuem uma grande carga de trabalho e que precisam resolver problemas com inteligência.

O que é produtividade?

Mas afinal, você sabe o que é produtividade? Produtividade é a capacidade de fazer mais utilizando cada vez menos recursos e em menos tempo. Sendo vista por muitos como o ato de minimizar de forma científica o uso de recursos materiais, mão de obra, máquinas e equipamentos.

Mas, como aumentar minha produtividade? Existem algumas ações que podem aumentar a produtividade, a primeira delas é identificar os problemas, achar onde está o desperdício, seja de tempo, matéria-prima ou qualidade e aplicar os ajustes, as correções que são necessárias.

Criar um bom ambiente corporativo, limpo e organizado, que ofereça condições para que o trabalho possa ser realizado, melhorar os canais de comunicações, seja comunicação interna ou externa e investir em conhecimento, quanto mais você conhecer os detalhes do seu negócio de forma aprofundada, mais chance de sucesso terá e, consequentemente, maior produtividade no trabalho.

Aumentar o seu índice de produtividade sem precisar dispor de horas extras de trabalho trará uma nova perspectiva para a sua vida. Afinal, gerir as tarefas de maneira eficaz faz com que você conquiste qualidade de vida, podendo conciliar melhor a rotina de trabalho com o tempo em família.

Saber gerenciar o tempo também é a primeira qualidade de um líder. Se você lidera uma equipe, tem a sua própria empresa ou trabalha com vendas diretas, por exemplo, sabe que as pessoas lideradas por você necessitam do seu tempo. Elas vão fazer perguntas, vão pedir reuniões, vão atrás de orientações. Portanto é fundamental ser capaz de gerenciar esse tempo e saber dividi-lo com o seu time da forma correta.

As pessoas que exercem funções de liderança encaram uma jornada de trabalho que já é por si só bastante exaustiva, repleta de demandas de todos os lados. Portanto, se ela não for bem administrada, o profissional corre o sério risco de deixar o cargo engoli-lo.

Como aumentar minha produtividade

E você deve estar se perguntando: como melhorar minha produtividade? Realmente é difícil encontrar tempo para fazer tudo. A saída, no entanto, é aprender a gerenciar melhor seu tempo, ou seja, saber usar o tempo que tem disponível.  Com bastante disciplina, você será capaz de aumentar seu desempenho e produtividade. Gestão do tempo e produtividade caminham juntas! Confira:

1 - Identifique os ladrões de tempo

E-mail, mensagens instantâneas, redes sociais. Tudo isso pode estar roubando horas preciosas do seu dia. Para se livrar destes verdadeiros ladrões de tempo você precisa primeiro identificá-los. Observe a sua rotina e tente comparar quanto tempo você demora com essas atividades? Muitas vezes não percebemos o quanto elas atrapalham, pois as misturamos com a produção, perdendo completamente o foco naquilo que estávamos fazendo.

2 - Crie uma lista de tarefas diárias

A melhor maneira de combater os vilões da sua rotina é criar uma lista com as tarefas que precisam ser desempenhadas. Liste absolutamente tudo o que você precisará fazer no seu dia (inclusive o tempo para responder e-mails, usar as redes sociais etc). Afinal, produtividade, para quem quer tempo, depende de hierarquizar as tarefas e administrá-las de maneira estratégica.

3 - Otimize as suas decisões

Não perca tempo com decisões que podem ser transformadas em hábitos automáticos, assim você ganha tempo para fazer outras coisas. Um bom exemplo disso é o ex-presidente norte-americano Barack Obama, que sempre usava ternos azuis, pretos ou grafite.

Como todas as roupas podiam ser combinadas entre si, ele não perdia tempo tomando esta decisão. Você também pode usar esta estratégia para qualquer aspecto da sua vida.

4 - Faça uma coisa de cada vez

O maior segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade é não tocar na mesma tarefa duas vezes. Por isso, ao começar uma nova tarefa, mergulham nela de maneira profunda até terminar. Faça o certo da primeira vez e você não precisará fazer de novo.

5 - Aprenda a dizer não

Uma das habilidades mais importantes para quem deseja otimizar o seu tempo é aprender a dizer não. Comprometa-se com aquilo que tem certeza que poderá fazer e não tente abraçar o mundo. Ao realizar as suas tarefas diárias com foco e determinação, você ganha tempo para resolver as urgências que possam aparecer no caminho, aumentando a sua produtividade de maneira definitiva.

6 - Limpe e organize

Manter o seu local de trabalho organizado e limpo vai facilitar muito o cumprimento das suas tarefas. Saber onde está aquela pasta ou em que gaveta você arquivou o último relatório vai te poupar tempo e possibilitar uma melhor administração do tempo no trabalho.

Para facilitar ainda mais, planeje a organização para deixar tudo o que você precisa com frequência em áreas que estejam ao alcance das mãos.

No computador, exclua arquivos desnecessários, organize tudo em pastas bem identificadas e coloque aqueles itens que você não pode perder de jeito nenhum em uma nuvem ou HD externo. Esta é também uma das formas de como ser mais produtivo no trabalho!

7 - Renove seus apps

Se a sua vida está no seu smartphone ou tablet, invista em um bom aplicativo para organizar seus afazeres.

Existe uma infinidade de apps com esse propósito. Mas escolha um e concentre tudo lá.  Aqui estão alguns para facilitar sua vida:

Pomodo Timer: com esse app simples você pode cronometrar seus intervalos de produção e pausa. Disponível para IOS e Android.

Evernote: um dos mais conhecidos aplicativos para organização, o Evernote permite registrar seus compromissos e salvar arquivos e páginas da internet para consultar depois. Disponível para Android, IOS, Windows Phone, Blackberry e alguns navegadores web.

Remember the Milk: disponível para os sistemas operacionais IOS, Android, Blackberry e Windows Phone, é um dos apps mais competentes para organização de tarefas. É possível definir prioridades, assuntos e prazos - e ele ainda te notifica para você não esquecer nada.

8 - Calcule e priorize

Quanto tempo vou demorar para fazer essa tarefa? Quantas horas posso passar nessa reunião? Quanto tempo vou levar para chegar neste lugar? Essas são perguntas que você deve se fazer sempre. Calcular o tempo de trabalho e de compromissos e tentar respeitá-lo vai fazer toda a diferença para você estimar o que pode dar conta durante o dia e aproveitar seu tempo ao máximo. Isto é gestão de tempo e produtividade!

9 - Seja rigoroso

Ser rigoroso com os cálculos de tempo que você estimou vai te ajudar a ter mais tranquilidade para produzir com qualidade e dentro dos prazos, além de garantir um melhor jogo de cintura se surgir qualquer imprevisto.

10 - Descanso também tem hora

E é muito importante. Estender demais o horário de trabalho e com frequência pode acabar te deixando exausto e baixar sua produtividade. Por mais que você ainda se sinta cheio de gás, é importante respeitar seus intervalos para descansar, fazer alongamentos e se alimentar.

Lembre-se que cansaço não é só físico, mas psicológico. A consequência pode ser você se distrair e cometer alguns errinhos que não aconteceriam se estivesse mais descansado e atento.

Se você também é uma destas pessoas que correm atrás do tempo, achou útil este post? Compreendeu como obter mais produtividade com melhor gestão do tempo? Se tiver outra dica, passe pra gente!

E agora  fique com um vídeo em que abordo a importância de ficar sempre atento a seu projeto:

 

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” Registered Education Provaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.